Encore aujourd’hui, de nombreuses équipes commerciales utilisent Excel ou Google Sheets pour gérer leurs prospects, suivre les visites et organiser leur activité. Cet usage, bien qu’accessible et répandu, montre rapidement ses limites dès que l’on souhaite structurer son développement commercial, analyser la performance ou collaborer efficacement.
Excel n’est pas un CRM. Il ne permet ni un suivi fiable, ni une vision globale de l’activité, ni une automatisation des tâches répétitives.
Dans cet article, nous explorons 11 raisons concrètes pour lesquelles Excel ne suffit plus pour piloter une équipe de vente, et pourquoi il est temps de passer à un CRM adapté aux commerciaux terrain.
Excel fait partie des outils les plus utilisés par les commerciaux. Il est simple, accessible, connu de tous. Il permet d’exécuter des tâches rapidement, de créer ses propres modèles, et de partager facilement des fichiers avec ses collègues ou son manager.
Dans un environnement où l’on manque souvent de temps, où les outils maison sont parfois mal pris en main, Excel a l’avantage d’être intuitif et flexible. En apparence, il coche toutes les cases pour suivre son activité commerciale.
Mais cette efficacité apparente atteint vite ses limites :
Et le constat est massif : 88 % des fichiers Excel contiennent au moins une erreur. À mesure que l’activité se structure, que les équipes se développent, qu’il faut analyser et non plus seulement enregistrer, Excel devient un frein plus qu’un atout.
Excel a longtemps été l’outil par défaut pour suivre des prospects, noter des chiffres clés ou créer des tableaux de suivi. Comme nous venons de le voir, il est flexible, accessible, et permet de faire beaucoup de choses… à condition de ne pas dépasser un certain niveau de complexité.
Mais dès que l’activité commerciale s’intensifie, que plusieurs commerciaux collaborent, ou que vous cherchez à structurer un véritable suivi client, Excel atteint très vite ses limites.
Un CRM (Customer Relationship Management) n’est pas seulement un tableur amélioré. C’est une solution pensée pour gérer des relations commerciales dans leur ensemble, de façon structurée, collaborative et évolutive. Là où Excel fonctionne en silos, un CRM centralise toutes les données clients, historise les échanges, automatise certaines tâches, et permet un pilotage plus précis de l’activité.
En continuant à utiliser Excel pour gérer vos ventes, vous vous privez de fonctionnalités essentielles : suivi en temps réel, rappels automatiques, reporting dynamique, coordination fluide entre les équipes, sécurité des données, vision 360° du client, etc. Le risque est double : perte d’efficacité sur le terrain, et perte d’information stratégique pour le pilotage.
Excel est un outil de calcul. Un CRM est un outil de gestion commerciale. Les confondre, c’est exposer votre force de vente à de nombreux blocages opérationnels — souvent invisibles, jusqu’à ce qu’ils vous coûtent une opportunité ou un client.
Vous perdez constamment des données clients importantes dans votre feuille de calcul ?
Excel oder Google Sheet sind durchaus brauchbare Werkzeuge, wenn Sie nicht mehr als ein paar Leute haben, die an einer gemeinsamen Datei arbeiten, und weniger als 100 Verkaufsstellen oder Kontakte, die Sie im Auge behalten müssen. Nach dieser Grenze wird es komplexer.
Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens wird es aufgrund der Vielfalt, der Menge und der Eingabequelle unmöglich sein, alle Daten in einer Tabellenkalkulation zu speichern. De facto werden Sie ständig wichtige Details über einen Interessenten oder Kunden vergessen oder, schlimmer noch, auslassen, was Ihren Vertrieb verlangsamen oder sogar bremsen könnte.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Vous ne savez pas qui transforme les prospects en clients ?
Mit welchen Maßnahmen lassen sich die besten Verkaufsergebnisse erzielen? Wie werden die Nachfassaktionen durchgeführt? Wie oft wird ein Geschäft besucht? Wie viele Interessenten haben die Innovation, die Sie für den Sommer pushen, angenommen? Wie oft hat der Vertriebsmitarbeiter nach seinem ersten Besuch angerufen? Wie schnell hat er sein Angebot vorangetrieben? etc.
Kurz gesagt: Welche Maßnahmen führen am ehesten zu Ergebnissen?
Leider können Sie mit einer Tabellenkalkulation nicht mehrere Datenpunkte verfolgen und vergleichen und sind daher nicht in der Lage, ein erfolgreiches Verkaufsmodell zu erstellen.
Da es keine Möglichkeit gibt, diese Ereignisse zu speichern, verkauft jeder Vertriebsmitarbeiter auf die Art und Weise, die seiner Meinung nach am besten funktioniert. Dies kann je nach Profil vorteilhaft oder katastrophal sein.
Eine gute Methodik und eine gute Nachverfolgung der durchgeführten Maßnahmen ermöglichen Ihren Vertriebsmitarbeitern eine wesentlich sicherere Leistung im Laufe der Zeit und ermöglichen es Ihnen, Ihre Vertriebs- und Wachstumsziele besser zu steuern.
La saisie de données dans votre feuille de calcul prend beaucoup trop de temps pour vos commerciaux ?
Haben Sie schon einmal gemessen, wie viel Zeit Sie oder Ihre Vertriebsmitarbeiter tatsächlich mit der Dateneingabe anstatt mit dem Verkauf verbringen? Um das herauszufinden, nehmen Sie ein Tool, das die Zeit misst, die Sie mit jeder Anwendung verbringen, oder Ihr Telefon, um die Zeit zu stoppen. Tun Sie dies eine Woche lang und bitten Sie Ihr Team aufrichtig, das Gleiche zu tun.
Wie viele Stunden hat jedes Mitglied Ihres Teams mit Excel verbracht? 5 Stunden? 10 Stunden? Ups, mehr als einen Tag?
In Frankreich werden 67% der Zeit von Vertriebsmitarbeitern mit für nicht-kommerzielle Maßnahmen aufgewendet wird. Mit anderen Worten: Ihre Vertriebsmitarbeiter beginnen ab Donnerstagmittag mit dem Verkaufen...
Die Zeit, die Sie für das Erstellen, Pflegen und Aktualisieren Ihrer Vertriebskalkulation aufwenden, ist zwar theoretisch Verkaufszeit, führt aber nicht dazu, dass Sie mehr verkaufen.
Vous devez partager manuellement des documents avec votre équipe commerciale ?
Es gibt kaum etwas Frustrierenderes, als alle Dateien auf seinem Computer, freigegebene Ordner und gesendete E-Mails durchsuchen zu müssen, um eine Datei oder die neueste Version einer Tabellenkalkulation wieder in die Finger zu bekommen.
Wenn Sie das mehrmals pro Woche hören, ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass es Zeit für eine Veränderung ist.
Vous n’avez aucun moyen efficace d’attribuer des tâches à vos commerciaux ?
Sie haben keine Möglichkeit oder Lösung zur Verfügung, um Aufgaben und Aktionen pro Konto zuzuweisen, oder es ist zu zeitaufwändig, dies zu tun.
Hier kommen wir auf einen Punkt zurück, den wir bereits zuvor besprochen haben: Um zu wissen, was zu tun ist, muss man die vorherigen Informationen analysieren können. Sie haben kein Excel, in dem alle Aufgaben und Gespräche mit Ihrem Interessenten/Kunden aufgeführt sind? Kopfzerbrechen in Sicht...
Außerdem erfolgt die Zuweisung in der Regel in einer Sitzung am Montagmorgen mit einer Erinnerung per E-Mail im besten Fall, oder mündlich meistens. Es ist viel wahrscheinlicher, dass ein Teil der Aufgaben vergessen wird, und so geht ein wichtiges Geschäft oder Restaurant verloren.
Vous n’avez pas une vision claire de ce que vos commerciaux accomplissent individuellement ?
In einer Tabellenkalkulation haben Sie keinen Zugriff auf diese Art von Daten. Das bedeutet, dass Sie Ihr Verkaufsteam nicht effektiv coachen können.
Vos commerciaux n’arrivent pas à collaborer efficacement pour conclure une vente ?
Wenn Vertriebsmitarbeiter mit einem potenziellen Kunden zusammenarbeiten und ihm helfen, weiterzukommen, kann das Geschäft leichter laufen. Ihr Arbeitsblatt gibt ihnen jedoch nicht genügend Informationen, um dies effektiv zu tun.
Stattdessen werden sich die Vertriebsmitarbeiter gegenseitig auf die Füße treten, dieselben Informationen mehrmals erfragen, die falschen Dokumente versenden und Ihre potenziellen Kunden in der Regel stören. Dadurch wirkt Ihr Unternehmen unorganisiert und von seinem Publikum abgekoppelt, was selten dem gewünschten Image entspricht.
Votre cycle de vente semble de plus en plus long ?
Anstatt Ihre Verkaufsaktivitäten zu optimieren, um den Zyklus zu verkürzen, scheinen Sie und Ihr Team zunehmend verwirrt zu sein.
Wenn Sie neue Interessenten und Kunden hinzufügen, kann es sein, dass Sie das Gefühl haben, in einem Meer von Informationen und Aufgaben zu ertrinken, und Ihr Gedächtnis versagt, wenn Sie sich an wichtige Informationen, Aufgaben, Anrufe usw. erinnern müssen.
Vous souhaitez comparer les données et les indicateurs clés de performance d’une année à l’autre, mais vous n’y arrivez pas ?
Wenn Sie Daten von einem Jahr zum anderen vergleichen möchten (oder auch nur Quartale desselben Jahres), kann dies mit einem Tabellenkalkulationsprogramm sehr schwierig sein. Zwar können Sie in Ihrer CRM-Tabellenblattvorlage einen guten Überblick über die Summen auf der Verkaufsübersicht haben, aber es gibt keine Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Datumsbereichen zu vergleichen.
Au moins une fois, vous ou un membre de votre équipe avez perdu un document important avant une réunion ou un rendez-vous ?
Und ich muss Ihnen nicht sagen, dass das das schlimmste Gefühl der Welt ist.
Entweder mussten Sie das Dokument in aller Eile von Grund auf neu erstellen oder Sie mussten ohne das Dokument zum Treffen gehen. Egal, ob es sich um eine Präsentation, einen Vertrag oder ein anderes wichtiges Dokument handelt, es kann nicht zusammen mit den Kontaktdaten in Ihrem Arbeitsblatt gespeichert werden.
Mit einem CRM können Sie Ihre Dokumente jedoch direkt zusammen mit den Kontaktdaten speichern, sodass die Notwendigkeit entfällt, ein Dokument in letzter Minute übereilt neu zu erstellen.
Mit der Kalenderfunktion eines CRM erhalten Sie Benachrichtigungen, wenn Besprechungen anstehen, und Sie haben alle Informationen über einen Kontakt oder eine Verkaufsstelle zur Hand, bevor Sie beginnen.
Votre feuille de calcul n’est pas sécurisée et peut facilement être copiée et partagée ?
Obwohl es in Google Sheets einige Sicherheitseinstellungen gibt, kann alles, was in der Cloud gespeichert wird, problemlos von anderen versendet und eingesehen werden. Und selbst wenn Sie Ihr Arbeitsblatt nicht in der Cloud speichern, ist es immer noch einfach, das Arbeitsblatt zu kopieren und weiterzugeben.
Schlimmer noch: Wenn Ihre Tabellenkalkulation offline auf einem Computer gespeichert ist, kann sie leicht verloren gehen, wenn dieser Computer abstürzt.
Wenn Sie sich Sorgen um die Sicherheit machen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, auf ein CRM umzusteigen.
Wir haben gerade 11 Gründe genannt, warum Sie auf Excel verzichten sollten, aber wir könnten noch genauso viele Gründe nennen, warum Sie eine CRM-Lösung einführen sollten. Also, warten Sie nicht länger, sondern machen Sie den Schritt.
Excel peut rendre des services, mais il n’a pas été conçu pour structurer des processus commerciaux. À mesure que votre activité se développe, que vos points de vente se multiplient ou que vos équipes grandissent, ses limites deviennent visibles : gestion manuelle, erreurs fréquentes, collaboration difficile, absence de vision consolidée…
Un CRM (couplé à un logiciel SFA), lui, a été pensé pour ça. C’est un véritable outil métier, conçu pour accompagner les commerciaux dans leurs tâches quotidiennes. Il centralise les données clients, automatise les tâches répétitives, facilite le travail des commerciaux sur le terrain et vous offre une vision d’ensemble de la performance commerciale.
Au-delà de la gestion des données, un CRM moderne embarque aussi des fonctionnalités concrètes pour accompagner les commerciaux sur le terrain.
Là où Excel s’arrête à l’enregistrement d’informations, un CRM permet de prendre des commandes, joindre des documents, prendre des photos en point de vente, organiser ses tournées géographiquement, et même automatiser les relances ou rappels. Ces fonctions sont essentielles - et à prendre en compte lors de la rédaction de votre cahier des charges - dans un environnement de vente mobile, où chaque interaction compte et où les outils doivent être simples, rapides, et opérationnels.
Voici un comparatif simple pour comprendre les différences fondamentales entre ces deux approches :
Excel a longtemps été un allié pratique pour gérer ses contacts, organiser des tournées ou faire le suivi des ventes. Mais dès que l’activité prend de l’ampleur, ses limites deviennent des freins : erreurs de saisie, collaboration difficile, manque de visibilité, données éparpillées…
Un CRM adapté aux commerciaux terrain vous permet de structurer votre activité, de fiabiliser vos données et d’améliorer la performance de votre équipe. Il centralise les informations, facilite les échanges entre le siège et le terrain, et vous offre des tableaux de bord précis pour prendre de meilleures décisions, plus rapidement.
Si vous utilisez encore Excel pour gérer vos ventes, il est probablement temps de passer à une solution conçue pour vos enjeux quotidiens.
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