Einfache Business-Dashboards: Alles, was Sie wissen müssen

Einfaches Business-Dashboard: Gute Praktiken

Margot Bonhomme
18. Juni 2024 - 6 Min. Lesen
Inhaltsverzeichnis

Ein Business Dashboard ist ein Managementinstrument, das von Unternehmen zur Überwachung und Analyse der Leistung ihrer Geschäftsaktivitäten eingesetzt wird. Es bietet einen prägnanten und visuellen Überblick über die wichtigsten Leistungsindikatoren, die mit den geschäftlichen und finanziellen Zielen zusammenhängen. Es ermöglicht den Entscheidungsträgern, auf der Grundlage aktueller Daten in Echtzeit fundierte Entscheidungen zu treffen.

Aber das Erstellen von effektiven Dashboards kann langwierig und kompliziert sein. Deshalb sind wir bei Sidely der Meinung, dass es besser ist, einfache kommerzielle Dashboards zu entwerfen, um die kommerzielle Berichterstattung zu optimieren und die Steuerung der Aktivitäten zu verbessern.

Wir werden Ihnen daher in diesem Artikel erklären, wie Sie das tun können.

Business Dashboard: Definition

Ein Business Dashboard ist ein Instrument, mit dem die Vertriebsleistung eines Unternehmens (Makroebene) oder eines Teams (Mikroebene) visualisiert und verfolgt werden kann. Sie zeigt in der Regel Key Performance Indicators (KPIs) wie neue Verkäufe, Umsatz oder den Prozentsatz der Zielerreichung und bietet so einen Gesamtüberblick über die Vertriebsaktivitäten und die Verfolgung der Ziele.

Dieses "Vertriebs-Dashboard" besteht aus mehreren leicht verständlichen Tabellen, denen in der Regel auch Grafiken zugeordnet sind. Das Hauptziel besteht darin, Entscheidungsträgern - und manchmal auch Verkäufern - dabei zu helfen, strategische Entscheidungen auf der Grundlage konkreter Daten über die Geschäftstätigkeit zu treffen.

Die Form und Strukturierung der Daten kann einer vom Unternehmen festgelegten Vorlage entsprechen, die auf diese Weise die Tabellen verschiedener Abteilungen auf harmonisierte Weise zusammenstellt. Häufig vereinfacht - oder automatisiert - eine Software zur Vertriebsverfolgung (CRM) die Erstellung und das Ausfüllen der Berichtstabellen.

In jedem Fall sind Business-Dashboards wichtige Instrumente, die dabei helfen, die geschäftlichen Bemühungen an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten, die Leistung des Einzelnen und des Teams zu optimieren und auf der Grundlage konkreter Daten die richtigen Entscheidungen zu treffen. Es handelt sich also um echte Überwachungsinstrumente, die in Echtzeit oder in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden müssen, um die aktuellsten Daten widerzuspiegeln.

Erleichterung der Betreuung von Vertriebsmitarbeitern und Managern

Verschiedene Personen müssen Business Scorecards erstellen, um ihre eigenen Ziele, die Ziele ihres/ihrer Teams/e und die Ziele der +1-Hierarchieebene zu verfolgen.

Die häufigsten Nutzer dieser Dashboards sind Vertriebsleiter, Vertriebsmanager und die Vertriebsmitarbeiter selbst, unabhängig davon, ob sie sesshaft (Telefonverkäufer) oder mobil (Außendienstmitarbeiter) sind.

Die folgende Tabelle zeigt die Hauptziele, die mit jeder dieser Rollen verfolgt werden.

Merkmale von Geschäften
Funktion Kaufmännische Leitung Kaufmännisches Management Roaming-Verkaufsmitarbeiter
Hauptziel Strategieerstellung: Festlegung der Verkaufsstrategien des Unternehmens, Bewertung der Gesamtverkaufsleistung, Ermittlung von Wachstumschancen und entsprechende Anpassung der Strategien. Teammanagement: Beaufsichtigung von Verkaufsteams im Tagesgeschäft, Beurteilung der individuellen Leistung der Teammitglieder, Ermittlung von Coaching- oder Schulungsmöglichkeiten und effiziente Verteilung der Ressourcen. Verfolgung persönlicher Ziele: Verfolgung der eigenen Leistung anhand der ihnen zugewiesenen numerischen Ziele.
Sekundäres Ziel Überwachung der Ziele: Überwachung der Fortschritte der Verkaufsteams bei der Erreichung der gesetzten Ziele und ggf. Eingreifen, um die Zielerreichung zu gewährleisten. Prozessoptimierung: Ermittlung von Engpässen in den Verkaufsprozessen und Arbeit an deren Lösung, um die Gesamteffizienz des Teams zu steigern. Qualitativ hochwertige Begleitung : Auf der Grundlage objektiver Elemente beurteilt und begleitet werden.

Elemente des kommerziellen Dashboards

Hier sind die verschiedenen Elemente, die man in einem Business Dashboard finden kann.

Key Performance Indicators (KPIs)

Dies sind die wesentlichen Messgrößen, mit denen die Vertriebsleistung verfolgt werden kann. Diese KPIs können je nach Unternehmen, Branche und vor allem je nach Art des betreffenden Teams variieren: Verkäufer im Innen- oder Außendienst, Teams im Vorverkauf oder zur Unterstützung des Verkaufs, Kundenbindung usw. Die KPIs werden in der Regel von den Mitarbeitern selbst festgelegt.

Es gibt jedoch einige unumgängliche Indikatoren, die alle Unternehmen im Auge behalten sollten. Im Folgenden bieten wir eine nicht erschöpfende Liste dieser Indikatoren an: 

  • Umsatz (CA) ;
  • Prozentuale Erreichung des CA-Ziels.
  • Gesamtzahl der Verkäufe ;
  • Anzahl der vereinbarten UND eingehaltenen Termine ; 
  • Unterschriftenrate ; 
  • Rentabilität der Dienstleistung oder des Geschäfts ;
  • Umwandlungsrate von Interessenten zu Kunden ;
  • Kundenbindungsquote (Treue/Verlängerungen) ;
  • Kundenakquisitionskosten (CAC) ;
  • Dauer des Verkaufszyklus (in Zeit oder Anzahl der Termine) ; 
  • Grad der Kundenzufriedenheit (z. B. Net Promoter Score) ; 
  • Zusätzliche Verkäufe, die über aktive Kunden getätigt werden.

Es gibt also sehr viele Schlüsselindikatoren, die Sie je nach den Zielen, die Sie verfolgen, im Auge behalten sollten. Wie wir weiter unten sehen werden, empfehlen wir Ihnen zur Vereinfachung der Analyse, einige Hauptindikatoren zu identifizieren und sich auf das zu konzentrieren, was am wichtigsten ist.

Visualisierungen und Grafiken

Daten werden häufig in Form von Diagrammen oder Tabellen dargestellt, um sie schnell und einfach zu verstehen. Kurven-, Balken- und Kreisdiagramme sowie Pivot-Tabellen werden häufig verwendet, um Trends und Vergleiche zu veranschaulichen.

Verfolgung von Zielen

Kommerzielle Dashboards enthalten in der Regel Indikatoren, die es ermöglichen, die Leistung mit der Vergangenheit zu vergleichen und so die Entwicklung der gesetzten Ziele zu verfolgen. So lässt sich feststellen, ob das Unternehmen auf dem richtigen Weg ist, um seine Geschäftsziele zu erreichen.

Analyse und Insights

Kommerzielle Dashboards liefern nicht nur Rohdaten, sondern bieten oft auch Analysen und Einsichten in Trends und Korrelationen zwischen verschiedenen KPIs. Dies hilft Entscheidungsträgern, die der Leistung zugrunde liegenden Ursachen zu verstehen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.

Der Vertriebsmitarbeiter oder Manager kann selbst Kontextelemente einbringen. Wenn Sie sich für eine einfache Form des Dashboards mit nur wenigen Zahlen entschieden haben, kann Ihre Analyse in die Berichts-E-Mail an Ihr Management oder in Ihre Recap-Präsentation eingefügt werden. Konzentrieren Sie sich dann in jedem Fall auf das Wesentliche und halten Sie sich kurz. Führungskräfte sind an Tabellen gewöhnt und haben keine Zeit, Romane zu lesen!

Vereinfachen Sie Ihre Tabellen

Eine große Anzahl von Indikatoren in einem Bericht darzustellen, neigt dazu, ihn komplizierter zu lesen und zu interpretieren.

Um die Leistungsanalyse zu vereinfachen, können Sie die Ergebnisverfolgung nach Art der Operationen unterteilen und für jede Operation einige Hauptindikatoren festhalten.

Hier sind einige Beispiele für Indikatoren, die nach Art der Missionen verfolgt werden sollten.

Merkmale von Geschäften
Telefonische Terminvereinbarung Feldverkäufer Zufriedenheit / Kundenbindung Lead-Generierung
Anzahl der Anrufe pro Tag / Anzahl der vereinbarten Termine / Prozentsatz der gesehenen Termine / Unterschriftenquote bei vereinbarten Terminen. Erzielter Umsatz / Prozent des Monats- und Quartalsziels / Anzahl der gesehenen RVs / Geschäftsvolumen (offener Umsatz). Anzahl der Anrufe pro Tag / Vermiedene Kündigungen / Geretteter Umsatz / Erfolgsquote / Net Promoter Score. Anzahl der generierten Leads / Umwandlungsrate durch Vertriebsmitarbeiter / Kosten pro qualifiziertem Lead / Return on Investment.

Wie man ein einfaches und effektives Business-Dashboard erstellt

Sehen wir uns nun eine einfache Methode an, mit der Sie Ihr Tool zur Überwachung der Verkaufsleistung aufbauen können.

Schritt 1: Gehen Sie vom Hauptziel aus

Konzentrieren Sie sich zunächst auf die wichtigsten Ziele des Unternehmens, z. B. den Umsatz oder die Anzahl der Kunden zu steigern, die Anschaffungskosten zu senken oder den Anschaffungszyklus zu optimieren etc.

Schritt 2: Identifizieren Sie die Indikatoren, die diesem Ziel entsprechen.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen, das seinen Verkaufszyklus verkürzen möchte, folgende Indikatoren verfolgen: 

  • Prozentualer Anteil der One-Shot-Unterschriften (nach RV1) ;
  • Durchschnittliche Anzahl der vor der Unterzeichnung durchgeführten RVs ;
  • Durchschnittliche Anzahl der pro Vertriebsmitarbeiter in einem Monat durchgeführten Vorstellungsgespräche.

Schritt 3: Identifizieren und bewerten Sie Datenquellen

Überprüfen Sie die Durchführbarkeit der Berichterstattung und die Zuverlässigkeit der Daten, die verwendet werden sollen. Dazu müssen Sie sicherstellen, dass die Daten aktuell und unverzerrt sind. Versuchen Sie dann, alles zu automatisieren, was sich automatisieren lässt, und ergänzen Sie es ggf. durch manuelle Maßnahmen, um fehlende Informationen nach oben zu holen.

Schritt 4: Finden Sie die ideale Präsentation

Ein Dashboard muss einen klaren und unmittelbaren Überblick verschaffen. Deshalb sollten Sie unbedingt eine Übersichtsseite vorhalten, die Ihr Management in Sekundenschnelle verstehen und interpretieren kann. 

Wenn nötig, fügen Sie Ihrer Tabelle Registerkarten hinzu, um tiefer gehende Informationen zu erhalten, z. B. Ergebnisse nach Vertriebsmitarbeitern, Regionen oder sekundären Indikatoren. Einige Unternehmen entscheiden sich auch dafür, den monatlichen Verlauf der Berichte beizubehalten, indem sie einen Monat pro Registerkarte beibehalten.

Mit modernen CRMs ist es recht einfach, verschiedene Formen auszuprobieren, vor allem, wenn die Software es Ihnen ermöglicht, per Drag & Drop Dashboards zu erstellen!

Schritt 5: Führen Sie eine Qualitätskontrolle ein

Es ist möglich, eine Qualitätsabteilung einzurichten. Diese kann darauf abzielen, dass das CRM oder ein anderes Tool, aus dem die Daten für das Reporting entnommen werden, korrekt ausgefüllt ist; in diesem Fall kann der CRM-Manager mit dieser Aufgabe betraut werden. In anderen Fällen kann die Vertriebsübersicht selbst Gegenstand einer inhaltlichen und formalen Überprüfung sein: Überprüfung der Formeln, Richtigkeit der Daten, Kohärenz der Ergebnisse, Relevanz der überwachten KPIs etc.

Schritt 6: Animieren und onboarden Sie die Sales (oder andere Stakeholder).

Das Erstellen und Versenden eines Dashboards muss zu konsequenten Maßnahmen führen: Es empfiehlt sich, Verkaufsbesprechungen zu ritualisieren, die die durch das Reporting ermittelten Metriken berücksichtigen. Diese Rituale können zwar schnell durchgeführt werden, sind aber für die Verkaufsanimation von grundlegender Bedeutung, da sie den Verkäufern das Gefühl geben, dass sie sich mit der Strategie befassen und sich ihre Ziele zu eigen machen.

💡 Achte darauf, dass du die Tracking-Tools nicht vermischt.

Um einfach und effektiv zu bleiben, organisieren Sie Ihre Tracking-Tools logisch und vermeiden Sie es, Ihre Rituale zu verwirren.

Dazu ist es wichtig, das Business Dashboard nicht mit zwei anderen häufig im Vertrieb eingesetzten Instrumenten zu verwechseln.

Vorausschauend

Beispielsweise ersetzt das Business Dashboard nicht die Meldung der Prognose. Der "Previ" ist ein Animationsritual, bei dem die Vertriebsmitarbeiter ihrem Management am Monatsanfang mitteilen, was sie in derPipeline ( englisch:pipeline ) haben. Diese kurze Zeremonie ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern, ihren aktuellen Stand in Bezug auf die Geschäftsziele des laufenden Zeitraums klar und transparent darzustellen, und dem Manager, sich ein Bild von der Ausgangssituation zu machen. Der Vergleich der Ergebnisse mit dem Plan ermöglicht es, die Ereignisse des Zeitraums zu analysieren und Maßnahmen zu ergreifen.

Dashboard zur Geschäftsanbahnung

Marken, die neu eingeführt werden, richten manchmal ein Dashboard für die Verkaufsförderung auf Excel oder Google Sheets ein. Diese Situationen sind vorübergehend, da die Unternehmen früher oder später erkennen, dass sie ein CRM für den Vertrieb benötigen, um die Erstellung von Vertriebsberichten zu erleichtern - und manchmal zu automatisieren - und viele der Fehler zu beseitigen, die mit der manuellen Dateneingabe verbunden sind.

Der Fall der spezifischen Industrien

Schließlich sollten Sie sich die Zeit nehmen, die richtigen Leistungsindikatoren in Ihrer Branche zu identifizieren. Hier sind zum Beispiel die verschiedenen Metriken, die Sie für eine Marke verfolgen sollten, die in großen Einzelhandelsketten vertreten ist : 

  • Digitaler Besitz (DN) nach Verkaufsstellen ;
  • Numerischer Bestand (NB) nach Handelsunternehmen ;
  • Digitale Verteilung (DN) ;
  • Realisierter Umsatz (sellout / sellin) ; 
  • Kassensturz und Bewertung ; 
  • Anzahl der in einem Monat vereinbarten Termine ;
  • Durchgeführte Geschäftsbesuche ;
  • Anzahl der aktiven Verkaufsstellen ;
  • Verfolgung der Ziele (Verkauf, Aktivität ...) ;
  • Jährliche Umsatzsteigerung im Vergleich zu den Zielen ;
  • HMV Wöchentliche Durchschnittsverkäufe ;
  • Letzte Aktivität der Geschäftsleute ;
  • usw.

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