Cómo planificar y optimizar eficazmente una ruta comercial
¿Cómo organizar y optimizar una ruta comercial de manera eficiente? Criterios de priorización, herramientas de planificación y mejores prácticas para comerciales itinerantes.
En resumen
10 min de lectura
Un plan de ruta estratégico estructura la actividad comercial definiendo con precisión a quién, cuándo y en qué orden visitar a los clientes.
La optimización de las rutas maximiza la productividad y las ventas, al tiempo que reduce drásticamente los costes operativos y la fatiga de los equipos móviles.
El éxito se basa en una rigurosa priorización de las visitas, fundamentada en el potencial comercial, la frecuencia adecuada y los objetivos del momento.
Existen diversos métodos de sectorización, como la ruta en margarita, en trébol o en zigzag, según la extensión y la estructura del territorio.
El uso de herramientas especializadas en la optimización de rutas, en lugar de simples aplicaciones de navegación, es indispensable para garantizar una verdadera eficiencia operativa.
Para los profesionales sobre el terreno, la ruta comercial estructura la totalidad de la actividad diaria. Cada desplazamiento, cada cita y cada kilómetro recorrido tienen un impacto directo en el tiempo disponible, los costes incurridos y el rendimiento comercial.
Por esta razón, el diseño y la optimización de un plan de rutas comerciales no son una cuestión de comodidad, sino una decisión estratégica para cualquier actividad de campo.
En este artículo, profundizamos en el arte de la optimización de los planes de rutas comerciales con el fin de ofrecerle todas las claves para maximizar su eficiencia y alcanzar sus objetivos con éxito.
Ruta comercial: definición y marco conceptual
¿Qué es un plan de rutas comerciales?
El plan de rutas comerciales es una hoja de ruta (o una herramienta) que organiza, durante un periodo determinado (día, semana, mes), su agenda y el conjunto de sus visitas sobre el terreno, con el fin de maximizar el número de citas y, al mismo tiempo, racionalizar los gastos asociados y el tiempo de desplazamiento. En la práctica, un buen plan de rutas comerciales le indica a quién visitar, cuándo visitarlo y en qué orden (lógica geográfica y condicionantes humanos).
Un plan de rutas comerciales ayuda a estructurar la actividad de forma coherente y a priorizar las visitas de mayor importancia (potencial, urgencias, objetivos comerciales…), optimizando a la vez los desplazamientos y la cobertura del terreno.
El plan de rutas es el resultado. Es el documento “final” que acompañará a los profesionales en sus desplazamientos. Cuando nos referimos al proceso que permite construir, mejorar y ajustar este plan, hablamos entonces de optimización de rutas comerciales.
Objetivos de un plan de rutas comerciales
Un plan de rutas comerciales optimizado puede aportar numerosas ventajas a su empresa y a su equipo de ventas. Estos son algunos de los beneficios más importantes:
Maximización de la productividad: Un plan de rutas optimizado permite a sus representantes comerciales visitar un mayor número de clientes o clientes potenciales en el menor tiempo posible.
Reducción de costes: el coste de un comercial para la empresa dista mucho de limitarse a su remuneración. Restaurantes, hoteles, gastos de combustible… Todos los gastos se pueden racionalizar con una ruta optimizada.
Aumento de las ventas: permite a sus comerciales dedicar más tiempo a la venta y a la relación con los clientes en lugar de a la planificación y a los desplazamientos.
Mejora de la satisfacción del cliente: mediante visitas más regulares y previsibles, un plan de rutas optimizado mejora la satisfacción de los clientes al responder a sus necesidades con mayor rapidez.
Reducción del estrés y la fatiga: un plan de rutas bien organizado optimiza los tiempos de desplazamiento y minimiza los imprevistos, disminuyendo el estrés y la fatiga de sus comerciales itinerantes.
Gestión más eficaz del tiempo: menos tiempo en la carretera equivale a más tiempo dedicado a vender.
Adaptabilidad: un buen plan de rutas se puede ajustar en función de los cambios estratégicos de la empresa, de los clientes y del mercado.
¿Qué es una ruta comercial optimizada?
Una ruta comercial optimizada es una ruta de campo diseñada para maximizar el rendimiento comercial, teniendo en cuenta tanto los aspectos económicos y comerciales como las limitaciones operativas, y no solo la distancia o el tiempo de trayecto. Su objetivo es visitar a los clientes adecuados, en el momento oportuno y en el orden correcto.
Una ruta comercial pasa a estar optimizada cuando deja de basarse únicamente en los hábitos, en la proximidad geográfica o en un simple orden de citas. Hablamos de optimización de rutas comerciales cuando estas siguen una lógica de priorización (potencial comercial, frecuencia de visita adaptada, objetivos del momento, limitaciones del terreno…).
¿Cuáles son los principales tipos de rutas comerciales?
Para abarcar su territorio, dispone de varios métodos a la hora de estructurar su plan de rutas.
La ruta en margarita
El sector comercial se divide en zonas diferenciadas, abordándose cada una de ellas como un “pétalo”. Cada zona se recorre en bucle, lo que permite encadenar las citas hasta volver al punto de partida, es decir, la empresa o el domicilio del comercial.
Es la más adecuada para sectorizaciones limitadas y se presta bien a la planificación mensual, ya que permite “completar” un pétalo al día.
La ruta en trébol
La ruta en trébol sigue la misma lógica que la ruta en margarita, pero limita el número de zonas a 4.
Este modelo está especialmente adaptado a la organización semanal, en la que se dedican cuatro días a las visitas sobre el terreno y una jornada a la oficina para las tareas administrativas, de prospección y de organización.
La ruta en zigzag
La ruta en zigzag se utiliza generalmente para rutas en una zona extensa pero atravesada por una vía central, por ejemplo cuando un gran número de clientes se encuentra a ambos lados de una autopista.
El comercial itinerante comienza entonces por la cita más alejada de su base de prospección para encadenar todas las demás visitas en dirección a su punto de partida.
La ruta en espiral o caracol
Pensada también para cubrir territorios extensos, la ruta en caracol traza un plan de visitas en espiral desde el punto de partida, finalizando con la cita más lejana, a modo de caracol.
Ahora que conoce los diferentes tipos de rutas, analicemos los criterios para elegir la que mejor se adapte a sus necesidades.
Organización, planificación y optimización de rutas: ¿cuáles son las diferencias?
Antes de entrar en materia, me gustaría diferenciar los términos organización, planificación y optimización de rutas comerciales. A menudo se utilizan como sinónimos. Sin embargo, corresponden a tres niveles distintos y complementarios de estructuración de la actividad de campo. Comprender bien estas diferencias es esencial, especialmente a la hora de elegir las herramientas para sus colaboradores.
Organización de una ruta comercial
La organización de las rutas corresponde al trabajo de estructuración previo. Consiste en establecer el marco general de la actividad de campo, tales como:
la segmentación de clientes y clientes potenciales,
la definición de las reglas de frecuencia de visita.
Aquí la lógica es a largo plazo.
Planificación de una ruta comercial
La planificación de las rutas interviene una vez definida la organización. Consiste en construir de forma concreta el plan de rutas, es decir, decidir a qué clientes visitar, cuándo visitarlos, en qué orden y durante qué periodo (día, semana, mes).
La planificación transforma la organización (que es teórica) en agenda (que es operativa).
Optimización de una ruta comercial
La optimización de las rutas responde a una lógica a corto plazo, ya que consiste en mejorar de forma continua la organización y la planificación. La optimización se apoya en la priorización de las visitas, el análisis de los resultados de campo, el ajuste de los itinerarios y frecuencias, así como en la consideración de los imprevistos.
ajustes
mejora continua
Por qué la optimización de las rutas es un factor clave para los profesionales sobre el terreno
Para los profesionales sobre el terreno (comerciales, jefes de sector, técnicos, responsables de equipo), la ruta condiciona la productividad, la calidad del trabajo realizado y, por ende, su rendimiento. No es únicamente una palanca operativa, también es una palanca estratégica que permite actuar directamente sobre la facturación potencial.
Mejor gestión de la productividad y de los costes asociados;
Mayor control de las limitaciones del terreno;
Factor clave para el bienestar de los equipos de campo.
Paso 3: priorizar las visitas
La priorización es una etapa clave en la optimización de las rutas comerciales. Consiste en decidir entre los diferentes puntos de visita a partir de una puntuación sencilla, basada en criterios objetivos.
La puntuación puede tener en cuenta diversos criterios:
La tipología de su visita: implantación / control / con cita previa / o llamada de prospección;
La tipología de su cliente: sospechosos / clientes potenciales / clientes activos / clientes inactivos;
La ubicación del establecimiento;
Los datos comerciales de las últimas visitas: tasa de posesión / evolución de la facturación / evolución del sell-out / presencia de PLV / etc.;
La frecuencia de pedidos;
La frecuencia de visitas.
Por ejemplo:
Si realiza una visita de implantación de promociones, visitará a clientes activos con una DN y una DV importantes.
Si realiza una visita de control, visitará a los clientes activos con una frecuencia de visita baja.
Si realiza una visita de prospección, visitará a clientes potenciales.
Esta priorización permite concentrar los esfuerzos allí donde el impacto es mayor.
Paso 4: construir el itinerario y el plan de rutas
Una vez definidas y priorizadas las visitas, hay que construir concretamente el plan de rutas, es decir, organizar la secuencia de las citas para pasar más tiempo en las reuniones que en los desplazamientos.
En esta fase, la visualización cartográfica de los puntos de visita se convierte en una auténtica ventaja. Permite visualizar las zonas a cubrir, agrupar las visitas de forma inteligente y ajustar el orden de paso. Las herramientas especializadas en la optimización de rutas resultan especialmente útiles en esta etapa, ya que van más allá de las simples aplicaciones de mapas, a menudo limitadas a la navegación.
Le recomendamos recurrir a una solución de software diseñada en torno a la optimización de itinerarios, y no adaptada o improvisada para funcionar con aplicaciones de mapas de terceros. De hecho, soluciones como Google Maps o Excel no están diseñadas para alcanzar este nivel de rendimiento y optimización, y no podrán ayudarle a optimizar sus trayectos.
Contar con una visualización cartográfica supone una ventaja aún mayor si se acompaña de herramientas intuitivas, como el lazo, que le permite seleccionar más fácilmente sus tiendas o lugares de visita.
¿Qué herramientas utilizar para organizar y optimizar las rutas comerciales?
Para organizar, planificar y optimizar eficazmente las rutas comerciales, la elección de las herramientas desempeña un papel fundamental. No todas responden a las mismas necesidades ni al mismo nivel de madurez.
Herramientas de cartografía y navegación
Las aplicaciones de mapas (GPS, itinerarios) son útiles para desplazarse de un punto A a un punto B.
Lo que aportan:
cálculo de itinerarios,
estimación de los tiempos de trayecto,
ayuda a la navegación en tiempo real.
Sus limitaciones:
no tienen en cuenta los objetivos comerciales,
no integran el concepto de priorización,
no construyen planes de rutas a partir de criterios de negocio.
Son útiles durante la ruta, pero insuficientes para organizarla y optimizarla previamente.
Herramientas especializadas en la gestión de rutas comerciales
Las soluciones dedicadas a la gestión de rutas comerciales van un paso más allá. Permiten estructurar la actividad sobre el terreno de manera más coherente.
Por lo general, ofrecen:
una visualización cartográfica de los puntos de visita,
la elaboración de planes de rutas,
la optimización de trayectos,
la consideración de las limitaciones del terreno,
un mejor seguimiento de las visitas realizadas.
Estas herramientas son especialmente adecuadas para los profesionales de campo que deben gestionar:
zonas extensas,
un gran número de visitas,
frecuencias de paso variables.
Los CRM con planificación de rutas integrada
Algunos CRM integran funcionalidades de planificación y optimización de rutas.
Su principal ventaja:
centralizar los datos de clientes, visitas y rutas en un mismo lugar,
evitar la duplicación de datos,
alinear mejor el trabajo de campo con la estrategia comercial.
Permiten vincular directamente:
los objetivos comerciales,
el historial de visitas,
los planes de rutas.
Tabla comparativa de herramientas de planificación de rutas
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