¿Qué estrategia de optimización de rutas elegir?

Reducir los kilómetros recorridos, equilibrar sus jornadas, terminar más temprano o visitar a sus clientes prioritarios: no todos los comerciales itinerantes tienen los mismos objetivos al preparar su ruta.

Un responsable de zona que cubre un territorio extenso buscará tal vez limitar sus desplazamientos. Un comercial Horeca priorizará el número de visitas realizables en una zona. Un responsable comercial deseará, por su parte, repartir las citas de forma equilibrada a lo largo de la semana. Algunos aceptan pernoctar fuera, mientras que otros prefieren aumentar el número de kilómetros recorridos en un solo día.

La mejor ruta comercial depende tanto de los objetivos perseguidos como de los puntos de interés por visitar o de su organización personal.

Para responder a estas diferentes necesidades, los motores de optimización pueden proponer varias estrategias de cálculo. Pero ¿cómo funcionan? ¿Cuáles son sus ventajas y en qué situaciones conviene priorizarlas?

¿Qué es una estrategia de optimización de rutas?

Una estrategia de optimización de rutas corresponde a la prioridad que se le da al motor cuando organiza las visitas de un comercial.

Cuando un comercial selecciona varios puntos de interés, por lo general son posibles diferentes organizaciones.

Algunas permiten reducir los kilómetros recorridos. Otras reparten las citas de manera más homogénea o dan prioridad a determinados clientes.

Por lo tanto, el motor debe buscar un equilibrio entre varios objetivos.

Elegir una estrategia de optimización es indicar lo que se desea priorizar en la organización de sus desplazamientos.

Esta elección no sustituye a las restricciones de planificación.

Los horarios de trabajo, la duración de las visitas, los horarios de apertura y las citas ya confirmadas siguen siendo elementos esenciales a tener en cuenta.

La estrategia interviene para orientar el cálculo entre las diferentes organizaciones posibles.

¿Cuáles son las principales estrategias de optimización de rutas?

Existen varias formas de organizar una ruta comercial. Cada una responde a una necesidad particular.

1. Minimizar la ruta: reducir los kilómetros recorridos

La estrategia «minimizar de ruta» busca limitar la distancia total recorrida entre los diferentes puntos de interés. El objetivo es evitar desvíos e idas y vueltas innecesarias priorizando una organización geográfica coherente.

¿Cuándo elegir esta estrategia?

Es especialmente interesante cuando:

• El comercial cubre una zona geográfica extensa.

• Los clientes están alejados unos de otros.

• Los desplazamientos representan una parte importante del día.

• La reducción de kilómetros constituye una prioridad.

Tomemos el ejemplo de un comercial en la distribución de materiales que debe visitar a varios distribuidores repartidos en diferentes provincias. Al priorizar la reducción de distancias, puede buscar una organización que limite los desplazamientos entre las zonas de su sector.

A tener en cuenta: esta estrategia es adecuada cuando el objetivo principal es reducir los kilómetros recorridos. Sin embargo, no garantiza que las jornadas estén equilibradas en número de visitas o en duración.

2. Equilibrar las jornadas: repartir mejor la carga de trabajo

La estrategia «Jornadas equilibradas» busca repartir las visitas de manera más homogénea a lo largo del período planificado. Sin esta lógica, una optimización puede concentrar muchas citas en determinados días y dejar otros menos cargados.

El objetivo aquí es obtener una organización más regular.

¿Cuándo elegir esta estrategia?

Puede ser interesante cuando:

• El comercial desea mantener un ritmo de visitas relativamente estable.

• La ruta se extiende a lo largo de varios días o semanas.

• Los días son muy diferentes en cuanto a número de citas.

• El responsable comercial busca evitar una concentración excesiva de las visitas.

Imaginemos a un responsable de zona que debe realizar veinte visitas en una semana. En lugar de concentrar gran parte de sus citas en los primeros días, una estrategia de equilibrio puede buscar una distribución más homogénea.

A tener en cuenta: equilibrar las jornadas no significa necesariamente realizar exactamente el mismo número de visitas cada día. La duración de las citas, los desplazamientos y la disponibilidad de los clientes también influyen en el reparto.

3. Terminar temprano: priorizar jornadas que acaben antes

La estrategia «Terminar temprano» tiene como objetivo organizar las visitas de modo que se favorezca un final de jornada más temprano, cuando las limitaciones lo permitan. Puede resultar especialmente interesante para un comercial que desee terminar sus desplazamientos con tiempo suficiente para dedicarse a otras actividades.

¿Cuándo elegir esta estrategia?

Puede responder a varias situaciones:

• Reservar tiempo al final del día para el seguimiento comercial.

• Prever un espacio dedicado a informes o tareas administrativas.

• Evitar prolongar innecesariamente los desplazamientos.

• Adaptar la ruta a un día que incluya otros compromisos.

Tomemos el ejemplo de un comercial que debe realizar varias visitas por la mañana y a primera hora de la tarde, antes de dedicar el final de su jornada a preparar sus citas del día siguiente.

Una estrategia que priorice finalizar la ruta más temprano puede ser muy pertinente.

A tener en cuenta: esta estrategia busca propiciar un final de jornada más temprano, sin garantizar una hora de finalización idéntica cada día.

4. Prioridades primero: visitar a los clientes más importantes

No todos los clientes de una cartera tienen necesariamente el mismo nivel de prioridad.

Algunos puntos de interés presentan un potencial comercial importante. Otros requieren una visita urgente o no han sido visitados desde hace varias semanas.

La estrategia «Prioridades primero» busca favorecer los puntos de interés considerados prioritarios en la organización de las visitas.

¿Cuándo elegir esta estrategia?

Está especialmente indicada cuando:

• Determinados clientes deben ser visitados prioritariamente.

• El comercial desea recuperar retrasos en la frecuencia de visitas.

• Una campaña comercial atañe a una selección de puntos de interés.

• La cartera contiene más clientes de los que es posible visitar en el período.

Imaginemos a un responsable de zona de gran distribución que debe organizar sus desplazamientos en torno a tiendas estratégicas.

Puede comenzar identificando los puntos de interés prioritarios a partir de sus datos comerciales y, a continuación, utilizar esa prioridad para orientar la planificación.

A tener en cuenta: esta estrategia permite dar mayor peso a los objetivos comerciales en la organización de las visitas. No garantiza que todos los puntos de interés prioritarios puedan incluirse si las restricciones son incompatibles.

5. Sectores: agrupar las visitas por zona geográfica

La estrategia «Sectores» prioriza una organización de las visitas por zonas geográficas.

El objetivo es limitar los desplazamientos entre diferentes partes del territorio y favorecer una cobertura coherente de cada zona.

¿Cuándo elegir esta estrategia?

Puede ser pertinente cuando:

• La cartera cubre varias ciudades o provincias.

• Los puntos de interés están repartidos en zonas bien delimitadas.

• El comercial desea dedicar determinados días a sectores concretos.

• La cobertura geográfica constituye un factor importante.

Tomemos el ejemplo de un comercial HORECA que cubre varias áreas urbanas.

En lugar de multiplicar los desplazamientos entre estas ciudades a lo largo de la semana, una estrategia por sectores puede facilitar la concentración de las visitas en una misma zona.

A tener en cuenta: esta estrategia prioriza la coherencia geográfica. No obstante, puede generar una distribución de las jornadas distinta a la obtenida con una estrategia de equilibrio.

¿Cómo elegir la estrategia adecuada según sus objetivos?

No existe una estrategia universalmente mejor que las demás.

La elección depende de la cartera comercial, de la distribución geográfica de los clientes y de las prioridades del período.

Estas estrategias no son totalmente independientes.

Una ruta organizada por sectores también puede limitar los kilómetros. Una ruta que minimiza los desplazamientos a veces puede dar lugar a jornadas equilibradas.

La diferencia radica en el objetivo que el motor busca favorecer de forma prioritaria.

¿Por qué dos estrategias pueden producir rutas similares?

En determinadas situaciones, varias estrategias conducen a resultados muy cercanos.

Es el caso, en particular, cuando los puntos de interés están agrupados en una misma zona, los horarios de apertura son relativamente parecidos o las citas confirmadas dejan poco margen para reorganizar.

Por ejemplo, si un comercial debe visitar seis tiendas situadas en el mismo barrio, la estrategia «Minimizar la ruta» y la estrategia «Sectores» pueden ofrecer organizaciones comparables.

Por el contrario, cuando la cartera es amplia y las restricciones son numerosas, las diferencias pueden ser más significativas.

Por lo tanto, la elección de una estrategia no conlleva sistemáticamente un cambio radical en la planificación.

¿Por qué comparar varias estrategias antes de iniciar la ruta?

Cuando un comercial duda entre varios objetivos, comparar diferentes propuestas puede ayudarle a elegir la organización más adecuada.

Un modo de comparación permite calcular varias estrategias a partir de los mismos puntos de interés y de las mismas restricciones.

En el nuevo motor Sidely, este modo permite la comparación de tres estrategias en paralelo.

La ventaja es poder visualizar las consecuencias de las distintas opciones.

Por ejemplo, una ruta puede proponer menos kilómetros, mientras que otra reparte mejor las visitas durante la semana.

¿Qué indicadores comparar?

Para evaluar varias propuestas, resulta útil observar:

El número de visitas planificadas

¿A cuántos puntos de interés podrá acudir el comercial durante el período?

Los kilómetros recorridos

¿Qué distancia total representa la ruta?

El tiempo de trayecto

¿Cuánto tiempo se dedicará a los desplazamientos entre las visitas?

La distribución de las jornadas

¿Hay días especialmente cargados? ¿Otros disponen de huecos disponibles?

La cobertura de los clientes prioritarios

¿Están integrados en la planificación los puntos de interés más importantes?

La mejor propuesta no es necesariamente la que presenta la cifra más baja en un indicador aislado.

Es aquella que mejor se ajusta a los objetivos comerciales y a las limitaciones del período.

¿Qué otras opciones permiten personalizar una ruta comercial?

Más allá de la estrategia elegida, ciertos parámetros permiten adaptar todavía más la ruta a las realidades del terreno.

Rutas abiertas: terminar en un lugar diferente al punto de partida

En una ruta clásica, el trayecto suele crearse con regreso al punto de partida.

Sin embargo, este funcionamiento no se adapta a todas las situaciones.

Un comercial puede, por ejemplo, iniciar su jornada desde su domicilio y terminar en otra ciudad.

Una ruta abierta permite calcular la organización de las visitas sin imponer el regreso al punto de partida.

Esta opción puede resultar especialmente interesante cuando los desplazamientos forman parte de una organización de varios días.

La pausa para el almuerzo flexible

Una pausa para comer fijada a una hora concreta a veces puede complicar la organización de las visitas.

Una pausa flexible permite dar mayor libertad al motor para ubicar esta interrupción a lo largo de la jornada.

El objetivo es respetar la pausa buscando al mismo tiempo una organización coherente con las citas y los desplazamientos.

El límite máximo de kilómetros por día

Un comercial puede desear limitar la distancia recorrida diariamente.

El límite de kilómetros permite integrar esta restricción en la preparación de la ruta.

Esta opción puede ser útil especialmente para los equipos que cubren territorios extensos o que desean acotar los desplazamientos diarios.

No obstante, puede reducir el número de visitas realizables en determinadas jornadas.

Citas bloqueadas

Una cita confirmada constituye un compromiso que el motor debe tener en cuenta.

En Sidely, las visitas bloqueadas se mantienen como prioritarias durante la optimización.

Por ejemplo, si un comercial tiene una cita importante en una ciudad lejana, el motor puede organizar las demás visitas del día en torno a esa zona de destino.

Esto evita generar una planificación que multiplique innecesariamente los viajes de ida y vuelta.

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¿Cómo utiliza estas estrategias el nuevo motor de Sidely?

Sidely ha mejorado su motor de optimización de rutas para facilitar la preparación de los desplazamientos comerciales. Busca una organización de las visitas a partir de los puntos de interés seleccionados y de las restricciones indicadas.

Una selección de visitas más inteligente

Nuestro motor simplifica la preselección de las visitas. Localiza directamente los puntos de interés que pueden integrarse en la planificación teniendo en cuenta las limitaciones.

El objetivo es aprovechar mejor las oportunidades de visita sin depender únicamente de umbrales predefinidos.

Varias estrategias para responder a diferentes objetivos

El nuevo motor contempla distintas estrategias de optimización: reducción de kilómetros, equilibrio de las jornadas, fin de ruta anticipado, prioridad a los clientes importantes o agrupación geográfica.

Un modo de comparación permite asimismo contrastar varias estrategias entre sí para saber cuál se adapta mejor a usted.

Una mejor consideración de las restricciones de campo

Nuestro motor de planificación y optimización de rutas permite generar rutas más acordes con los compromisos y las restricciones reales de los comerciales.

• Las citas bloqueadas se conservan en la planificación, incluso cuando ocupan una duración considerable.

• Cuando una cita confirmada se encuentra lejos del punto de partida, el motor puede priorizar las visitas situadas en su zona de destino.

• Los horarios de apertura también se tienen en cuenta para evitar planificar una visita en una franja horaria incompatible.

Indicadores para comprender mejor su ruta

Sidely permite asimismo consultar las distancias y los tiempos de trayecto asociados a la ruta.

Esta información puede visualizarse a escala diaria, semanal o de la totalidad del período optimizado.

Aporta al comercial una mayor visibilidad sobre el tiempo dedicado a los desplazamientos y sobre la organización de su calendario.

¿Qué estrategia de optimización elegir? Puntos clave

La mejor estrategia de optimización depende, ante todo, del objetivo comercial que se persiga.

Minimizar los kilómetros permite dar prioridad a la reducción de los desplazamientos. Equilibrar las jornadas favorece una distribución más homogénea de las visitas. La estrategia «Prioridades primero» concede mayor peso a los clientes importantes, mientras que el enfoque por sectores prima la coherencia geográfica.

Sin embargo, ninguna estrategia puede eludir las limitaciones del terreno.

Los horarios de apertura, la duración de las visitas, las citas confirmadas y el tiempo disponible influyen en todo momento en el resultado.

El reto no consiste, por tanto, en encontrar una estrategia perfecta, sino en elegir la que mejor se ajuste a las prioridades comerciales del momento.

Con su nuevo motor de optimización, Sidely permite organizar las visitas a partir de las limitaciones reales de los equipos sobre el terreno y buscar una ruta coherente con sus objetivos.