Cómo la IA optimiza las rutas comerciales: del dato a la acción sobre el terreno

La inteligencia artificial ha irrumpido con fuerza en la vida de los equipos comerciales sobre el terreno: análisis de datos, preparación de visitas, smart selling, recomendaciones inteligentes, automatización y… organización y optimización de las rutas comerciales.

Los casos de uso concretos de la IA en las ventas son numerosos, por lo que en este artículo nos detendremos en un tema específico: cómo la inteligencia artificial puede ayudarle y hacerle ganar tiempo en la optimización de sus rutas comerciales, yendo mucho más allá de la simple organización logística.

La respuesta en este artículo.

¿Qué aporta la IA a la optimización de las rutas comerciales?

Al optimizar una ruta comercial, se responde al mismo tiempo a las siguientes preguntas: ¿A quién visitar? ¿Cuándo visitarlo? ¿Con qué frecuencia? ¿En qué orden? ¿Teniendo en cuenta qué objetivos? ¿Con qué limitaciones sobre el terreno?

Para unos pocos puntos de venta, una persona puede responderlas. Para organizar sus rutas todas las semanas, en decenas o incluso cientos de puntos de venta, ya no es posible. Entonces, la tecnología toma el relevo, pero las herramientas de planificación y optimización de rutas comerciales parten de una premisa clave: la lista de puntos de visita ya está definida.

Es en este punto donde la IA realmente marca la diferencia: la inteligencia artificial interviene antes, durante y después de la optimización de la ruta: mientras que una herramienta de optimización clásica trabaja sobre una lista dada, la IA integrada en una herramienta de optimización de rutas construye y prioriza la lista. La inteligencia artificial analiza la totalidad de la red cruzándola con el historial de ventas (sell-in y sell-out), las evoluciones recientes, las señales débiles, los datos de campo y el contexto comercial (promociones, lanzamientos…).

Cómo optimiza la IA las rutas comerciales en la práctica

La IA transforma los datos en prioridades sobre el terreno

Cuando sus comerciales realizan sus rutas, deben seleccionar los puntos de venta que van a visitar. Olvidémonos de las rutas basadas en la costumbre y tomemos el ejemplo de un gestor de punto de venta que selecciona sus tiendas en función de sus objetivos o datos.

O bien las selecciona manualmente, lo que puede llevarle tiempo y dar lugar a errores. En este caso, le aconsejamos que le haga leer este ebook sobre qué tiendas priorizar según los objetivos del mes.

O bien le ayuda a planificar adecuadamente sus rutas comerciales creándole vistas dinámicas. Como es poco habitual trabajar sobre la totalidad de la red a la vez, las vistas dinámicas permiten filtrar sus puntos de venta en función de criterios específicos (estado de la tienda, retraso de visita, frecuencias de visita, DN, facturación…), y encontrarlos más fácil y rápidamente. Pueden ser específicas para cada uno de sus comerciales y, por supuesto, evolucionan con el tiempo. Los resultados se muestran de forma dinámica a medida que aplica o modifica los filtros.

A partir de estas vistas, sus comerciales podrán organizar su ruta, eligiendo los puntos de venta según objetivos y necesidades específicas. La inteligencia artificial puede hacer este trabajo por usted. Analiza los datos procedentes de su CRM y de otras fuentes (si las ha conectado a su CRM), como los datos de paso por caja, para 1. identificar los puntos de venta con alto potencial o en declive, 2. detectar señales débiles (caída de la facturación, rotura de stock de un producto, baja DN…), 3. clasificar los puntos de venta por nivel de prioridad (urgentes, estratégicos, en riesgo…). La IA le dice concretamente a dónde ir y por qué.

Atención, sin embargo: al igual que un humano, la IA necesita datos y datos limpios. Si el dato recopilado es falso o está sesgado, lo que le proponga la IA también lo estará.

La IA propone rutas inteligentes

Si dispone de un optimizador de rutas, este le ayudará a tener el mejor itinerario posible según la geografía de sus puntos de venta. Optimizan el tiempo pasado en carretera, pero no tienen en cuenta necesariamente el peso del negocio ni las relaciones con la tienda.

La inteligencia artificial agrupará el conjunto de criterios que son importantes para usted:

• La ubicación de los puntos de venta

• El potencial de los puntos de venta

• La frecuencia ideal de visita

• Los objetivos comerciales del momento

• Las limitaciones personales del comercial

• Las limitaciones de la tienda y del jefe de sección

Esto le permite construir una ruta más equilibrada y más rentable. También puede, si se lo pide, diseñarle una ruta con pernoctaciones.

Para entender mejor cómo puede funcionar:

La IA se adapta continuamente según los resultados obtenidos

Hoy en día, si se cancela una cita, su comercial accede a su aplicación móvil y elimina la cita. Automáticamente, su agenda se modifica para reorganizar las visitas del día en consecuencia.

Sin embargo, y es normal, su gestor de punto de venta no puede revisar todos los puntos de venta que presentan un cambio en riesgo durante su ruta. La inteligencia artificial, sí. Cambio de objetivo, promoción no planificada que surge, problema logístico en un producto estrella… Tantas modificaciones de última hora que la IA puede tener en cuenta para ajustar en tiempo real o reordenar las prioridades para las próximas semanas.

La IA permite repartir mejor los esfuerzos entre los comerciales

La sectorización comercial es un auténtico desafío. Dividir bien los territorios exige conocer el terreno, a los equipos y paciencia. Pero en una profesión con una alta rotación, no siempre es fácil conocer bien a sus comerciales y su capacidad de trabajo. Ciertas zonas pueden acabar sobresolicitadas y otras olvidadas. Algunos comerciales van corriendo mientras que otros están poco cargados de trabajo.

La IA puede ayudarle en esta labor proponiéndole una redistribución de ciertos puntos de venta y, por tanto, de zonas, en función de las disponibilidades, del rendimiento y/o de la frecuencia de visita. Le ayuda a reequilibrar la carga de trabajo entre los miembros de su equipo.

En concreto, ¿cómo funciona la IA para optimizar las rutas comerciales?

Al leer este artículo, pensará que la inteligencia artificial permite muchas cosas, pero ¿cómo funciona en la práctica? El objetivo es mostrarle cómo se utilizan los datos, cómo se definen las prioridades y cómo se generan y luego se ajustan las rutas.

Paso 1: recopilación de datos comerciales

Como se mencionó anteriormente, la IA necesita datos fiables para trabajar. Es aquí donde sus comerciales desempeñan un papel clave y siguen siendo indispensables.

Para recomendarle las mejores rutas posibles, se apoyará en todos los datos disponibles en su CRM, es decir:

• Su base de clientes: tiendas, contactos, ubicación, estados, pedidos, sell-in…

• Su base de clientes potenciales: tiendas, contactos, ubicación, estados…

• Los objetivos de visita

• Las visitas pasadas: frecuencia, duración de la visita, objetivo de la visita…

• Las limitaciones de sus contactos: horarios de apertura de la tienda, preferencias, días laborables…

• Los datos recopilados por sus comerciales durante sus visitas, mediante auditorías: presencia del producto, presencia del expositor, importancia del punto de venta, tipo de punto de venta…

• Los datos analizados de las auditorías: DN, evolución de la DN, cuota de lineal, facturación…

• Los informes de visita

• Las limitaciones comerciales: número máximo de visitas/día, días en el terreno, zonas asignadas…

• Los datos externos vinculados a su CRM: ERP, sell-out…

Paso 2: Análisis de los datos comerciales

El trabajo de recopilación de la información y de integración está hecho. La inteligencia artificial ya puede cruzar los datos y analizarlos para identificar prioridades y urgencias. Para ello, puntuará sus puntos de venta calculando una puntuación de prioridad. He aquí un ejemplo no exhaustivo:

• Caída de facturación = +15 puntos

• No visitado desde hace 30 días = +10

• Promoción en curso por activar = +20

• DN baja en una sección clave = +15

A continuación, detectará anomalías, alertas u oportunidades:

• Visita perdida 2 veces

• Sin pedido a pesar de haber vendido la promoción

• Sell-out al alza

• Etc.

Paso 3: Elección de las tiendas a visitar

A partir del análisis, la IA creará una lista priorizada de tiendas a visitar por comercial. Esta lista suele ser demasiado larga para que el gestor de punto de venta pueda visitarlo todo en una semana. Por lo tanto, seleccionará únicamente las tiendas que merecen la pena ser visitadas.

Así es como funciona la inteligencia artificial:

• Filtra las tiendas según la puntuación de prioridad

• Aplica las reglas de frecuencia mínima por tipología predefinida. Por ejemplo, los hipermercados se visitan cada mes, las tiendas de proximidad cada dos meses…

• Excluye aquellas que acaban de ser visitadas o que no presentan ningún reto.

Paso 4: generación automática de la ruta

Esta es la última etapa, que es la visible para usted y sus equipos.

Una vez realizado el trabajo (que toma apenas un minuto de su tiempo), generará un plan de ruta optimizado, teniendo en cuenta el tiempo de desplazamiento, el itinerario, las pausas y las reglas de negocio y limitaciones personales (días de teletrabajo, horarios, zona asignada, medio de transporte…).

Una vez validada la ruta, se muestra automáticamente en la agenda de sus comerciales. Solo tienen que abrir su aplicación CRM el mismo día para desplazarse.

Paso 5: aprendizaje y ajuste

El trabajo itinerante no es más que un ciclo continuo. Por lo tanto, el comercial realizará su ruta y, a través de su aplicación CRM, recopilará nuevos datos. Todos estos datos vuelven al CRM para que la IA pueda utilizarlos y reevaluar sus prioridades en consecuencia.

De este modo, se encargará de:

• Analizar la calidad de las visitas

• Reevaluar los puntos de venta

• Proponer ajustes para las rutas siguientes

He aquí un esquema simplificado de cómo la IA optimiza sus rutas comerciales

1. Recopilación de datos (CRM, auditorías, ventas) ↓ 2. Análisis por IA y puntuación (prioridades, alertas, oportunidades) ↓ 3. Selección del objetivo de campo semanal ↓ 4. Planificación automática de rutas (geografía + estrategia) ↓ 5. Ejecución sobre el terreno (CRM móvil) ↓ 6. Reevaluación continua (bucle de IA)

¿Cuáles son las condiciones para que la IA optimice realmente las rutas?

Datos fiables, actualizados y explotables

Para que la inteligencia artificial aporte un verdadero valor añadido a la optimización de sus rutas comerciales, es indispensable que su CRM cuente con datos fiables, actualizados y explotables. La IA se basa por completo en la calidad de los datos que analiza. Si la información es incompleta, obsoleta o incoherente, las recomendaciones generadas también lo serán.

En la práctica, esto implica:

• datos de clientes y tiendas correctamente cumplimentados,

• informes de visita regulares y estructurados,

• indicadores comerciales seguidos en el tiempo,

• una disciplina mínima en la introducción de datos sobre el terreno.

Reglas de negocio claramente definidas

La IA necesita reglas de priorización explícitas para arbitrar correctamente. La inteligencia artificial necesita intervención humana para funcionar adecuadamente. Debe indicarle qué tipologías de clientes son prioritarias, qué frecuencia mínima de visita respetar, qué señales desencadenan una visita urgente o qué objetivos priman según el período. Sin una configuración básica (o un buen prompt), no comprenderá lo que usted desea.

Una adopción real por parte de los equipos

La IA solo optimiza lo que realmente se utiliza.

Por parte de los comerciales, el equipo de ventas debe seguir las rutas propuestas, registrar las visitas realizadas y entender el porqué de las recomendaciones. La IA solo es eficaz si se percibe como una ayuda y no como una imposición.

Por parte de la dirección, el director de ventas debe analizar los resultados (al menos al principio) y ajustar las reglas y prioridades a lo largo del tiempo para acotar adecuadamente el funcionamiento de la IA.

¿Cómo automatiza la IA de Sidely la optimización de rutas?

En Sidely, ofrecemos dos formas de automatizar sus rutas comerciales y, por tanto, de ahorrar tiempo.

O bien confía en la IA, que se encarga de organizar su ruta comercial. Para ello, indica el número de días que está disponible en la semana y Sidely selecciona las tiendas y le propone un itinerario optimizado.

O bien elige usted sus tiendas. En este caso, Sidely optimiza automáticamente su ruta y sus trayectos, teniendo en cuenta las pernoctaciones (si son necesarias), la división por jornadas, las limitaciones horarias de sus contactos y el orden de visita.

Si le interesa, ¡contáctenos!