CRM para directivos sectoriales: 7 situaciones de campo comparadas para elegir mejor tu herramienta

Chaque jour, en tant que commercial itinérant ou chef de secteur, vous affrontez la même réalité : de nouvelles références à vendre, des rayons ou points de vente à gérer, des promotions à négocier, des commandes à suivre… le tout, parfois, avec des outils silotés, un temps commercial compté et, des attentes de votre hiérarchie toujours plus fortes.

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Un casse-tête qui peut sembler lourd à porter, mais… qui n’est pas forcément obligatoire. Que se passerait-il si vous changiez d’approche ?

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Dans cet article, on compare 7 situations concrètes que vous vivez chaque semaine, en opposant trois méthodes : le système “débrouille”, un CRM générique, et un CRM “métier” conçu spécifiquement pour le terrain et vos besoins, pour vous aider à identifier ce que vous gagnez (ou perdez) selon l’outil que vous utilisez aujourd’hui, et comment un outil pensé pour votre métier peut transformer votre quotidien.

Organiser et optimiser votre tournée commerciale

Chaque semaine, vous avez plusieurs dizaines de magasins à gérer sur votre secteur. Vous devez décider quels points de vente visiter, dans quel ordre, et pour quelles priorités : rupture, mise en place promo, relance commande, conflit à gérer…

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Mais entre la pression du siège, le temps de route, et la réalité terrain, il est parfois difficile d’optimiser vos déplacements. Si vous perdez du temps sur des visites peu stratégiques, ou vous découvrez trop tard qu’un magasin prioritaire est passé entre les mailles, vous avez besoin de :

• Prioriser les magasins avec le plus fort enjeu OU qui correspondent à vos objectifs du moment ;
• Limiter les trajets inutiles ;
• Ne pas oublier les points bloquants du mois dernier.

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Sans outils ou logiciel dédié

• Vous planifiez vos tournées avec Google Maps ;
• Vous vous organisez sur Excel ou même avec un agenda papier ;
• Vos choisissez les magasins à visiter au “feeling” et trier les priorités à la main ;
• Les rendez-vous, urgences ou relances sont parfois oubliés, faute de suivi ;
• Vous n’avez pas de vision sur les magasins à risque ou ceux avec un fort enjeu business.

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Cela résulte par :

• Des tournées commerciales désorganisées, des visites peu rentables, des kilomètres parcourus sans impact réel ;
• Une préparation hebdomadaire chronophage et qui vous prend beaucoup de temps ;
• Le sentiment et la frustration de passer à côté de quelque chose d’important, sans pour autant pourvoir dire quoi.

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Avec un CRM classique

• Vous pouvez planifier vos visites, mais sans logique géographique ;
• Vous ne pouvez pas optimiser vos trajets et êtes obligés de croiser votre itinéraire avec Google Maps ;
• Vous n’avez accès à aucune aide à la priorisation des magasins selon vos enjeux réel du terrain (rupture, promo, DN…) ;
• L’interface est souvent lourde, pensée pour le back-office plutôt que pour le terrain.

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Ce qui a pour conséquences :

• Vous centralisez vos informations dans votre crm, mais passez encore trop de temps à organiser plutôt qu’à agir ;
• Les décisions sont faites à l’instincts, faute d’indicateurs ou de suggestions concrètes ;
• Votre tournée commerciale n’est pas optimisée : ni dans son impact commercial, ni dans son organisation logistique.

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Avec un CRM métier

• Vous visualisez sur une carte les magasins prioritaires, ceux en retard, ceux en dessous des objectifs, ceux avec un retard de commande, etc. ;
• Votre tournée commerciale de la semaine est générée automatiquement selon vos objectifs commerciaux, zone, priorités sur le terrain et contraintes géographiques ;
• Votre tournée commerciale de la semaine est optimisées automatiquement selon votre point de départ et arrivée de chaque jour, contraintes géographiques et sur le terrain ;
• Vous accédez en un clic et sur votre téléphone, à l’historique de chaque magasin : actions mises en place, compte-rendus, photos, commandes, relances, etc.

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Cela vous offre :

• Un gain de temps sur la préparation de vos tournées et sur la route ;
• Des visites alignées avec vos enjeux commerciaux du moment ;
• Une meilleure couverture de votre secteur.

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Faire un relevé de linéaire

Lors de vos visites, vous devez réaliser un relevé précis : présence des produits, nombre de facings, ruptures, positionnement, prix, état de la PLV… C’est une étape essentielle pour identifier les actions à mener et remonter l’état du rayon au siège.

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Mais entre la prise de notes sur papier, la photo envoyée par WhatsApp, et le reporting fait plus tard, vous perdez un temps précieux et vous risquez d’oublier ou d’inverser des informations.

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Vous avez donc besoin de :

• Collecter des données fiables et complètes ;
• Gagner du temps lors de vos relevés ;
• Transmettre les informations rapidement ;
• Centraliser les informations (photos, relevés, données…) au même endroit.

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Sans outils ou logiciel dédié

• Vous relevez les informations à la main, sur un carnet , sur note mobile ou dans Excel ;
• Vous prenez vos photos sur votre téléphone, que vous envoyez plus tard sur WhatsApp ou par email ;
• Vous regroupez l’ensemble de vos informations au même endroit en fin de journée ;
• Aucun suivi et calcul automatique n’est mis en place ;
• Avec une quantité importantes de relevés, vous vous y perdez.

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Ce qui résulte en :

• Des informations dispersées ;
• Des risques d’erreurs fréquents ;
• Aucune consolidation ni analyse possible sans un traitement manuel chronophage ;
• Du temps perdu en ressaisie, tri et reporting.

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Avec un CRM classique

• Vous pouvez saisir vos relevés via un formulaire générique, souvent long à remplir ;
• Vous travaillez sur ordinateur, support peu ergonomique pour les relevés en point de vente, ou sur tablette ;
• Vous avez besoin de réseau internet et n’avez pas accès à la synchronisation automatique ;
• Les photos ne sont pas associées automatiquement au point de vente ;

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Ce qui a pour conséquences :

• D’avoir ses données centralisées, mais avec une saisie encore chronophage ;
• Pas de grille adaptée à vos assortiments et enseignes ;
• Aucune donnée standardisée ;
• Un outil trop lourd qui ne répond pas au besoin réel ;
• Un faible engagement des commerciaux.

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Avec un CRM métier

• Le relevé est intégré dans le parcours de visite, rapide à remplir ;
• Les indicateurs qui ne changent pas sont déjà préremplis ;
• Les photos sont prises directement depuis l’application et automatiquement rattachées au bon point de vente et relevé ;
• Vous pouvez scanner les produits pour gagner du temps ;
• Vous travaillez sur téléphone ou tablette ;
• Les données sont envoyées instantanément au siège ;
• Vous n’avez pas besoin de réseau internet.

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Cela vous offre :

• Des relevés structurés et complet en moins de 5 minutes ;
• Des données fiables, exploitables, et visibles en temps réel ;
• Un gain de temps en magasin.

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Lancer une opération promotionnelle nationale

Le siège lance une opération nationale relayée en prospectus. Mais entre ce qu’il voit et ce qui se passe vraiment en magasin, l’écart peut être grand. Vous devez donc garantir que l’implantation est bien faite, dans les temps, avec le bon merchandising et les bons volumes, au bon endroit.

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Vous pouvez faire face à des contraintes, comme un chef de rayon qui n’est pas informé en amont, un problème de livraison, un problème de stock… Vous devez donc pouvoir réagir rapidement face aux problèmes sur le terrain, documenter vos actions et le tout, dans les temps impartis par votre direction.

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Vous avez donc besoin de :

• Identifier les magasins “à problèmes “ ou “dans le vert” dès les premières visites ;
• Suivre l’avancement de la mise en place sur votre secteur ;
• Remonter les informations rapidement.

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Sans outil ou logiciel dédié

• La liste des magasins vous est transmise par email ;
• Vous notez les visites à faire dans un fichier Excel ;
• Vous organisez votre tournée avec un système D et Google maps ;
• En magasin, vous prenez des photos avec votre téléphone et les envoyez sur WhatsApp ;
• Vous notez les informations observées par email ou sur papier ;
• Vous regroupez manuellement les informations en fin de journée.

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Ce qui résulte en :

• Des photos dispersées ;
• Une impossibilité de savoir où vous en êtes en temps réel ;
• Une difficulté d’identification des points de blocage durant la promotion ;
• Du temps perdu à compiler les informations et un manque de visibilité ;
• Une énergie dépensée pour rien.

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Avec un CRM classique

• Vous pouvez planifier vos visites mais sans lien direct avec vos campagnes promotionnelles ;
• Le reporting demandé est long et standardisé, sans personnalisation spécifique à la promotion ;
• Les photos sont ajoutées manuellement ;
• Le suivi des implantations est fastidieux et peut vous demander d’utiliser un outil tiers à votre crm.

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Ce qui a pour conséquences :

• Une meilleure centralisation des informations ;
• Une perte de temps en magasin liée au lenteur de l’application pas conçue pour le terrain ;
• Une difficulté à personnaliser les champs pour s’adapter au métier terrain ;
• Une difficulté à prioriser les actions.

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Avec un CRM métier

• Les magasins à visiter sont déjà ciblés selon l’historique, le potentiel ou l’enjeu de la promotion ;
• Le plan de tournée est optimisé automatiquement et visualisable sur carte ;
• Les chefs de secteur ont un rappel automatique de la promotion en cours en préparant leur visite ;
• Le relevé est personnalisé à la promotion pour un suivi optimisé ;
• Le relevé est automatiquement lié au point de vente, à la campagne promotionnelle et à l’enseigne ;
• Les informations sont remontées en temps réel.

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Cela vous offre :

• Un gain de temps sur chaque visite ;
• Zéro email ou photo perdue ;
• Un suivi instantané ;
• Une capacité à réagir dès les premiers jours ;
• Une meilleure exécution sur le terrain et un reporting facilité ;
• Aucun travail manuel.

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Prendre vos commandes clients et les faire signer

En rendez-vous, vous parvenez à faire valider une commande complémentaire ou le test d’une nouvelle référence. Pour la convertir, vous devez saisir cette commande sur le moment, éviter les erreurs administratives et obtenir une validation formelle (signature, accord, engagement).

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Sans outil adapté, vous devez noter à la main, faire signer un papier ou envoyer un mail de confirmation… ce qui ralentit le process, multiplie les risques d’oubli, complique le suivi et peut potentiellement résulter dans l’abandon de la commande.

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Sans outil ou logiciel dédié

• Vous notez la commande sur papier ou dans un excel ;
• Vous devez générer un bon de commande plus tard ;
• Vous envoyez post rendez-vous le bon de commande pour qu’il soit signé (en espérant qu’il le soit) ;
• Une fois la signature reçu, vous l’envoyez par email à votre ADV et logistique ;
• Vous rangez ensuite ce bon de commande dans un dossier, en espérant de vous rappeler où il est.

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Ce qui résulte en :

• Des risques d’erreurs, de pertes ou de non-suivi important ;
• Un délais important entre la validation et la signature, et le risque de manquer l’opportunité ;
• Aucune preuve en cas de litige ;
• Des problèmes dans la logistique et livraison, et des délais pas tenus ;
• Une charge de travail et mentale supplémentaire ;
• Un risque d’être perçu comme peu professionnel par votre client.

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Avec un CRM classique

• Vous créez une opportunité ou un deal à la main dans votre CRM ;
• Vous remplissez les produits et quantités ligne par ligne ;
• Vous copiez-collez les références depuis un catalogue ;
• Vous exportez et envoyez manuellement le bon de commande par email post-rendez pour qu’il soit signé (en espérant qu’il le soit) ;
• Une fois la signature reçu, vous l’envoyez par email à votre ADV et logistique.

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Ce qui signifie :

• Une saison numérique, mais sans automatisation ni fiabilité ;
• Une impossibilité de faire signer directement en rendez-vous (sauf si vous avez une imprimante portable) ;
• Un outil peu adapté au cycle de vente rapide en GMS et CHR.

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Avec un CRM métier

• Vous sélectionnez le point de vente dans votre appli mobile.
• Vous choisissez les produits dans un catalogue préconfiguré en fonction du réseau, du point de vente, de l’enseigne (si en GMS), de l’assortiment, etc. ;
• Vous renseignez les quantités et conditions (3+1, TG…) ;
• Vous faites signer votre interlocuteur directement sur l’écran, durant le rendez-vous ;
• Le bon de commande signé est automatiquement envoyé au format PDF, à votre ADV, logistique et client ;
• L’archivage est automatique et lié au point de vente concerné.

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Cela vous offre :

• Une commande sécurisée, validée et envoyée en moins de 3 minutes.
• Aucune ressaisie, aucun papier, aucune ambiguïté.
• Une preuve claire et professionnelle de l’accord.
• Un meilleur suivi des volumes commandés vs objectifs.

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Suivre ses objectifs et les utiliser pour optimiser ses ventes et actions commerciales

Vous avez des objectifs précis à remplir : volume à vendre, DN à atteindre, taux de mise en avant, taux de présence promotionnelle, etc. Pour les tenir, vous devez pouvoir suivre votre progression en temps réel et adapter vos priorités en conséquence.

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Mais dans la réalité, les données sont souvent décorrélées de votre quotidien, peu lisibles ou trop globales. Vous n’avez pas toujours les bons indicateurs pour ajuster vos priorités.

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Sans outil ou logiciel dédié

• Vous recevez vos objectifs par Excel ou email, une fois par semaine ;
• Vous comparez à la main vos performances ;
• Vous croisez vos chiffrez sans consolidation automatique.

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Ce qui résulte en :

• Des données peu exploitables ;
• Un décalage entre vos actions et les priorités ;
• Une difficulté à savoir où concentrer vos efforts.

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Avec un CRM classique

• Vous avez accès à un tableau de bord de vos performances mais global ;
• Votre outil ne fait pas le lien entre vos visites et l’impact sur les ventes ;
• Vous devez exporter les données pour les retravailler sur Excel.

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Ce qui signifie que :

• Vous n’avez pas d’aide concrète pour piloter vos objectifs par point de vente ;
• Vous avez une vue rassurante pour le siège mais qui n’aide pas vraiment à prioriser votre quotidien sur le terrain  ;
• Une vision trop macro et peu exploitable pour vous.

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Avec un CRM métier

• Vous visualisez en un clic votre progression sur chaque indicateur : DN, volume, promo, rupture, etc. ;
• Vous recevez des alertes : “DN en retard”, “aucune commande depuis 30 jours”, “promo non implantée” ;
• Vous pouvez ajuster vos tournées en fonction des magasins en difficulté.

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Cela vous offre :

• Un pilotage actif et orienté résultat ;
• Des visites plus stratégiques et mieux ciblées ;
• Une meilleure anticipation des risques, et une communication plus fluide avec le siège.

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Avoir une vue d’ensemble de son parc client

En tant que chef de secteur, vous gérez entre 100 et 200 magasins. Et pourtant, ils ne se valent pas tous : certains sont moteurs, d’autres à potentiel, d’autres encore posent problème. Pour piloter votre secteur avec efficacité, vous devez pouvoir visualiser en un coup d’œil l’état de votre parc, identifier les priorités, et adapter vos actions en fonction du profil de chaque point de vente.

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Sans cette vision claire, vous risquez de traiter tous les magasins de la même façon et donc, de manquer des opportunités de croissance ou négliger des signaux faibles.

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Vous avez donc besoin :

• Suivre l’activité, historique, actions passées pour chaque point de vente ;
• Avoir une segmentation claire de votre parc : top magasins, à potentiel, à risque, etc. ;
• Adapter la relation selon les besoins spécifiques de chaque point de vente.

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Sans outil ou logiciel dédié

• Vous avez des informations dispersées à plusieurs endroits : dans un carnet, un excel, votre tête, etc. ;
• Vous avez du mal à retrouver les informations ;
• Vous oubliez certains suivis, relances ou engagements que vous avez pris sur le terrain.

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Ce qui résulte en :

• Un pilotage à l’instinct, pas basées sur des données ;
• Un perte de temps pour retrouver les informations ;
• Aucune priorisation ni anticipation.

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Avec un CRM classique

• Vous consultez vos fiches clients avec des informations génériques ;
• Vous devez aller dans les commentaires pour avoir les informations spécifiques au métier ;
• Il peut être difficile de filtrer les points de vente selon les critères métiers.

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Ce qui signifie :

• Une organisation légèrement plus structurée, mais peu utile dans l’action ;
• Une difficulté à avoir une vraie stratégie différenciée magasin par magasin ;
• Une prise de décisions encore basée sur l’habitude ou le ressenti.

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Avec un CRM métier

• Pour chaque point de vente, vous pouvez afficher une fiche complète et dynamique : visites passées, anomalies, ventes, ruptures, facings, photos, etc. ;
• Directement sur votre carte, vous pouvez filtrez les magasins selon les critères de vos choix ;
• Vous pouvez enregistrer des vues dynamqiues pour retrouver plus facilement les magasins en alerte ou sous-performants ;

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Cela vous offre :

• Une gestion proactive de votre parc magasin ;
• Des décisions basées sur des données terrain concrètes ;
• Un plan d’action structuré et ciblé, magasin par magasin.

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Retrouver ses informations et notes

Vous arrivez dans un magasin que vous n’avez pas visité depuis plusieurs semaines. Avant même de saluer le chef de rayon, une question vous traverse l’esprit : Qu’est-ce que j’avais fait ici la dernière fois ? Aviez-vous lancé une promo ? Fait une commande ? Remonté une rupture ? Pris une photo d’un meuble ?

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Si vous devez fouiller dans vos mails, carnets ou souvenirs, vous perderiez du temps et en crédibilité. Pour rester efficace et professionnel, vous devez retrouver instantanément l’historique du point de vente.

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Vous avez donc besoin de :

• Retrouver rapidement ce que tu avais fait ou promis.
• Voir les photos précédentes, les dernières commandes ou problèmes remontés.
• Gagner du temps sans fouiller dans 5 applis.

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Sans outil ou logiciel dédié

• Vous cherchez dans vos notes, mails ou WhatsApp ce qui s’est passé lors de la dernière visite ;
• Vous retrouvez une photo perdue parmi 300 dans votre galerie ;
• Vous croisez les doigts pour que le chef de rayon s’en souvienne mieux que vous.

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Ce qui résulte en :

• Un historique difficile d’accès ou incomplet ;
• Un risque d’oublier une promesse ou de passer à côté d’un problème récurrent ;
• L’impression d’improviser, de repartir de zéro à chaque passage ;
• Une mémoire sur-sollicitée et une perte de temps.

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Avec un CRM classique

• Vous retrouvez les informations de contact facilement ;
• Vous devez fouiller dans vos notes pour retrouver l’historique de visite ;
• Les informations ne sont pas forcément liées au point de vente.

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Ce qui signifie que :

• Vous avez accès aux informations mais elles ne sont pas forcément au bon endroit ;
• La navigation peut être lente ;
• Vous avez besoin d’un accès à internet pour avoir les informations, ce qui est peu adapté au terrain.

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Avec un CRM métier

• Vous ouvrez la fiche magasin sur application mobile ;
• La première étape de votre visite (avant de remplir le relevé) est d’avoir un récap de la dernière visite. Vous avez donc accès en un clic à l’historique complet : dernières visites, anomalies, commandes, photos, commentaires ;
• Grâce à l’IA, le logiciel peut vous donner uniquement les informations importantes en fonction de l’objectif de la nouvelle visite ;
• Vous gagnez du temps à chaque visite ;
• Vous arrivez mieux préparé, vous ne posez pas deux fois les mêmes questions, vous montrez que vous suivez vos engagements. Vous renforcez donc la relation commerciale avec vos interlocuteurs magasins.

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