Ancora oggi, molti team di vendita utilizzano Excel o Google Sheets per gestire i prospect, tracciare le visite e organizzare le attività. Sebbene accessibile e diffuso, questo uso mostra rapidamente i suoi limiti quando si tratta di strutturare lo sviluppo delle vendite, analizzare le prestazioni o collaborare in modo efficace.
Excel non è un CRM. Non fornisce un monitoraggio affidabile, una visione globale dell'azienda o l'automazione di attività ripetitive.
In questo articolo esploriamo 11 motivi concreti per cui Excel non è più sufficiente per gestire un team di vendita e perché è ora di passare a un CRM su misura per i venditori sul campo.
Excel è uno degli strumenti più utilizzati dai venditori. È semplice, accessibile e familiare a tutti. Permette di svolgere rapidamente le attività, di creare i propri modelli e di condividere facilmente i file con i colleghi o con il proprio manager.
In un ambiente in cui il tempo è spesso prezioso e gli strumenti interni sono talvolta difficili da padroneggiare, Excel ha il vantaggio di essere intuitivo e flessibile. A prima vista, è un'ottima soluzione per il monitoraggio delle attività di vendita.
Ma questa apparente efficienza raggiunge rapidamente i suoi limiti:
E le prove sono schiaccianti: l '88% dei file Excel contiene almeno un errore. Quando la vostra azienda diventa più strutturata, quando i vostri team crescono, quando avete bisogno di analizzare e non solo di registrare, Excel diventa più un ostacolo che una risorsa.
Excel è stato a lungo lo strumento predefinito per tracciare le prospettive, registrare le cifre chiave o creare tabelle di monitoraggio. Come abbiamo appena visto, è flessibile, accessibile e consente di fare molte cose... purché non si superi un certo livello di complessità.
Ma quando l'attività di vendita si intensifica, quando più venditori lavorano insieme o quando si cerca di strutturare un vero e proprio follow-up del cliente, Excel raggiunge molto rapidamente i suoi limiti.
Un CRM (Customer Relationship Management) non è solo un foglio di calcolo migliorato. È una soluzione progettata per gestire le relazioni commerciali nel loro complesso, in modo strutturato, collaborativo e scalabile. Mentre Excel lavora in silos, un CRM centralizza tutti i dati dei clienti, registra gli scambi, automatizza alcune attività e consente una gestione più precisa del business.
Se continuate a usare Excel per gestire le vendite, vi private di funzioni essenziali: monitoraggio in tempo reale, promemoria automatici, reportistica dinamica, coordinamento fluido tra i team, sicurezza dei dati, visione a 360° del cliente, ecc. Il rischio è duplice: perdita di efficienza sul campo e perdita di informazioni strategiche per la gestione.
Excel è uno strumento di calcolo. Un CRM è uno strumento di gestione delle vendite. Confondere le due cose espone la forza vendita a numerosi colli di bottiglia operativi, spesso invisibili finché non costano un'opportunità o un cliente.
Perdete continuamente dati importanti sui clienti nel vostro foglio di calcolo?
Excel o Google Sheet sono strumenti perfettamente utilizzabili quando non si ha più di qualche persona che lavora su un file comune e meno di 100 punti vendita o contatti da tenere sotto controllo. Dopo questo limite, le cose diventano più complesse.
Con la crescita della vostra attività, sarà impossibile conservare tutti i dati in un foglio di calcolo a causa della loro diversità, quantità e fonte di input. Di conseguenza, dimenticherete o, peggio, ometterete costantemente dettagli importanti su un prospect o un cliente che potrebbero rallentare o addirittura ostacolare la vostra distribuzione.
Vi suona familiare?
Non sapete chi trasforma i potenziali clienti in clienti?
Quali azioni produrranno i migliori risultati di vendita? Come si svolge il follow-up? Quanto spesso viene visitato un negozio? Quanti clienti hanno accettato l'innovazione che state promuovendo per l'estate? Quante volte il rappresentante ha chiamato dopo la prima visita? Con quale velocità hanno proposto la loro offerta? ecc...
In sintesi, quali sono le azioni che generano più risultati?
Purtroppo, con un foglio di calcolo, non è possibile monitorare e confrontare più punti di dati e quindi non si è in grado di creare un modello di vendita performante.
Non avendo modo di salvaguardare questi eventi, ogni venditore venderà nel modo che gli è più congeniale. Questo può essere vantaggioso o catastrofico, a seconda del profilo.
Una buona metodologia e un buon monitoraggio delle azioni intraprese consentiranno ai vostri venditori di ottenere risultati molto più affidabili nel tempo e vi permetteranno di gestire meglio i vostri obiettivi di distribuzione e crescita.
L'inserimento dei dati nel foglio di calcolo richiede troppo tempo alla vostra forza vendita?
Avete mai misurato quanto tempo voi o il vostro personale di vendita passate effettivamente a inserire dati piuttosto che a vendere? Per scoprirlo, procuratevi uno strumento che misuri il tempo trascorso su ogni applicazione, oppure utilizzate il vostro telefono per cronometrarlo. Fatelo per una settimana e chiedete ai vostri team di fare la stessa cosa con sincerità.
Quante ore ha trascorso ogni membro del vostro team su Excel? Cinque ore? Dieci ore? Ops, più di un giorno...
In Francia, il 67% del tempo di un venditore è dedicato a dedicato ad attività non di vendita. In altre parole, i vostri venditori iniziano a vendere all'ora di pranzo del giovedì...
Sebbene il tempo dedicato alla creazione, alla manutenzione e all'aggiornamento del foglio di calcolo delle vendite sia teoricamente tempo dedicato alla vendita, non vi farà vendere di più.
Dovete condividere manualmente i documenti con il vostro team di vendita?
Ci sono poche cose più frustranti che dover cercare tra tutti i file del computer, le cartelle condivise e le e-mail inviate per mettere le mani su un file o sull'ultima versione di un foglio di calcolo.
Se lo sentite ripetere più volte alla settimana, è un segno sicuro che è arrivato il momento di cambiare.
Non avete un modo efficace di assegnare i compiti al vostro personale di vendita?
Non avete un modo per assegnare compiti e azioni a ciascun account, oppure è troppo dispendioso in termini di tempo.
Questo ci riporta al punto precedente: per sapere quale azione intraprendere, dovete essere in grado di analizzare le informazioni precedenti. Non avete un foglio Excel che elenca tutte le attività e le discussioni che avete avuto con il vostro prospect/cliente? Sarà un bel grattacapo...
Inoltre, di solito gli incarichi vengono assegnati durante una riunione il lunedì mattina, con un promemoria via e-mail nel migliore dei casi, o oralmente il più delle volte. È molto più probabile che alcuni compiti vengano dimenticati, ed è così che si perde un negozio o un ristorante importante.
Non avete un quadro chiaro dei risultati ottenuti individualmente dai vostri venditori?
In un foglio di calcolo, non si ha accesso a questo tipo di dati. Ciò significa che non è possibile allenare il team di vendita in modo efficace.
Il vostro personale di vendita non è in grado di collaborare efficacemente per chiudere una vendita?
Quando gli addetti alle vendite lavorano con un potenziale cliente e lo aiutano a progredire, gli affari possono fluire più facilmente. Tuttavia, il vostro foglio di calcolo non fornisce loro informazioni sufficienti per farlo in modo efficace.
Invece, gli addetti alle vendite si pestano i piedi a vicenda, chiedono più volte le stesse informazioni, inviano i documenti sbagliati e in generale infastidiscono i vostri clienti. Ciò lascia la vostra azienda disorganizzata e scollegata dal suo pubblico, il che non è certo l'immagine che volete dare del vostro marchio.
Il vostro ciclo di vendita sta diventando sempre più lungo?
Invece di ottimizzare le attività di vendita per abbreviare il ciclo, sembra che voi e il vostro team siate sempre più disorientati.
Quando si aggiungono nuovi clienti e prospect, può sembrare di affogare in un mare di informazioni e compiti, e la memoria viene meno quando si devono ricordare informazioni importanti, compiti, chiamate, ecc.
Volete confrontare i dati e gli indicatori chiave di performance da un anno all'altro, ma non ci riuscite?
Se si desidera confrontare i dati da un anno all'altro (o anche solo confrontare i trimestri all'interno dello stesso anno), può essere molto difficile farlo con un foglio di calcolo. Sebbene sia possibile ottenere una buona panoramica dei totali sul cruscotto delle vendite nel modello di foglio di calcolo del CRM, non c'è modo di confrontare i dati di diversi intervalli di date.
Et si vous vous demandez pourquoi vos commerciaux y reviennent quand même, nous avons rédigé un article sur le sujet.
Almeno una volta, voi o un membro del vostro team avete perso un documento importante prima di una riunione o di un appuntamento?
E non c'è bisogno di dirvi che è la sensazione peggiore del mondo.
O avete dovuto rifare il documento da zero in fretta e furia, o siete dovuti andare alla riunione senza averlo. Che si tratti di una presentazione, di un contratto o di qualsiasi altro documento importante, non può essere archiviato nel foglio di calcolo insieme ai dati di contatto.
Con un CRM, invece, è possibile archiviare i documenti direttamente con i dati di contatto, eliminando la necessità di ricreare frettolosamente un documento all'ultimo minuto.
Con la funzionalità Calendario del CRM, riceverete avvisi quando le riunioni stanno per iniziare e avrete a portata di mano tutte le informazioni su un contatto o un punto vendita prima che inizino.
Il vostro foglio di calcolo non è sicuro e può essere facilmente copiato e condiviso?
Anche se ci sono alcune impostazioni di sicurezza in Google Sheets, qualsiasi cosa memorizzata nel cloud può essere facilmente inviata e visualizzata da altri. E anche se non si salva il foglio di calcolo nel cloud, è comunque facile copiarlo e condividerlo.
Peggio ancora, se il foglio di calcolo è salvato offline su un computer, può andare facilmente perso in caso di arresto del computer stesso.
Se siete preoccupati per la sicurezza, probabilmente è il momento di passare a un CRM.
Abbiamo appena elencato 11 motivi per cui dovreste fare a meno di Excel, ma potremmo elencarne altrettanti per cui dovreste adottare una soluzione CRM. Quindi non aspettate oltre, fate il grande passo.
Si Excel peut rendre de fiers services pour organiser des données ou construire un tableau de suivi ponctuel, il n’a pas été conçu pour gérer un cycle de vente complet ni pour accompagner des équipes commerciales mobiles. Un CRM, au contraire, repose sur une logique métier : centraliser, structurer, automatiser et analyser l’ensemble des interactions commerciales
Cette différence de conception explique pourquoi, dès que l’activité se complexifie ou que les volumes augmentent, Excel devient un frein, tandis qu’un CRM devient un accélérateur.
Excel fonctionne comme un tableau statique, c’est-à-dire qu’il enregistre des cellule indépendantes, mais sans logique métier. Les données s’empilent au fil du temps, pouvant créer des doublons, des incohérences, des erreurs de saisie, et à la longue, une perte d’historique dès qu’un fichier est modifié ou écrasé.
Le CRM, lui, repose sur une base de donnée vivante. Les informations sont liées entre elles, permettant une mise à jour continue, une meilleure structuration et aucun doublons. Grâce à cette structuration, une donnée ajoutée sur le terrain est instantanément intégrée dans l’écosystème commercial.
Relancer un prospect, préparer un reporting mensuel, vérifier les visites effectuées : avec Excel, tout repose sur la mémoire et la rigueur individuelle. Autant vous dire, qu’il est fort probable qu’il y ait des oublis, des retards ou une perte de temps considérable.
Avec un CRM, les tâches essentielles peuvent être automatisées ou rappelées automatiquement : rappels, relances, tâches associées à un client, alertes, objectifs, reporting et tableaux de bords… L’outil guide le commercial et sécurise le suivi, sans surcharge administrative.
Excel crée des silos. Même dans Google Sheets, la collaboration reste fragile. La collaboration devient limitée dès que plusieurs commerciaux travaillent simultanément.
Le CRM, quant à lui, synchronise toute l’équipe, en temps réel. Dans un CRM, chaque commercial travaille dans un espace unique, mis à jour instantanément : chaque action est horodatée, chaque modification est tracée, chaque visite terrain est synchronisée, et les managers accèdent aux données consolidées en un clic.
Vous devez investir dans un CRM vraiment conçu pour vos commerciaux. C’est-à-dire : mobile. A l’inverse d’un CRM métier, Excel n’est pas conçu pour un usage mobile. Fichiers illisibles sur smartphone, saisie trop longue, absence de géolocalisation, impossibilité d’ajouter facilement des photos, documents ou commandes… Autant de problèmes techniques que vous n’aurez pas avec un CRM.
Excel demande un travail manuel de consolidation, souvent chronophage et sujet à erreurs. Mais pourquoi vos commerciaux peuvent y revenir, alors qu’un CRM offre une vision dynamique de votre performance. Il vous permet de créer des tableaux de bords complets et intelligibles. Le pilotage ne repose plus sur le ressenti, mais sur des données fiables et actualisées.
Excel est facilement duplicable et peu sécurisé. Le simple transfert d’un fichier suffit pour diffuser des informations sensibles. Une erreur ou une mauvaise manipulation peut entraîner : une fuite de données, la perte d’un fichier, des incohérences irrattrapables.
Si vous n’aviez besoin que d’une seule raison pour définitivement abandonner Excel, c’est bien la sécurité. Le CRM protège l’intégrité et la confidentialité des données, grâce à des contrôles d’accès par rôle, des sauvegardes automatiques, une traçabilité complète des actions, un hébergement sécurisé, et un respect des normes RGPD.
Vous conservez le contrôle total de vos données commerciales.
Voici un comparatif simple pour comprendre les différences fondamentales entre Excel et le CRM commercial :
En bref, Excel reste utile pour des usages simples, mais dès que l’activité se développe, ses limites deviennent visibles : absence d’automatisation, collaboration fragile, risques d’erreurs, manque de visibilité et difficulté à accompagner les commerciaux sur le terrain.
Excel può essere utile, ma non è stato progettato per strutturare i processi aziendali. Quando l'azienda cresce, i punti vendita si moltiplicano e i team si espandono, i suoi limiti diventano evidenti: gestione manuale, errori frequenti, collaborazione difficile, mancanza di una visione consolidata, ecc.
Un CRM (abbinato a un software SFA) è progettato per fare proprio questo. È un vero e proprio strumento aziendale, progettato per supportare i venditori nelle loro attività quotidiane. Centralizza i dati dei clienti, automatizza le attività ripetitive, facilita il lavoro del personale di vendita sul campo e fornisce una visione complessiva delle prestazioni di vendita.
Oltre alla gestione dei dati, un CRM moderno include anche funzioni pratiche per supportare il personale di vendita sul campo.
Laddove Excel si limita a registrare le informazioni, un CRM consente di prendere ordini, allegare documenti, scattare foto nel punto vendita, organizzare geograficamente i giri e persino automatizzare i promemoria. Queste funzioni sono essenziali - e devono essere prese in considerazione al momento della stesura delle specifiche - in un ambiente di vendita mobile, dove ogni interazione conta e dove gli strumenti devono essere semplici, veloci e operativi.
Excel è stato a lungo un pratico alleato per la gestione dei contatti, l'organizzazione dei turni o il monitoraggio delle vendite. Ma non appena la vostra azienda si espande, i suoi limiti diventano un ostacolo: errori di inserimento, collaborazione difficile, mancanza di visibilità, dati sparsi, ecc.
Un CRM su misura per il personale di vendita sul campo vi aiuterà a strutturare la vostra attività, a rendere i dati più affidabili e a migliorare le prestazioni del vostro team. Centralizza le informazioni, facilita gli scambi tra la sede centrale e il campo e fornisce cruscotti accurati per prendere decisioni migliori, più rapidamente.
Se state ancora usando Excel per gestire le vostre vendite, probabilmente è arrivato il momento di passare a una soluzione pensata per le vostre sfide quotidiane.
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