Ein Business Dashboard ist ein Managementinstrument, das von Unternehmen zur Überwachung und Analyse der Leistung ihrer Geschäftsaktivitäten eingesetzt wird. Es bietet einen prägnanten und visuellen Überblick über die wichtigsten Leistungsindikatoren, die mit den geschäftlichen und finanziellen Zielen zusammenhängen. Es ermöglicht den Entscheidungsträgern, auf der Grundlage aktueller Daten in Echtzeit fundierte Entscheidungen zu treffen.
Aber das Erstellen von effektiven Dashboards kann langwierig und kompliziert sein. Deshalb sind wir bei Sidely der Meinung, dass es besser ist, einfache kommerzielle Dashboards zu entwerfen, um die kommerzielle Berichterstattung zu optimieren und die Steuerung der Aktivitäten zu verbessern.
Wir werden Ihnen daher in diesem Artikel erklären, wie Sie das tun können.
Ein Business Dashboard ist ein Instrument, mit dem die Vertriebsleistung eines Unternehmens (Makroebene) oder eines Teams (Mikroebene) visualisiert und verfolgt werden kann. Sie zeigt in der Regel Key Performance Indicators (KPIs) wie neue Verkäufe, Umsatz oder den Prozentsatz der Zielerreichung und bietet so einen Gesamtüberblick über die Vertriebsaktivitäten und die Verfolgung der Ziele.
Dieses "Vertriebs-Dashboard" besteht aus mehreren leicht verständlichen Tabellen, denen in der Regel auch Grafiken zugeordnet sind. Das Hauptziel besteht darin, Entscheidungsträgern - und manchmal auch Verkäufern - dabei zu helfen, strategische Entscheidungen auf der Grundlage konkreter Daten über die Geschäftstätigkeit zu treffen.
Die Form und Strukturierung der Daten kann einer vom Unternehmen festgelegten Vorlage entsprechen, die auf diese Weise die Tabellen verschiedener Abteilungen auf harmonisierte Weise zusammenstellt. Häufig vereinfacht - oder automatisiert - eine Software zur Vertriebsverfolgung (CRM) die Erstellung und das Ausfüllen der Berichtstabellen.
In jedem Fall sind Business-Dashboards wichtige Instrumente, die dabei helfen, die geschäftlichen Bemühungen an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten, die Leistung des Einzelnen und des Teams zu optimieren und auf der Grundlage konkreter Daten die richtigen Entscheidungen zu treffen. Es handelt sich also um echte Überwachungsinstrumente, die in Echtzeit oder in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden müssen, um die aktuellsten Daten widerzuspiegeln.
Verschiedene Personen müssen Business Scorecards erstellen, um ihre eigenen Ziele, die Ziele ihres/ihrer Teams/e und die Ziele der +1-Hierarchieebene zu verfolgen.
Die häufigsten Nutzer dieser Dashboards sind Vertriebsleiter, Vertriebsmanager und die Vertriebsmitarbeiter selbst, unabhängig davon, ob sie sesshaft (Telefonverkäufer) oder mobil (Außendienstmitarbeiter) sind.
Die folgende Tabelle zeigt die Hauptziele, die mit jeder dieser Rollen verfolgt werden.
Hier sind die verschiedenen Elemente, die man in einem Business Dashboard finden kann.
Dies sind die wesentlichen Messgrößen, mit denen die Vertriebsleistung verfolgt werden kann. Diese KPIs können je nach Unternehmen, Branche und vor allem je nach Art des betreffenden Teams variieren: Verkäufer im Innen- oder Außendienst, Teams im Vorverkauf oder zur Unterstützung des Verkaufs, Kundenbindung usw. Die KPIs werden in der Regel von den Mitarbeitern selbst festgelegt.
Es gibt jedoch einige unumgängliche Indikatoren, die alle Unternehmen im Auge behalten sollten. Im Folgenden bieten wir eine nicht erschöpfende Liste dieser Indikatoren an:
Es gibt also sehr viele Schlüsselindikatoren, die Sie je nach den Zielen, die Sie verfolgen, im Auge behalten sollten. Wie wir weiter unten sehen werden, empfehlen wir Ihnen zur Vereinfachung der Analyse, einige Hauptindikatoren zu identifizieren und sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist.
Daten werden häufig in Form von Diagrammen oder Tabellen dargestellt, um sie schnell und einfach zu verstehen. Kurven-, Balken- und Kreisdiagramme sowie Pivot-Tabellen werden häufig verwendet, um Trends und Vergleiche zu veranschaulichen.
Kommerzielle Dashboards enthalten in der Regel Indikatoren, die es ermöglichen, die Leistung mit der Vergangenheit zu vergleichen und so die Entwicklung der gesetzten Ziele zu verfolgen. So lässt sich feststellen, ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist, um seine Geschäftsziele zu erreichen.
Kommerzielle Dashboards liefern nicht nur Rohdaten, sondern bieten oft auch Analysen und Einsichten in Trends und Korrelationen zwischen verschiedenen KPIs. Dies hilft Entscheidungsträgern, die der Leistung zugrunde liegenden Ursachen zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
Der Vertriebsmitarbeiter oder Manager kann selbst Kontextelemente einbringen. Wenn Sie sich für eine einfache Form des Dashboards mit nur wenigen Zahlen entschieden haben, kann Ihre Analyse in die Berichts-E-Mail an Ihr Management oder in Ihre Recap-Präsentation eingefügt werden. Konzentrieren Sie sich dann in jedem Fall auf das Wesentliche und halten Sie sich kurz. Führungskräfte sind an Tabellen gewöhnt und haben keine Zeit, Romane zu lesen!
Eine große Anzahl von Indikatoren in einem Bericht darzustellen, neigt dazu, ihn komplizierter zu lesen und zu interpretieren.
Um die Leistungsanalyse zu vereinfachen, können Sie die Ergebnisverfolgung nach Art der Operationen unterteilen und für jede Operation einige Hauptindikatoren festhalten.
Hier sind einige Beispiele für Indikatoren, die nach Art der Missionen verfolgt werden sollten.
Sehen wir uns nun eine einfache Methode an, mit der Sie Ihr Tool zur Überwachung der Verkaufsleistung aufbauen können.
Konzentrieren Sie sich zunächst auf die wichtigsten Ziele des Unternehmens, z. B. den Umsatz oder die Anzahl der Kunden zu steigern, die Anschaffungskosten zu senken oder den Anschaffungszyklus zu optimieren etc.
Beispielsweise könnte ein Unternehmen, das seinen Verkaufszyklus verkürzen möchte, folgende Indikatoren verfolgen:
Überprüfen Sie die Durchführbarkeit der Berichterstattung und die Zuverlässigkeit der Daten, die verwendet werden sollen. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass die Daten aktuell und unverzerrt sind. Versuchen Sie dann, alles zu automatisieren, was sich automatisieren lässt, und ergänzen Sie es ggf. durch manuelle Maßnahmen, um fehlende Informationen nach oben zu holen.
Ein Dashboard muss einen klaren und unmittelbaren Überblick verschaffen. Deshalb sollten Sie unbedingt eine Übersichtsseite vorhalten, die Ihr Management in Sekundenschnelle verstehen und interpretieren kann.
Wenn nötig, fügen Sie Ihrer Tabelle Registerkarten hinzu, um tiefer gehende Informationen zu erhalten, z. B. Ergebnisse nach Vertriebsmitarbeitern, Regionen oder sekundären Indikatoren. Einige Unternehmen entscheiden sich auch dafür, den monatlichen Verlauf der Berichte beizubehalten, indem sie einen Monat pro Registerkarte beibehalten.
Mit modernen CRMs ist es recht einfach, verschiedene Formen auszuprobieren, vor allem, wenn die Software es Ihnen ermöglicht, per Drag & Drop Dashboards zu erstellen!
Es ist möglich, eine Qualitätsabteilung einzurichten. Diese kann darauf abzielen, dass das CRM oder ein anderes Tool, aus dem die Daten für das Reporting entnommen werden, korrekt ausgefüllt ist; in diesem Fall kann der CRM-Manager mit dieser Aufgabe betraut werden. In anderen Fällen kann die Vertriebsübersicht selbst Gegenstand einer inhaltlichen und formalen Überprüfung sein: Überprüfung der Formeln, Richtigkeit der Daten, Kohärenz der Ergebnisse, Relevanz der überwachten KPIs etc.
Das Erstellen und Versenden eines Dashboards muss zu konsequenten Maßnahmen führen: Es empfiehlt sich, Verkaufsbesprechungen zu ritualisieren, die die durch das Reporting ermittelten Metriken berücksichtigen. Diese Rituale können zwar schnell durchgeführt werden, sind aber für die Verkaufsanimation von grundlegender Bedeutung, da sie den Verkäufern das Gefühl geben, dass sie sich mit der Strategie befassen und sich ihre Ziele zu eigen machen.
Um einfach und effektiv zu bleiben, organisieren Sie Ihre Tracking-Tools logisch und vermeiden Sie es, Ihre Rituale zu verwirren.
Dazu ist es wichtig, das Business Dashboard nicht mit zwei anderen häufig im Vertrieb eingesetzten Instrumenten zu verwechseln.
Beispielsweise ersetzt das Business Dashboard nicht die Meldung der Prognose. Der "Previ" ist ein Animationsritual, bei dem die Vertriebsmitarbeiter ihrem Management am Monatsanfang mitteilen, was sie in derPipeline ( englisch:pipeline ) haben. Diese kurze Zeremonie ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern, ihren aktuellen Stand in Bezug auf die Geschäftsziele des laufenden Zeitraums klar und transparent darzustellen, und dem Manager, sich ein Bild von der Ausgangssituation zu machen. Der Vergleich der Ergebnisse mit dem Plan ermöglicht es, die Ereignisse des Zeitraums zu analysieren und Maßnahmen zu ergreifen.
Marken, die neu eingeführt werden, richten manchmal ein Dashboard für die Verkaufsförderung auf Excel oder Google Sheets ein. Diese Situationen sind vorübergehend, da die Unternehmen früher oder später erkennen, dass sie ein CRM für den Vertrieb benötigen, um die Erstellung von Vertriebsberichten zu erleichtern - und manchmal zu automatisieren - und viele der Fehler zu beseitigen, die mit der manuellen Dateneingabe verbunden sind.
Schließlich sollten Sie sich die Zeit nehmen, die richtigen Leistungsindikatoren in Ihrer Branche zu identifizieren. Hier sind zum Beispiel die verschiedenen Metriken, die Sie für eine Marke verfolgen sollten, die in großen Einzelhandelsketten vertreten ist :
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