Aún hoy, muchos equipos de ventas siguen utilizando Excel o Google Sheets para gestionar sus prospectos, hacer un seguimiento de las visitas y organizar su actividad. Aunque accesible y muy extendido, este uso muestra rápidamente sus limitaciones a la hora de estructurar el desarrollo de las ventas, analizar el rendimiento o colaborar eficazmente.
Excel no es un CRM. No ofrece un seguimiento fiable, una visión global de tu negocio ni la automatización de tareas repetitivas.
En este artículo, exploramos 11 razones concretas por las que Excel ya no es suficiente para gestionar un equipo de ventas, y por qué ha llegado el momento de cambiar a un CRM adaptado a los vendedores de campo.
Excel es una de las herramientas más utilizadas por los comerciales. Es sencillo, accesible y familiar para todos. Te permite realizar tareas con rapidez, crear tus propias plantillas y compartir archivos fácilmente con tus compañeros o tu jefe.
En un entorno en el que el tiempo suele escasear y las herramientas internas son a veces difíciles de dominar, Excel tiene la ventaja de ser intuitivo y flexible. A primera vista, cumple todos los requisitos cuando se trata de controlar la actividad comercial.
Pero esta aparente eficacia alcanza rápidamente sus límites:
Y la evidencia es abrumadora: el 88% de los archivos de Excel contienen al menos un error. A medida que tu empresa se estructura, que tus equipos crecen, que necesitas analizar y no solo registrar, Excel se convierte más en un obstáculo que en una ventaja.
Excel ha sido durante mucho tiempo la herramienta por defecto para hacer un seguimiento de las perspectivas, registrar cifras clave o crear tablas de seguimiento. Como acabamos de ver, es flexible, accesible y te permite hacer un montón de cosas... siempre que no pases de cierto nivel de complejidad.
Pero en cuanto la actividad comercial se intensifica, cuando varios comerciales trabajan juntos o cuando se intenta estructurar un seguimiento real del cliente, Excel alcanza rápidamente sus límites.
Un CRM (Customer Relationship Management) no es sólo una hoja de cálculo mejorada. Es una solución diseñada para gestionar las relaciones comerciales en su conjunto, de forma estructurada, colaborativa y escalable. Mientras que Excel trabaja en silos, un CRM centraliza todos los datos de los clientes, registra los intercambios, automatiza ciertas tareas y permite una gestión más precisa de la empresa.
Si sigue utilizando Excel para gestionar sus ventas, se está privando de funcionalidades esenciales: seguimiento en tiempo real, recordatorios automáticos, informes dinámicos, coordinación fluida entre equipos, seguridad de los datos, visión de 360° del cliente, etc. El riesgo es doble: pérdida de eficacia sobre el terreno y pérdida de información estratégica para la gestión.
Excel es una herramienta de cálculo. Un CRM es una herramienta de gestión de ventas. Confundir las dos cosas expone a su fuerza de ventas a numerosos cuellos de botella operativos, a menudo invisibles, hasta que le cuestan una oportunidad o un cliente.
¿Pierde constantemente datos importantes de sus clientes en su hoja de cálculo?
Excel o Google Sheet son herramientas perfectamente utilizables cuando no tienes más que unas pocas personas trabajando en un archivo común y menos de 100 puntos de venta o contactos a los que seguir la pista. A partir de este límite, las cosas se complican.
A medida que su empresa crezca, le resultará imposible guardar todos sus datos en una hoja de cálculo debido a su diversidad, cantidad y fuente de entrada. Como resultado, olvidará o, peor aún, omitirá constantemente detalles importantes sobre un cliente potencial o potencial que podrían ralentizar o incluso obstaculizar su distribución.
¿Te suena?
¿No sabe quién convierte a los clientes potenciales en clientes?
¿Qué acciones producirán los mejores resultados de ventas? ¿Cómo se realiza el seguimiento? ¿Con qué frecuencia se visita una tienda? ¿Cuántos clientes potenciales han aceptado la innovación que está promocionando para el verano? ¿Cuántas veces llamó el comercial después de su primera visita? ¿Con qué rapidez impulsaron su oferta? etc...
En resumen, ¿qué acciones generan más resultados?
Lamentablemente, con una hoja de cálculo no se pueden seguir y comparar múltiples puntos de datos y, por tanto, no se puede crear un modelo de ventas que funcione.
Al no haber forma de salvaguardar estos acontecimientos, cada vendedor venderá de la forma que mejor le convenga. Esto puede ser beneficioso o catastrófico, según el perfil.
Una buena metodología y un buen seguimiento de las acciones emprendidas permitirán a sus comerciales rendir de forma mucho más fiable a lo largo del tiempo, y le permitirán gestionar mejor sus objetivos de distribución y crecimiento.
¿La introducción de datos en su hoja de cálculo consume demasiado tiempo de su personal de ventas?
¿Has medido alguna vez cuánto tiempo dedican realmente tú o tu personal de ventas a introducir datos en lugar de a vender? Para averiguarlo, consiga una herramienta que mida el tiempo dedicado a cada solicitud, o utilice su teléfono para cronometrarlo. Hágalo durante una semana y pida a sus equipos que hagan lo mismo con sinceridad.
¿Cuántas horas dedicó cada miembro de tu equipo a Excel? ¿Cinco horas? ¿Diez horas? Uy, más de un día...
En Francia, el 67% del tiempo de un vendedor está dedicado a actividades no comerciales. En otras palabras, sus vendedores empiezan a vender el jueves a la hora de comer...
Aunque el tiempo dedicado a crear, mantener y actualizar su hoja de cálculo de ventas es teóricamente tiempo dedicado a vender, no le hará vender más.
¿Necesita compartir documentos manualmente con su equipo de ventas?
Hay pocas cosas más frustrantes que tener que buscar entre todos los archivos del ordenador, carpetas compartidas y correos electrónicos enviados para conseguir un archivo o la última versión de una hoja de cálculo.
Si oyes esto varias veces a la semana, es señal inequívoca de que ha llegado el momento de cambiar.
¿No dispone de un método eficaz para asignar tareas a su personal de ventas?
No tiene forma de asignar tareas y acciones a cada cuenta, o le lleva demasiado tiempo.
Volvemos a un punto anterior: para saber qué acción emprender, hay que ser capaz de analizar la información previa. ¿No tienes una hoja de Excel con todas las tareas y conversaciones que has mantenido con tu cliente potencial? Va a ser un quebradero de cabeza...
Además, las tareas suelen asignarse en una reunión el lunes por la mañana, con un recordatorio por correo electrónico en el mejor de los casos, o verbalmente las más de las veces. Hay muchas más posibilidades de que alguna de las tareas se olvide, y así es como se pierde una tienda o un restaurante importante.
¿No tiene una idea clara de los logros individuales de sus vendedores?
En una hoja de cálculo, no tienes acceso a este tipo de datos. Esto significa que no puedes entrenar a tu equipo de ventas con eficacia.
¿Su personal de ventas es incapaz de colaborar eficazmente para cerrar una venta?
Cuando los comerciales trabajan con un cliente potencial y le ayudan a avanzar, los negocios fluyen con más facilidad. Sin embargo, tu hoja de cálculo no les da suficiente información para hacerlo con eficacia.
En lugar de eso, los comerciales se pisan unos a otros, piden la misma información varias veces, envían documentos equivocados y, en general, molestan a sus clientes potenciales. Esto deja a su empresa desorganizada y desconectada de su público, lo que no suele ser la imagen de marca que quiere proyectar.
¿Su ciclo de ventas es cada vez más largo?
En lugar de optimizar sus actividades de ventas para acortar el ciclo, parece que usted y su equipo están cada vez más desorientados.
A medida que incorporas nuevos clientes potenciales y clientes, puede parecer que te ahogas en un mar de información y tareas, y tu memoria te falla cuando necesitas recordar información importante, tareas, llamadas, etc.
¿Quiere comparar datos e indicadores clave de rendimiento de un año a otro, pero no puede?
Si desea comparar datos de un año a otro (o incluso comparar trimestres dentro del mismo año), puede resultar muy difícil hacerlo con una hoja de cálculo. Aunque puedes obtener una buena visión general de los totales en el panel de ventas de tu plantilla de hoja de cálculo de CRM, no hay forma de comparar datos de diferentes intervalos de fechas.
Al menos una vez, ¿ha perdido usted o algún miembro de su equipo un documento importante antes de una reunión o cita?
Y no necesito decírtelo, es la peor sensación del mundo.
O has tenido que rehacer el documento desde cero a toda prisa, o has tenido que ir a la reunión sin él. Ya sea una presentación, un contrato o cualquier otro documento importante, no puedes guardarlo en tu hoja de cálculo junto con los datos de contacto.
Con un CRM, sin embargo, puede almacenar sus documentos directamente con sus datos de contacto, eliminando la necesidad de recrear apresuradamente un documento en el último minuto.
Con la funcionalidad Calendario de CRM, recibirá alertas cuando las reuniones estén a punto de comenzar y tendrá toda la información sobre un contacto o punto de venta al alcance de la mano antes de que empiecen.
¿Tu hoja de cálculo no es segura y se puede copiar y compartir fácilmente?
Aunque existen algunos ajustes de seguridad en las Hojas de cálculo de Google, todo lo que se almacena en la nube puede ser enviado y visto fácilmente por otras personas. E incluso si no guardas tu hoja de cálculo en la nube, sigue siendo fácil copiarla y compartirla.
Peor aún, si tu hoja de cálculo se guarda sin conexión en un ordenador, puede perderse fácilmente si ese ordenador se estropea.
Si le preocupa la seguridad, probablemente ha llegado el momento de cambiar a un CRM.
Acabamos de enumerar 11 razones por las que debería prescindir de Excel, pero podríamos enumerar otras tantas por las que debería adoptar una solución CRM. Así que no espere más y dé el paso.
Excel puede ser útil, pero no se diseñó para estructurar procesos empresariales. A medida que tu empresa crece, tus puntos de venta se multiplican y tus equipos se amplían, sus limitaciones se hacen patentes: gestión manual, errores frecuentes, colaboración difícil, falta de una visión consolidada...
Un CRM (junto con un software SFA) está diseñado precisamente para eso. Es una verdadera herramienta comercial, diseñada para ayudar a los vendedores en sus tareas cotidianas. Centraliza los datos de los clientes, automatiza las tareas repetitivas, facilita el trabajo de los comerciales sobre el terreno y ofrece una visión global del rendimiento de las ventas.
Además de gestionar datos, un CRM moderno también incluye funciones prácticas para ayudar al personal de ventas sobre el terreno.
Donde Excel se limita a registrar información, un CRM permite tomar pedidos, adjuntar documentos, hacer fotos en el punto de venta, organizar las rondas geográficamente e incluso automatizar recordatorios. Estas funciones son esenciales -y deben tenerse en cuenta a la hora de elaborar su pliego de condiciones - en un entorno de venta móvil, donde cada interacción cuenta y donde las herramientas deben ser sencillas, rápidas y operativas.
He aquí una sencilla comparación que le ayudará a comprender las diferencias fundamentales entre estos dos enfoques:
Excel ha sido durante mucho tiempo un aliado práctico para gestionar contactos, organizar rondas o seguir las ventas. Pero en cuanto tu empresa se expande, sus limitaciones se convierten en un obstáculo: errores de introducción, colaboración difícil, falta de visibilidad, datos dispersos, etc.
Un CRM adaptado al personal de ventas sobre el terreno le ayudará a estructurar su negocio, a que sus datos sean más fiables y a mejorar el rendimiento de su equipo. Centraliza la información, facilita los intercambios entre la oficina central y el equipo sobre el terreno y le ofrece cuadros de mando precisos para que pueda tomar mejores decisiones con mayor rapidez.
Si todavía utiliza Excel para gestionar sus ventas, probablemente ha llegado el momento de cambiar a una solución diseñada para sus retos diarios.
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