Auch heute noch nutzen viele Vertriebsteams Excel oder Google Sheets, um ihre Leads zu verwalten, Besuche zu verfolgen und ihre Aktivitäten zu organisieren. Diese Nutzung ist zwar zugänglich und weit verbreitet, offenbart aber schnell ihre Grenzen, wenn es darum geht, die Vertriebsentwicklung zu strukturieren, die Leistung zu analysieren oder effektiv zusammenzuarbeiten.
Excel ist kein CRM. Es bietet weder eine zuverlässige Nachverfolgung noch eine umfassende Aktivitätsübersicht und auch keine Automatisierung sich wiederholender Aufgaben.
In diesem Artikel untersuchen wir 11 konkrete Gründe, warum Excel für die Verwaltung eines Vertriebsteams nicht mehr ausreicht und warum es an der Zeit ist, auf ein CRM umzusteigen, das an Außendienstmitarbeiter angepasst ist .
Excel ist eines der am häufigsten verwendeten Tools im Vertrieb. Es ist einfach, zugänglich und allgemein bekannt. Sie können damit Aufgaben schnell erledigen, eigene Vorlagen erstellen und Dateien problemlos mit Kollegen oder Vorgesetzten teilen.
In einer Umgebung, in der die Zeit oft knapp ist und selbst erstellte Tools manchmal schlecht verstanden werden , bietet Excel den Vorteil, intuitiv und flexibel zu sein. Oberflächlich betrachtet erfüllt es alle Anforderungen für die Verfolgung Ihrer Geschäftsaktivitäten.
Doch diese scheinbare Effizienz stößt schnell an ihre Grenzen:
Und das Ergebnis ist überwältigend: 88 % der Excel-Dateien enthalten mindestens einen Fehler . Da Unternehmen immer strukturierter werden, die Teams größer werden und Analysen und nicht mehr nur Aufzeichnungen erforderlich sind, wird Excel eher zu einem Hindernis als zu einem Vorteil .
Excel ist seit langem das Standardtool für die Verfolgung von Leads, die Erfassung von Kennzahlen und die Erstellung von Tracking-Diagrammen. Wie wir gerade gesehen haben, ist es flexibel, zugänglich und kann für eine Vielzahl von Zwecken eingesetzt werden – solange es ein gewisses Maß an Komplexität nicht überschreitet.
Doch sobald die Vertriebsaktivität zunimmt, mehrere Verkäufer zusammenarbeiten oder eine echte Kundennachverfolgung strukturiert werden soll, stößt Excel schnell an seine Grenzen.
Ein CRM (Customer Relationship Management) ist nicht einfach nur eine verbesserte Tabellenkalkulation. Es ist eine Lösung, die darauf ausgelegt ist, Geschäftsbeziehungen strukturiert, kollaborativ und skalierbar zu verwalten. Während Excel isoliert arbeitet, zentralisiert ein CRM alle Kundendaten , zeichnet den Austausch auf, automatisiert bestimmte Aufgaben und ermöglicht eine präzisere Steuerung der Aktivitäten.
Wenn Sie weiterhin Excel zur Verwaltung Ihrer Verkäufe verwenden, verzichten Sie auf wesentliche Funktionen: Echtzeitverfolgung, automatische Erinnerungen, dynamische Berichterstattung, nahtlose Koordination zwischen Teams, Datensicherheit, eine 360°-Sicht auf den Kunden usw. Das Risiko ist zweifach: Effizienzverlust vor Ort und Verlust strategischer Informationen für das Management.
Excel ist ein Berechnungstool. Ein CRM ist ein Vertriebsmanagement-Tool. Die Verwechslung beider Tools setzt Ihren Vertrieb zahlreichen operativen Engpässen aus – oft unsichtbar, bis sie Sie eine Chance oder einen Kunden kosten.
Gehen in Ihrer Kalkulationstabelle ständig wichtige Kundendaten verloren?
Excel oder Google Sheet sind durchaus brauchbare Werkzeuge, wenn Sie nicht mehr als ein paar Leute haben, die an einer gemeinsamen Datei arbeiten, und weniger als 100 Verkaufsstellen oder Kontakte, die Sie im Auge behalten müssen. Nach dieser Grenze wird es komplexer.
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wird es aufgrund der Vielfalt, der Menge und der Eingabequelle unmöglich sein, alle Daten in einer Tabellenkalkulation zu speichern. De facto werden Sie ständig wichtige Details über einen Interessenten oder Kunden vergessen oder, schlimmer noch, auslassen, was Ihren Vertrieb verlangsamen oder sogar bremsen könnte.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Sie sind sich nicht sicher, wer Interessenten in Kunden umwandelt?
Mit welchen Maßnahmen lassen sich die besten Verkaufsergebnisse erzielen? Wie werden die Nachfassaktionen durchgeführt? Wie oft wird ein Geschäft besucht? Wie viele Interessenten haben die Innovation, die Sie für den Sommer pushen, angenommen? Wie oft hat der Vertriebsmitarbeiter nach seinem ersten Besuch angerufen? Wie schnell hat er sein Angebot vorangetrieben? etc.
Kurz gesagt: Welche Maßnahmen führen am ehesten zu Ergebnissen?
Leider können Sie mit einer Tabellenkalkulation nicht mehrere Datenpunkte verfolgen und vergleichen und sind daher nicht in der Lage, ein erfolgreiches Verkaufsmodell zu erstellen.
Da es keine Möglichkeit gibt, diese Ereignisse zu speichern, verkauft jeder Vertriebsmitarbeiter auf die Art und Weise, die seiner Meinung nach am besten funktioniert. Dies kann je nach Profil vorteilhaft oder katastrophal sein.
Eine gute Methodik und eine gute Nachverfolgung der durchgeführten Maßnahmen ermöglichen Ihren Vertriebsmitarbeitern eine wesentlich sicherere Leistung im Laufe der Zeit und ermöglichen es Ihnen, Ihre Vertriebs- und Wachstumsziele besser zu steuern.
Nimmt die Dateneingabe in Ihre Tabelle Ihren Vertriebsmitarbeitern zu viel Zeit in Anspruch?
Haben Sie schon einmal gemessen, wie viel Zeit Sie oder Ihre Vertriebsmitarbeiter tatsächlich mit der Dateneingabe anstatt mit dem Verkauf verbringen? Um das herauszufinden, nehmen Sie ein Tool, das die Zeit misst, die Sie mit jeder Anwendung verbringen, oder Ihr Telefon, um die Zeit zu stoppen. Tun Sie dies eine Woche lang und bitten Sie Ihr Team aufrichtig, das Gleiche zu tun.
Wie viele Stunden hat jedes Mitglied Ihres Teams mit Excel verbracht? 5 Stunden? 10 Stunden? Ups, mehr als einen Tag?
In Frankreich werden 67% der Zeit von Vertriebsmitarbeitern mit für nicht-kommerzielle Maßnahmen aufgewendet wird. Mit anderen Worten: Ihre Vertriebsmitarbeiter beginnen ab Donnerstagmittag mit dem Verkaufen...
Die Zeit, die Sie für das Erstellen, Pflegen und Aktualisieren Ihrer Vertriebskalkulation aufwenden, ist zwar theoretisch Verkaufszeit, führt aber nicht dazu, dass Sie mehr verkaufen.
Müssen Sie Dokumente manuell mit Ihrem Vertriebsteam teilen?
Es gibt kaum etwas Frustrierenderes, als alle Dateien auf seinem Computer, freigegebene Ordner und gesendete E-Mails durchsuchen zu müssen, um eine Datei oder die neueste Version einer Tabellenkalkulation wieder in die Finger zu bekommen.
Wenn Sie das mehrmals pro Woche hören, ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass es Zeit für eine Veränderung ist.
Haben Sie keine effektive Möglichkeit, Ihren Vertriebsmitarbeitern Aufgaben zuzuweisen?
Sie haben keine Möglichkeit oder Lösung zur Verfügung, um Aufgaben und Aktionen pro Konto zuzuweisen, oder es ist zu zeitaufwändig, dies zu tun.
Hier kommen wir auf einen Punkt zurück, den wir bereits zuvor besprochen haben: Um zu wissen, was zu tun ist, muss man die vorherigen Informationen analysieren können. Sie haben kein Excel, in dem alle Aufgaben und Gespräche mit Ihrem Interessenten/Kunden aufgeführt sind? Kopfzerbrechen in Sicht...
Außerdem erfolgt die Zuweisung in der Regel in einer Sitzung am Montagmorgen mit einer Erinnerung per E-Mail im besten Fall, oder mündlich meistens. Es ist viel wahrscheinlicher, dass ein Teil der Aufgaben vergessen wird, und so geht ein wichtiges Geschäft oder Restaurant verloren.
Sie haben keine klare Vorstellung davon, was Ihre Vertriebsmitarbeiter einzeln leisten?
In einer Tabellenkalkulation haben Sie keinen Zugriff auf diese Art von Daten. Das bedeutet, dass Sie Ihr Verkaufsteam nicht effektiv coachen können.
Können Ihre Vertriebsmitarbeiter nicht effektiv zusammenarbeiten, um einen Verkauf abzuschließen?
Wenn Vertriebsmitarbeiter mit einem potenziellen Kunden zusammenarbeiten und ihm helfen, weiterzukommen, kann das Geschäft leichter laufen. Ihr Arbeitsblatt gibt ihnen jedoch nicht genügend Informationen, um dies effektiv zu tun.
Stattdessen werden sich die Vertriebsmitarbeiter gegenseitig auf die Füße treten, dieselben Informationen mehrmals erfragen, die falschen Dokumente versenden und Ihre potenziellen Kunden in der Regel stören. Dadurch wirkt Ihr Unternehmen unorganisiert und von seinem Publikum abgekoppelt, was selten dem gewünschten Image entspricht.
Kommt Ihnen Ihr Verkaufszyklus immer länger vor?
Anstatt Ihre Verkaufsaktivitäten zu optimieren, um den Zyklus zu verkürzen, scheinen Sie und Ihr Team zunehmend verwirrt zu sein.
Wenn Sie neue Interessenten und Kunden hinzufügen, kann es sein, dass Sie das Gefühl haben, in einem Meer von Informationen und Aufgaben zu ertrinken, und Ihr Gedächtnis versagt, wenn Sie sich an wichtige Informationen, Aufgaben, Anrufe usw. erinnern müssen.
Sie möchten Daten und wichtige Leistungsindikatoren von Jahr zu Jahr vergleichen, aber es gelingt Ihnen nicht?
Wenn Sie Daten von einem Jahr zum anderen vergleichen möchten (oder auch nur Quartale desselben Jahres), kann dies mit einem Tabellenkalkulationsprogramm sehr schwierig sein. Zwar können Sie in Ihrer CRM-Tabellenblattvorlage einen guten Überblick über die Summen auf der Verkaufsübersicht haben, aber es gibt keine Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Datumsbereichen zu vergleichen.
Haben Sie oder ein Mitglied Ihres Teams schon einmal vor einem Meeting oder Termin ein wichtiges Dokument verloren?
Und ich muss Ihnen nicht sagen, dass das das schlimmste Gefühl der Welt ist.
Entweder mussten Sie das Dokument in aller Eile von Grund auf neu erstellen oder Sie mussten ohne das Dokument zum Treffen gehen. Egal, ob es sich um eine Präsentation, einen Vertrag oder ein anderes wichtiges Dokument handelt, es kann nicht zusammen mit den Kontaktdaten in Ihrem Arbeitsblatt gespeichert werden.
Mit einem CRM können Sie Ihre Dokumente jedoch direkt zusammen mit den Kontaktdaten speichern, sodass die Notwendigkeit entfällt, ein Dokument in letzter Minute übereilt neu zu erstellen.
Mit der Kalenderfunktion eines CRM erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Besprechungen anstehen, und Sie haben alle Informationen über einen Kontakt oder eine Verkaufsstelle zur Hand, bevor Sie beginnen.
Ist Ihre Tabelle nicht sicher und kann leicht kopiert und weitergegeben werden?
Obwohl es in Google Sheets einige Sicherheitseinstellungen gibt, kann alles, was in der Cloud gespeichert wird, problemlos von anderen versendet und eingesehen werden. Und selbst wenn Sie Ihr Arbeitsblatt nicht in der Cloud speichern, ist es immer noch einfach, das Arbeitsblatt zu kopieren und weiterzugeben.
Schlimmer noch: Wenn Ihre Tabellenkalkulation offline auf einem Computer gespeichert ist, kann sie leicht verloren gehen, wenn dieser Computer abstürzt.
Wenn Sie sich Sorgen um die Sicherheit machen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, auf ein CRM umzusteigen.
Wir haben gerade 11 Gründe genannt, warum Sie auf Excel verzichten sollten, aber wir könnten noch genauso viele Gründe nennen, warum Sie eine CRM-Lösung einführen sollten. Also, warten Sie nicht länger, sondern machen Sie den Schritt.
Excel kann zwar nützlich sein, wurde aber nicht für die Strukturierung von Geschäftsprozessen entwickelt. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens, der Vermehrung Ihrer Verkaufsstellen oder der Vergrößerung Ihrer Teams werden die Grenzen von Excel deutlich: manuelle Verwaltung, häufige Fehler, schwierige Zusammenarbeit, fehlende einheitliche Vision usw.
Ein CRM (gekoppelt mit SFA-Software) wurde hierfür entwickelt. Es ist ein echtes Business-Tool, das Vertriebsmitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützt. Es zentralisiert Kundendaten, automatisiert wiederkehrende Aufgaben , erleichtert die Arbeit der Vertriebsmitarbeiter im Außendienst und gibt Ihnen einen Überblick über die Vertriebsleistung.
Über die Datenverwaltung hinaus beinhaltet ein modernes CRM auch konkrete Funktionen zur Unterstützung der Vertriebsmitarbeiter im Außendienst.
Während Excel nur Informationen aufzeichnet, ermöglicht Ihnen ein CRM, Bestellungen entgegenzunehmen, Dokumente anzuhängen, Fotos am Point of Sale zu erstellen, Ihre Touren geografisch zu organisieren und sogar Follow-ups oder Erinnerungen zu automatisieren. Diese Funktionen sind unerlässlich und sollten bei der Erstellung Ihrer Spezifikationen berücksichtigt werden – in einer mobilen Verkaufsumgebung, in der jede Interaktion zählt und die Tools einfach, schnell und einsatzbereit sein müssen.
Hier ist ein einfacher Vergleich, um die grundlegenden Unterschiede zwischen diesen beiden Ansätzen zu verstehen:
Excel ist seit langem ein nützlicher Verbündeter für die Verwaltung von Kontakten, die Organisation von Touren und die Nachverfolgung von Verkäufen. Doch sobald Ihr Unternehmen wächst, werden seine Einschränkungen zum Hindernis: Dateneingabefehler, schwierige Zusammenarbeit, mangelnde Transparenz, verstreute Daten usw.
Ein auf Außendienstmitarbeiter zugeschnittenes CRM ermöglicht Ihnen, Ihr Geschäft zu strukturieren, Ihre Daten zuverlässiger zu machen und die Leistung Ihres Teams zu verbessern. Es zentralisiert Informationen, erleichtert die Kommunikation zwischen Zentrale und Außendienst und bietet Ihnen präzise Dashboards für bessere und schnellere Entscheidungen.
Wenn Sie zur Verwaltung Ihrer Verkäufe immer noch Excel verwenden, ist es wahrscheinlich an der Zeit, auf eine Lösung umzusteigen, die für Ihre täglichen Herausforderungen entwickelt wurde.
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