¿Cómo funciona un motor de optimización de rutas?

Organizar una ruta comercial exige tener en cuenta numerosos factores: los clientes que se van a visitar, sus horarios de apertura, las citas ya confirmadas, las distancias que se van a recorrer o el tiempo disponible a lo largo de la jornada.

Cuando este volumen de información aumenta, elaborar manualmente una planificación coherente se convierte rápidamente en una tarea que consume mucho tiempo.

Esa es precisamente la función de un motor de optimización de rutas: analizar los establecimientos que se van a visitar y las limitaciones del comercial para proponer una organización de los desplazamientos lo más eficiente posible.

Pero, ¿cómo funciona exactamente este motor? ¿En qué información se basa? ¿Y por qué a veces puede sugerir un orden de visitas distinto del que un comercial habría elegido de forma espontánea?

¿Qué es un motor de optimización de rutas?

Un motor de optimización de rutas es un sistema que permite calcular una organización de las visitas a partir de una lista de destinos y de restricciones de planificación.

Su objetivo es limitar los desplazamientos al tiempo que se aprovecha al máximo el tiempo disponible para realizar las visitas comerciales.

Tomemos el ejemplo de un responsable de zona que debe visitar doce tiendas repartidas en varios municipios.

Para crear su ruta de forma manual, tiene que consultar las direcciones, comparar las distancias, comprobar los horarios de apertura y distribuir las visitas en su calendario.

Un motor de optimización realiza estas comprobaciones y busca una organización coherente a partir de la información registrada.

Por lo tanto, no se limita a indicar el camino entre dos direcciones: ayuda a determinar qué establecimientos visitar, en qué orden y en qué momento.

¿Qué diferencia hay entre el cálculo de una ruta y una optimización de rutas?

Una herramienta de cálculo de itinerarios responde principalmente a la pregunta: «¿Cómo ir del punto A al punto B?»

Un motor de optimización de rutas responde a una pregunta más amplia: «¿Cómo organizar varias visitas a lo largo de uno o varios días, teniendo en cuenta los desplazamientos y las restricciones de cada cita?»

Esta diferencia es fundamental para los comerciales itinerantes.

El trayecto más corto no siempre es el más adecuado cuando hay que respetar horarios de apertura, tiempos de visita o citas ya fijadas.

Esta problemática está estrechamente relacionada con el problema del viajante (TSP), que consiste en encontrar el recorrido más corto entre varios destinos.

Sin embargo, los motores de rutas comerciales van un paso más allá: incorporan restricciones adicionales para generar planificaciones viables.

¿Qué información se necesita para optimizar una ruta?

Para proponer una ruta relevante, el motor necesita disponer de varios datos.

La calidad del resultado depende directamente de los datos utilizados: una dirección incorrecta, un horario de apertura ausente o una duración de visita mal calculada pueden alterar la organización propuesta.

Los establecimientos que se van a visitar

El primer paso consiste en determinar qué clientes o clientes potenciales se incluirán en la ruta.

Puede tratarse de toda la cartera comercial o de una selección más específica: tiendas de una zona geográfica, clientes no visitados recientemente, clientes potenciales que contactar o establecimientos prioritarios.

Esta selección es clave, ya que el motor organiza las visitas basándose en los establecimientos que se le proporcionan.

No sustituye la decisión comercial sobre qué clientes priorizar.

Las direcciones y los tiempos de desplazamiento

El motor debe conocer la ubicación de los establecimientos para calcular los desplazamientos entre las distintas visitas.

El medio de transporte también puede influir en los tiempos de viaje. Un desplazamiento en coche no requiere el mismo tiempo que uno a pie.

Esta información permite buscar un orden de paso lógico y evitar, en la medida de lo posible, viajes de ida y vuelta innecesarios.

Los horarios y la duración de las visitas

Una ruta también debe respetar el tiempo del que dispone el comercial.

Pueden intervenir varios parámetros:

• Los horarios de trabajo, para definir el inicio y el final de la jornada.

• La duración de las visitas, para reservar el tiempo suficiente para cada cita.

• Los horarios de apertura de los establecimientos, para evitar programar una visita cuando el cliente esté cerrado.

• La pausa para comer, en caso de que deba tenerse en cuenta.

• El número máximo de visitas diarias, para limitar la cantidad de citas.

• Los días laborables, para distribuir las visitas en los días disponibles.

Estas restricciones permiten pasar de un simple itinerario geográfico a una auténtica planificación comercial.

Las citas ya confirmadas

Un comercial no siempre prepara su ruta a partir de un calendario vacío.

Puede tener ya varias citas confirmadas, a las que desea añadir visitas complementarias.

El motor debe entonces articular su organización en torno a estos compromisos.

Por ejemplo, si un comercial tiene tres citas fijas en su jornada, la optimización puede buscar otros establecimientos para visitar entre esas citas o en los huecos aún disponibles.

¿Cómo calcula una ruta un motor de optimización?

El funcionamiento de un motor de optimización se puede resumir en cuatro pasos.

1. Recopila los establecimientos y las restricciones

El motor comienza teniendo en cuenta los puntos de venta seleccionados, sus direcciones y los parámetros de planificación.

Identifica los días disponibles, los horarios de trabajo, la duración de las visitas y las posibles citas ya programadas.

Esta información constituye el punto de partida del cálculo.

2. Busca las visitas que se pueden organizar

A continuación, el motor evalúa las posibilidades de planificación.

En particular, debe determinar si una visita puede llevarse a cabo en el tiempo disponible, teniendo en cuenta el desplazamiento necesario y las demás citas.

Veamos un ejemplo.

Un comercial termina una visita a las 11:00 h. Tiene una cita confirmada a las 12:30 h en otro municipio.

Aunque haya una tienda muy cerca de su primer cliente, no siempre es posible añadirla a la planificación.

Aún hay que tener en cuenta la duración de la visita y el tiempo necesario para llegar a la siguiente cita.

Por tanto, el motor debe buscar combinaciones compatibles con la organización del día.

3. Compara diferentes organizaciones posibles

Varias rutas pueden cumplir con las mismas restricciones.

El motor busca entonces una organización que permita realizar el mayor número de visitas limitando al mismo tiempo los kilómetros recorridos.

Esta búsqueda implica tomar decisiones intermedias.

¿Conviene añadir un establecimiento adicional a costa de un desvío? ¿Es preferible programar dos tiendas cercanas el mismo día? ¿Se puede trasladar una visita a otro día para reducir los desplazamientos?

El motor examina diferentes posibilidades para construir una propuesta de planificación.

No garantiza necesariamente encontrar la mejor solución matemática absoluta, sino que busca una organización eficaz en función de los parámetros disponibles.

4. Propone una planificación de visitas

Una vez finalizado el cálculo, el comercial dispone de una propuesta de ruta.

Puede visualizar las visitas organizadas en su calendario y consultar su distribución geográfica en el mapa.

La planificación sirve como base de trabajo: permite al comercial preparar sus desplazamientos y comprobar que la organización propuesta se ajusta a sus prioridades.

¿Por qué utilizar un motor de cálculo en lugar de un sistema de reglas fijas?

Para organizar una ruta, un primer enfoque consiste en aplicar reglas sencillas.

Por ejemplo, agrupar las tiendas situadas en una misma zona, limitar los desplazamientos a una distancia determinada o repartir un número fijo de visitas al día.

Estas reglas pueden ayudar a estructurar una planificación, pero tienen un límite: no siempre permiten encontrar el mejor equilibrio cuando se combinan varias restricciones.

Pensemos en un comercial que debe visitar ocho establecimientos.

Algunos están cerca geográficamente, pero sus horarios de apertura no coinciden. Otros están más alejados, pero pueden visitarse entre dos citas ya confirmadas.

Una organización basada únicamente en la proximidad geográfica corre el riesgo de dejar pasar oportunidades interesantes.

Un motor de cálculo más avanzado puede examinar diferentes distribuciones y órdenes de visita para encontrar una solución coherente.

Esa es la ventaja de un solver o sistema de resolución, es decir, un mecanismo encargado de encontrar una solución a un problema que plantea múltiples restricciones.

Para el comercial, el proceso sigue siendo muy sencillo: selecciona sus establecimientos, introduce sus parámetros e inicia la optimización.

Es el motor el que se encarga de buscar una organización adaptada.

¿Cómo optimiza Sidely las rutas comerciales?

Sidely integra un motor de optimización de rutas directamente en su CRM de campo.

Permite a los comerciales estructurar sus planificaciones a partir de los establecimientos registrados en su cartera, sin tener que organizar manualmente cada desplazamiento.

1. Seleccionar los puntos de venta desde el mapa o el calendario

La optimización se puede iniciar desde dos áreas distintas.

Desde el mapa, el comercial puede seleccionar un área geográfica mediante la herramienta de selección e identificar los establecimientos que desea incluir en su ruta.

Este enfoque resulta especialmente útil para organizar una jornada de prospección o cubrir una zona geográfica concreta.

Desde el calendario, puede iniciar la optimización a partir de su planificación existente.

Este segundo método es ideal para los comerciales que ya tienen varias citas confirmadas y desean completar sus días con otras visitas.

2. Definir los parámetros de la ruta

Una vez seleccionados los establecimientos, el comercial introduce los parámetros necesarios para el cálculo.

Con Sidely, puede definir, entre otros aspectos:

• Su dirección de salida, obtenida directamente de su perfil.

• El número máximo de eventos por día.

• Su horario de trabajo, configurado por defecto de 8:00 h a 17:00 h.

• Una posible pausa para comer.

• La duración prevista para cada visita, a partir de una duración predeterminada.

• El número de días laborables y las jornadas excluidas.

• El periodo en el que desea organizar sus visitas.

• Los horarios de apertura de los puntos de venta, cuando estén registrados en el CRM.

Estos parámetros permiten adaptar la planificación a la organización del comercial y a las características de su cartera.

3. Organizar las visitas en torno a las citas existentes

Uno de los puntos fuertes del optimizador de Sidely es su capacidad para tener en cuenta las citas ya programadas.

Estos eventos se consideran compromisos prioritarios: el motor organiza las visitas complementarias en torno a ellos.

Tomemos como ejemplo a un comercial que tiene tres citas confirmadas a lo largo del día.

Desea aprovechar sus desplazamientos para reunirse con otros clientes, pero sin alterar las citas ya fijadas.

Al lanzar la optimización desde su calendario, puede buscar una organización de las visitas adicionales que respete sus compromisos previos.

Este método permite completar una planificación existente en lugar de reconstruir todo el día de forma manual.

4. Generar y visualizar la ruta

A partir de los establecimientos seleccionados y de las restricciones definidas, Sidely calcula una propuesta de ruta.

El objetivo es maximizar las visitas realizables reduciendo al mínimo los desplazamientos.

A continuación, el comercial puede consultar la organización propuesta en su calendario y visualizar sus desplazamientos en el mapa.

De este modo, dispone de una visión global de sus visitas y de su distribución geográfica.

Descubra la optimización de rutas con Sidely.

¿Por qué un optimizador no siempre selecciona la tienda más cercana?

Una ruta calculada automáticamente puede resultar sorprendente en ocasiones.

Imaginemos que un comercial visita una tienda y pasa muy cerca de un segundo establecimiento, situado a solo unos cientos de metros.

Sin embargo, esa segunda tienda no figura en su planificación del día.

¿Por qué?

Porque la cercanía geográfica no es más que un criterio entre muchos otros.

El motor puede descartar esa tienda si la duración de la visita supera el tiempo disponible, si sus horarios de apertura no coinciden con la franja horaria o si una cita confirmada impide encajarla en la jornada.

También puede ocurrir que sea inviable añadir todos los establecimientos seleccionados dentro del periodo establecido.

La función del optimizador no consiste en programar sistemáticamente las tiendas más cercanas, sino en buscar una organización coherente con el conjunto de restricciones indicadas.

¿Qué hacer si una ruta no se ajusta a lo esperado?

Cuando un establecimiento no queda integrado en la ruta, conviene revisar los parámetros utilizados.

¿Los horarios de trabajo son demasiado ajustados? ¿La duración media de las visitas es realista? ¿El número máximo de citas al día es lo bastante alto?

Asimismo, es importante comprobar las direcciones y los horarios de apertura guardados en el CRM.

En Sidely, el comercial puede ajustar determinados parámetros o modificar manualmente su planificación y, después, relanzar la optimización si su organización cambia.

Por lo tanto, un resultado imprevisto no significa necesariamente que el cálculo sea erróneo: también puede indicar la presencia de restricciones incompatibles con las visitas deseadas.

¿Se puede volver a optimizar una ruta tras un cambio en la planificación?

Una ruta comercial nunca es algo completamente inmutable.

Un cliente puede pedir un cambio de hora, una cita puede cancelarse o puede surgir una visita prioritaria a última hora.

En estos casos, puede ser necesario replantear la organización de los desplazamientos.

Con Sidely, el comercial puede consultar su ruta desde el calendario, ajustar sus visitas y volver a ejecutar la optimización para obtener una nueva propuesta de itinerario.

Por ejemplo, si se añade una cita en una zona que ya estaba cubierta, puede ser conveniente revisar el orden del resto de las visitas para reducir los trayectos adicionales.

De esta forma, la optimización se convierte en una herramienta tanto de ayuda a la planificación como de adaptación ante los cambios del día a día.

Puntos clave

Un motor de optimización de rutas no se limita a calcular el trayecto más corto entre varios establecimientos.

Analiza los destinos previstos, los tiempos de desplazamiento, los horarios laborales, la duración de las visitas y las citas ya existentes para buscar una organización coherente.

Su valor diferencial reside en su capacidad para procesar simultáneamente múltiples restricciones que resultaría lento y complejo comparar manualmente.

Para los comerciales de campo, el objetivo es claro: dedicar menos tiempo a organizar sus desplazamientos y contar con una planificación que les permita dedicar más tiempo a sus clientes.

Al integrar la optimización directamente en el CRM, Sidely facilita el paso de la selección de establecimientos a la preparación práctica de las jornadas sobre el terreno.