Cómo optimizar la productividad de su fuerza de ventas | Sidely

Gestión del tiempo: cómo mejorar el rendimiento de las ventas

Arturo de Achon
22 de junio de 2020 - 5 minutos de lectura
Actualizado el 29 de enero de 2024

¿Por qué sus comerciales sólo dedican un tercio de su tiempo a vender? Esta pregunta puede parecer un señuelo para su lectura, pero es la realidad, y no siempre agradable. Y con razón: el reparto del tiempo de trabajo de los vendedores es un tema de tensión en muchas empresas.

Obviamente, no le sorprenderá que sus comerciales no dediquen el 100% de su tiempo a las ventas. Sin embargo, es muy probable que el tiempo real que sus comerciales dedican al desarrollo de negocio sea mucho menor de lo que imagina.

Entonces, ¿cuál sería su reacción si le dijera que su personal de ventas dedica en realidad casi 2/3 de sus días a actividades que no están relacionadas con las ventas y que, por tanto, no generan ingresos?

C‍¿Cómo se reparte el trabajo de un vendedor?

En teoría, la actividad de un vendedor puede dividirse en cuatro fases principales:

  1. Búsqueda de oportunidades, es decir, identificación de oportunidades comerciales mediante la prospección (búsqueda de nuevos clientes potenciales) o la identificación de las necesidades de los clientes existentes (ventas cruzadas o ascendentes);
  2. Calificar las necesidades, es decir, comprender qué busca el cliente, cuáles son sus expectativas, sus problemas y sus objetivos. El objetivo es que su oferta o sus productos se adapten a las necesidades del cliente;
  3. Preparar la oferta, es decir, crear una propuesta comercial, determinar precios, condiciones y plazos de entrega ;
  4. Cerrar la venta. Es el momento en que el cliente toma la decisión de comprar.

división del tiempo de un vendedor

Los retos de optimizar el rendimiento de las ventas

Días contaminados por tareas de bajo valor añadido

Ya se trate de buscar información, concertar citas o realizar tareas administrativas (actas de reuniones, informes de gastos, actualización de sistemas de información, etc.), la jornada de un vendedor está contaminada por multitud de tareas que repercuten en su productividad y, a largo plazo, en su motivación.

En la mayoría de las empresas, los vendedores no tienen acceso a herramientas que les permitan organizar mejor su jornada y maximizar su tiempo de venta sobre el terreno. Esto es preocupante, dado que una buena gestión del tiempo es prerrogativa de los buenos vendedores. Por tanto, es crucial que la empresa ayude a los vendedores a reducir las tareas que suponen un lastre para su productividad.

El acceso a la información, el quid de la cuestión...

El control y la difusión de la información son problemas importantes para las empresas. La falta de visibilidad sobre una perspectiva o un cliente (historial de intercambios, contratos anteriores, historial de pedidos, etc.) supone para los comerciales una carga de trabajo adicional que les aleja de la venta. Los comerciales necesitan acceder fácilmente a toda la información que necesitan para priorizar sus acciones comerciales y maximizar su potencial de ventas.

La continuidad de la información también debe ser una prioridad, ya que el éxito de muchas oportunidades dependerá de un buen dominio de los datos de la empresa. Es inconcebible que usted o sus empleados puedan perder un trato porque un empleado está enfermo, o que otro haya dejado la empresa sin haber compartido la historia de sus intercambios con un cliente/prospecto.

CRM, un catalizador de la tensión

El CRM, una herramienta que suele cristalizar la mayoría de las tensiones entre las ventas y la gestión, suele ser señalado por el personal de ventas como una de las principales causas de su pérdida de productividad.

Nunca está al día, es demasiado largo de rellenar, demasiado complejo de usar... Hay muchas razones por las que un CRM es descuidado por las fuerzas de ventas.

Pensado inicialmente como una herramienta de productividad (ver Por qué invertir en un CRM), un CRM mal utilizado puede llegar a ser incluso contraproducente. La frustración que genera el uso de una solución inadecuada hace que, en la mayoría de las ocasiones, los comerciales perciban el CRM como un castigo y un medio de seguimiento de su actividad, en lugar de como un aliado en su trabajo diario.

No todos los sistemas experimentan el mismo nivel de resentimiento por parte de la fuerza de ventas, siendo las herramientas más populares las que permiten un seguimiento claro de los ciclos de ventas, las oportunidades actuales y la capacidad de vincular los documentos con ellas.

La movilidad de su fuerza de ventas en el día a día

Como hemos visto anteriormente, la "simple" implantación de un CRM (un eufemismo de lo penoso que puede ser implantar un gran número de sistemas) no es una respuesta sistemática a sus problemas.

Como la mayoría de los sistemas han sido pensados y diseñados para un uso sedentario, sus usuarios móviles no podrán beneficiarse de estas herramientas, que por tanto serán percibidas como un castigo. ¿Cuántas veces se han encontrado sus comerciales antes de una reunión, en su coche, en el aparcamiento, con el ordenador en el regazo, compartiendo conexión con su teléfono, buscando desesperadamente una red para acceder a la base de datos de la empresa? ¿Cuánto tiempo han pasado reintroduciendo los informes de sus citas en sus sistemas de información por la noche en casa o en el hotel? ¿Y los días perdidos buscando recibos de caja perdidos y procesando informes de gastos?

Dada la inversión y el tiempo que requiere la creación de un CRM, no puede permitirse que su personal de ventas descuide la solución que implanta. Así que tienes que hacer balance y conocer tus necesidades.

6 acciones concretas para mejorar el rendimiento de las ventas

1. Hacer balance

‍Enprimer lugar, es necesario realizar una auditoría para saber exactamente qué tareas distraen a tus comerciales de la venta. Para realizar este diagnóstico, trabaja con tus equipos: recopila y enumera sus comentarios, clasificándolos de más a menos recurrentes.

2. Replantearse los procesos

Los procesos de gestión de tareas administrativas rara vez siguen el ritmo de crecimiento de una empresa, y algunos de ellos pueden representar un cuello de botella para su crecimiento. ¿Pasa su personal de ventas medio día a la semana procesando sus reclamaciones de gastos? Tal vez haya llegado el momento de replantearse la forma en que se procesan.

3. Adoptar las herramientas adecuadas

‍Latecnología y lo digital son sus mejores aliados. A pesar de la digitalización del mundo profesional, la profesión de vendedor sobre el terreno sigue siendo muy artesanal. Estás seguro de que estás poniendo a tus equipos en la mejor posición posible dándoles acceso a herramientas que les ayuden a aumentar su productividad diaria?

Para ayudarle a decidir qué herramienta CRM es la más adecuada para su organización de ventas, es importante que se plantee una serie de preguntas clave.

4. "Menos es mejor

Elimine o automatice las tareas redundantes que consumen mucho tiempo y aportan poco valor añadido. Es muy probable que muchas de estas tareas puedan automatizarse, si no eliminarse, para liberar un tiempo precioso para su personal.

optimice sus ventas en supermercados

5. Forme a su personal de ventas

‍Laformación de su personal también es crucial para obtener lo mejor de sus vendedores. Tanto si se trata de gestionar su tiempo como de utilizar las herramientas de la empresa, tus empleados necesitan dominar los recursos de la empresa que tienen a su alcance o corren el riesgo de que su compromiso decaiga.

6. Confíe en sus empleados

La interferencia de la dirección y la "microgestión" no sólo pueden tener consecuencias perjudiciales para la productividad de sus empleados, sino que también pueden provocar una pérdida de confianza y desmotivación, lo que tendrá un gran impacto en su rendimiento.

Soluciones de negocio, la clave para la productividad de sus equipos

Para optimizar la organización de las ventas de su empresa y permitir que su personal de ventas maximice su tiempo de venta, existen soluciones adaptadas a su vida cotidiana y a la realidad de su negocio.

Cuando están en movimiento, sus equipos no tienen tiempo de introducir información superflua y buscan, sobre todo, un asistente sencillo y eficaz que les permita seguir su canal de ventas sin esfuerzo. Necesitanun CRM que esté disponible sobre la marcha.

La colaboración también es un factor clave para el éxito de sus comerciales: chat, base de datos colaborativa, noticias compartidas, gestión de documentos... la solución para sus comerciales debe darlesacceso a la información en todas partes, todo el tiempo, con o sin red.

Si los editores de software han ignorado este campo durante demasiado tiempo, poco a poco van apareciendo soluciones para vendedores móviles con la ambición de ayudar a los vendedores a recuperar el placer y el interés por el uso del CRM.

Sidely es un paquete de software de fuerza de ventas "mobile first " (diseñado pensando en el usuario móvil) que ayuda a los vendedores sobre el terreno, ya estén realizando prospecciones, visitas a clientes o en ferias, para que por fin puedan recuperar el control de su día a día.

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