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91 % des entreprises de plus de 11 salariés utilisent aujourd’hui un système CRM, selon Breakcold. Pourtant, moins de 40 % des utilisateurs finaux atteignent un taux d’adoption supérieur à 90 %, selon Nomalys. Ces chiffres soulignent le paradoxe classique : posséder un CRM n’implique pas que les commerciaux l’utilisent quotidiennement. Ce n’est pas par ce qu’il est largement adopté en surface, qu’il est réellement utilisé par les commerciaux.
Si vos commerciaux ne remplissent pas le CRM, ce n’est pas un problème d’outil, mais de système : organisation, technique et management.
Les directeurs commerciaux voient moins les inconvénients de tels outils que les utilisateurs sur le terrain, principalement parce qu'ils participent souvent au processus de sélection depuis le début. À l'inverse, les équipes commerciales sont rarement impliquées dès les premières étapes, ce qui constitue souvent la première erreur lors de l'implémentation d'un CRM, créant ainsi des barrières qui bloquent l’adoption CRM.
Une proportion non négligeable de difficultés d’adoption provient de facteurs humains, mais pas que. Explorons ensemble les facteurs, causes et raisons qui freinent l'adoption du CRM par vos commerciaux et comment les surmonter efficacement.
L’un des problèmes majeurs pour faire adhérer ses équipes à l'utilisation d'un CRM, c'est de le faire accepter à l'équipe ! Selon Nomalys, 22 % des problèmes d’implémentation CRM sont directement liés à l’adoption utilisateur, mettant en évidence que les causes ne sont souvent pas techniques mais humaines et comportementales.
“C’est un CRM décidé par la direction, pour la direction”. Voilà ce que certains collaborateurs peuvent penser quand vous allez leur présenter le nouveau CRM choisi.
Ne pas impliquer votre équipe commerciale dans le processus d'adoption de votre futur CRM est un obstacle majeur. Et pour cause : même avec le meilleur outil d'analyse, sans données fiables, votre CRM commercial ne servira à rien. Et pour que votre CRM soit utilisé, vos commerciaux, premiers utilisateurs et points d’entrée de la donnée, doivent être partie prenante.
Avoir des équipes non impliquées dans le choix de leur future solution CRM amène à un rejet passif, qu’il soit conscientiser ou non. Cette exclusion peut entraîner frustration et conflits au sein de votre équipe commerciale.
Adopter un CRM doit être une coopération, pas une confrontation entre management et forces de vente : résoudre les problématiques des commerciaux, c’est avant tout résoudre celles du management. Informez vos commerciaux de votre intention de changer d’outil CRM, et sollicitez leurs avis sur les manques de l'outil actuel. Un CRM doit jouer collectif pour être efficace.
La concertation est donc cruciale pour faire adhérer vos équipes à votre nouveau crm commercial. Ils doivent en percevoir la valeur ajoutée. Assurez-vous qu'ils partagent votre vision, car sans transparence, l'adhésion ne sera pas garantie.
Es gibt viele Gründe, warum Vertriebsmitarbeiter nicht bereit sind, ihre etablierten Arbeitsmethoden zu ändern.
Tout d’abord, le confort. Vos commerciaux ont développé des routines et des techniques de travail qu'ils trouvent efficaces et familières. Changer ces habitudes peut être perçu comme une perturbation de leur zone de confort et donc, les déstabiliser, suscitant des questions telles que "Pourquoi devrais-je changer mes habitudes ?".
Ce qui nous amène à la seconde raison : l’incertitude et la peur de l’échec. L'introduction d'un nouveau système, comme un nouveau CRM commercial, peut susciter des craintes quant à leur capacité à l'utiliser efficacement, ce qui pourrait nuire à leur performance et à leurs résultats.
Aus diesem Grund werden Sie bestimmte veränderungsresistente Profile erleben. Generell können Menschen von Natur aus veränderungsresistent sein, insbesondere wenn sie die Vorteile des neuen Systems nicht verstehen oder nicht sofort erkennen.
Am widerstandsfähigsten gegenüber der Einführung einer neuen Geschäftssoftware sind diejenigen, die das Lernen als Zeitverschwendung empfinden. Das Erlernen und Einarbeiten in ein neues CRM kann als anfängliche Zeitverschwendung angesehen werden, die die Vertriebsmitarbeiter von ihren eigentlichen Aufgaben wie Verkauf und Aufbau von Kundenbeziehungen ablenkt.
Votre CRM doit être la continuité de votre culture commerciale. Il doit mettre en pratique tout ce que vous communiquez, ce que vous objectivez, ce que vous partagez oralement à vos équipes :
Si le CRM est uniquement calqué sur une vision théorique, offrant un décalage important entre le terrain et le paramétrage du CRM manager, vous allez créer une friction opérationnelle et de facto, rebuter vos équipes à l’utiliser.
Le CRM est perçu comme outil de contrôle par certains commerciaux. Ici, on pointe le doigt d’un management toxique qui quitte peu à peu les entreprises, mais reste gravés dans les esprits de certains : la culture de la sanction.
La culture de la sanction désigne un mode de management dans lequel les erreurs, les écarts ou les contre-performances sont principalement traités par le blâme, la pression ou la punition, plutôt que par l’analyse, l’accompagnement et l’amélioration continue. Dans ce contexte, le CRM a une image d’outil de flicage aux yeux des commerciaux.
Pourquoi ?
Les commerciaux sont souvent perçus comme des individus autonomes, appréciant leur liberté et jugés sur leurs résultats. Lorsqu'un outil est introduit, sans explication sur l’usage qui en fait, certains peuvent se dire que les données servent surtout à identifier qui n’a pas rempli ses champs, les tournées servent à savoir qui s’est rendu où, et que les erreurs sont pénalisées au lieu d’être analysées.
Ils vont donc avoir peur de se tromper, peur d’être jugés et vont donc faire de la rétention d’information et contourner l’outil au maximum : “moins ils en savent, moins ils pourront me juger dessus”.
Ainsi, le CRM perd son utilité.
Vos commerciaux ont des missions précises à accomplir. La bonne exécution de ces actions conditionne l’atteinte de leurs objectifs… et in fine, leur rémunération variable.
Si vous les équipez d’un outil qui ralentit leur activité ou complique leurs tâches prioritaires, pensez-vous réellement qu’ils continueront à l’utiliser ?
Un commercial arbitre en permanence entre ce qui génère du chiffre d’affaires et ce qui relève de l’administratif. Si le CRM est perçu comme du “temps non productif”, il passera naturellement au second plan.
Prenons un exemple concret. Lors d’un rendez-vous client, le commercial saisit une commande dans le CRM. Une fois les informations renseignées, il valide oralement avec son client et l’informe qu’il recevra un email pour signer le bon de commande. Une fois ce dernier signé, le commercial devra à nouveau transmettre le bon de commande par email à l’ADV et à la logistique afin de procéder à la livraison des produits commandés, à la bonne date. Il devra ensuite vérifier, dans les deux semaines suivantes, que tout est bien en cours pour son client.
Sauf que votre commercial est itinérant. Tout ce temps administratif, il doit donc le prendre entre deux rendez-vous, dans sa voiture, dans les transports ou chez lui, en fin de journée.
Et voici généralement comment le scénario se déroule en réalité.
Après le rendez-vous, le client - travaillant dans la restauration - consultera ses emails quelques jours plus tard. Il pourra hésiter, et ne pas signer immédiatement, voire ne jamais signer. S’il signe, cela prendra déjà plusieurs jours.
De son côté, votre commercial gérera ses tâches administratives en fin de semaine. Il transmettra alors les documents à l’ADV et à la logistique, avec un décalage par rapport à la date du rendez-vous. Il ajoutera un rappel dans son agenda afin de vérifier le suivi. Mais pris dans ses déplacements et ses rendez-vous successifs, ce rappel peut facilement passer inaperçu. Et quelques semaines plus tard, lorsque son client l’appellera pour savoir où en est sa commande, il pourra se retrouver pris au dépourvu.
Face à cette lourdeur, une solution plus simple émerge naturellement : remplir le bon de commande à la main en rendez-vous, le faire signer immédiatement, le scanner et l’envoyer directement aux interlocuteurs internes. Le tout, sans passer par le CRM.
Le point clé ici est la perception de perte (ou de gain) de temps face à l’utilisation du logiciel CRM. Si le commercial pense que le CRM prend du temps non productif, il l’abandonnera, ou du moins, l’utilisera pour le strict minimum ou pour les fonctionnalités qui l’aident vraiment. C’est souvent le signe que l’outil n’est pas suffisamment adapté aux réalités métier. En choisissant un CRM spécialisé dans votre secteur, vous choisissez un CRM qui s’adapte à vos besoins, et donc, à ceux de vos commerciaux.
Un outil pas conçu pour la mobilité
J’aime bien prendre cette analogie en exemple car je la trouve parlante : vous n’iriez jamais faire vos courses avec la liste de vos achats sur un ordinateur, n’est-ce pas ? Alors pourquoi un commercial qui se déplace devrait l’utiliser comme support de travail principal ? Surtout, quand les tablettes et smartphones sont démocratisés dans la sphère personnelle !
Un CRM uniquement utilisable sur ordinateur impose au commercial de devoir porter sur un bras son ordinateur en remplissant ses relevés, de ne pas pouvoir prendre de photo, d’attendre la fin de journée pour saisir ses informations, de ne pas pouvoir travailler avec sans connexion internet, donc de devoir chargé ses pages avant d’entrer en point de vente (si ce dernier est en zone blanche), de ne pas pouvoir utiliser les fonctions “pratiques” des tablettes et smartphones comme les écrans tactiles (remplir, signer, cocher…) ou la biométrie pour des connexions plus rapides.
C’est pourquoi je pense que les CRM mobiles sont un des principaux levier d’adoption du logiciel commerciale. Chaque minute passé à naviguer sur un CRM mal optimisé est une minute de moins à consacrer à la relation client.
Un autre frein majeur à l’adoption CRM provient du manque d’intégration avec les outils déjà utilisés par l’entreprise. Celui est assez connu pour être aujourd’hui encore peu envisagé. Les industriels et entreprises ont compris qu’un CRM fonctionnant en silo, n’apporte rien de bon à l’organisation commerciale ou même globale.
Voici un rapide rappel des trois points qui nous paraissent les plus importants :
Si vos commerciaux ne comprennent pas l’outil, ils ne l’utiliseront pas.
Votre équipe commerciale peut ne pas comprendre l’outil pour deux raisons principales :
Globalement, dans les deux cas, un sentiment humain revient face à cette complexité technique : la peur de paraitre incompétent. Un commercial expérimenté peut exceller dans la négociation, la relation client et la performance terrain… mais se retrouver en difficulté face à un outil qu’il ne maîtrise pas.
Et dans beaucoup d’organisations, reconnaître qu’on ne comprend pas un logiciel n’est pas neutre. Cela peut être perçu comme un manque de compétence digitale, un retard technologique, ou encore une faiblesse professionnelle. Plutôt que d’avouer une difficulté, certains préfèrent contourner l’outil. Ce comportement n’est pas de la mauvaise volonté : c’est un mécanisme de protection.
Plus le CRM est complexe, plus il expose les utilisateurs à un risque social : celui d’être jugés. Et plus ce risque est fort, plus la résistance au changement CRM augmente.
Evitez à tout pris l’effet “cordonniers mal chaussés”. Vous ne pouvez pas demander à vos commerciaux de remplir et d’utiliser le CRM si vous ne le faites pas vous-même ou que vous n’utilisez pas leur travail pour réaliser vos analyses et manager la force de vente terrain. Si les décisions se prennent ailleurs, dans des fichiers Excel ou des échanges informels, alors quel est le but pour eux pour “s’embêter” à le faire ?
Pour qu’un outil soit adopté par les équipes, le collectif doit être porté par l’exemple. L’exemple, c’est vous. 70 % des projets de digitalisation échouent à cause d’un manque de leadership ou de conduite du changement clairement engagée, et le CRM est l’un des projets les plus sensibles à ces dynamiques culturelles. Le message envoyé est contre-productif et impacte les utilisateurs CRM : plus de 60 % déclarent que l’absence de modèle de référence dans leur entreprise limite leur adoption de l’outil.
L’une des raisons pour lesquelles les commerciaux n’utilisent pas le CRM tient parfois à un problème plus profond : des priorités mal alignées.
Vous exigez davantage de reporting… tout en demandant une présence accrue sur le terrain.Vous êtes en pleine période stratégique pour votre marque… mais vous demandez simultanément à vos équipes d’intensifier la prospection.Vous ouvrez de nouveaux points de vente… sans ajuster les priorités régionales ni clarifier les missions de suivi.
Ces objectifs contradictoires créent une tension opérationnelle permanente.
Pour vos commerciaux, le signal est flou : faut-il vendre ou prospecter ? Quel relevé doit-il être rempli ? Dois-je faire les actions qui me paraissent stratégiques ou réaliser celles imposées par ma hiérarchie ?
Face à cette surcharge d’injonctions, ils arbitrent naturellement en faveur de ce qui impacte directement leur performance individuelle. Le CRM devient alors secondaire, et peut donc être mal utilisé ou pas comme prévu.
Un outil ne peut pas être pleinement adopté si les priorités stratégiques qu’il doit servir ne sont pas claires, hiérarchisées et cohérentes. C’est à vous, en tant que manager, de s’en assurer. Si les demandes viennent de plus haut, c’est aussi à vous de recentrer la conversation sur les priorités et contraintes du terrain.
Die Unterstützung von Vertriebsmitarbeitern bei der Nutzung eines CRM ist entscheidend, um dessen Akzeptanz und Wirksamkeit zu gewährleisten. Ohne angemessene Unterstützung und kontinuierliche Schulungen können sie sich vernachlässigt fühlen und frustriert sein, was zu einer unsachgemäßen Nutzung des Tools führen kann.
Mangelnde Unterstützung kann sich darin äußern, dass Fragen nicht schnell beantwortet werden, dass es an Lernressourcen mangelt oder dass nach der Erstausbildung keine Folgemaßnahmen ergriffen werden.
Um diesem Problem entgegenzuwirken, ist es wichtig, einen internen Referenten einzurichten, bei dem es sich um den CRM-Manager oder den Vertriebsleiter handeln kann, der Fragen beantwortet. Außerdem sollten Sie bei der Auswahl Ihres CRM darauf achten, dass Ihr Abonnement ein spezielles Supportteam sowie klare Kommunikationskanäle (wie einen Chat oder eine spezielle E-Mail-Adresse) und leicht zugängliche Online-Ressourcen (Leitfäden, FAQs, Webinare) umfasst.
Unzureichende Schulungen können zu Fehlern führen und bei Ihrem Verkaufsteam ein Gefühl der Hilflosigkeit und Frustration hervorrufen.
Häufig ist die anfängliche Schulung zu kurz oder zu allgemein gehalten und deckt die spezifischen Bedürfnisse der Nutzer nicht ausreichend ab. Außerdem können die Trainingseinheiten ohne regelmäßige Praxis schnell wieder vergessen werden.
Um die Ausbildung zu verbessern, ist es entscheidend, kontinuierliche, auf die verschiedenen Kompetenzniveaus zugeschnittene Trainingseinheiten anzubieten und Möglichkeiten zur praktischen Anwendung zu schaffen.
Bei Sidely empfehlen wir dem operativen Team, die CRM-Software während der kostenlosen Probezeit zu testen. Wenn sie alle Funktionen erkundet haben, organisieren wir eine "Kickoff"-Schulung, bei der unser Team alle Fragen beantwortet. Dadurch werden die Schulungen konkreter und spezifischer, da die Vertriebsmitarbeiter genau sehen, worum es geht: Es ist für sie weder theoretisch noch vage.
Néanmoins, tout n’est pas à remettre sur le dos de la formation : parfois, la configuration du CRM joue aussi un rôle sur son adoption.
Um ein kollektives Problem zu lösen, braucht man eine kollektive Antwort, und um die schmerzhafte Wirkung zu vermeiden, muss man sich schnell ändern. Planen Sie daher Zeit für die Einführung eines Veränderungsmanagements ein.
Diese Phase muss einfach zu verstehen und umzusetzen sein. Je weniger Fragen die Migration aufwirft, desto schneller und akzeptierter wird sie von möglichst vielen Menschen durchgeführt.
Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie das Verständnis und die Akzeptanz des CRM bei Ihren Vertriebsmitarbeitern verbessern und so eine reibungslosere und effizientere Einführung des Tools erleichtern.
Um diese Hindernisse zu überwinden, ist es entscheidend, die Vorteile von CRM klar aufzuzeigen, angemessene und kontinuierliche Schulungen anzubieten und in der Übergangsphase ein Umfeld zu schaffen, das Unterstützung und Verständnis bietet.
