Argumentaires, grilles tarifaires, PLV, procédures, supports de visite… Les documents font partie intégrante du quotidien des équipes commerciales, en particulier sur le terrain. Pourtant, ils sont encore souvent dispersés.
La Gestion Électronique de Documents, dites GED, permet de remettre de l’ordre, à condition d’être bien pensée et bien intégrée aux usages métier.
Dans cet article, nous revenons sur ce qu’est réellement une GED, pourquoi elle prend tout son sens dans un CRM, et comment l’utiliser efficacement au quotidien, notamment pour les commerciaux itinérants.
La Gestion Électronique de Documents (GED) désigne l’ensemble des outils et des méthodes permettant de gérer les documents numériques.
Concrètement, une GED sert à centraliser et organiser les documents dans un espace unique, retrouver rapidement une information, contrôler et sécuriser l’accès aux documents, et gérer les versions et les mises à jour.
Elle s’applique à tous types de documents : PDF, Word, Excel, images, présentations, contrats, supports commerciaux, procédures, etc.
C’est une brique transverse, utilisée aussi bien par les équipes terrain que par le siège, et qui prend encore plus de valeur lorsqu’elle est intégrée aux outils métiers comme un CRM.
Une GED ne se limite pas à un espace de stockage. Contrairement à un simple drive elle structure les documents, elle gère les droits d’accès, elle contrôle les versions, et elle s’inscrit dans des processus métier.
C’est cette dimension organisationnelle qui fait la différence. La GED est directement intégrée dans le CRM, ce qui facilite son accès par les commerciaux terrain.
Avoir une GED native dans son CRM présente un intérêt concret, surtout lorsque les équipes travaillent avec beaucoup de documents et opèrent sur le terrain. Voici pourquoi.
Sans GED, les documents sont souvent dispersés.
Une GED intégrée au CRM permet de lier directement chaque document à un compte, un point de vente, une visite ou une opportunité.
Cela permet d’avoir qu’un seul outil à ouvrir (le CRM), avec une seule information (contextualisée) et moins de recherches (inutiles).
Sur le terrain, le commercial doit pouvoir retrouver rapidement :
Avec une GED native :
Ce dernier point permet d’éviter une surcharge d’informations pour les commerciaux, qui risquerait de brouiller leur discours et de ralentir leur capacité à trouver rapidement ce dont ils ont besoin.
Quand la documentation est gérée hors CRM, il est difficile de s’assurer que tout le monde utilise la bonne version, que les mises à jour sont bien prises en compte, et que les documents sensibles ne circulent pas librement.
Une GED intégrée permet de maîtriser les droits d’accès, et de remplacer un document sans le rediffuser manuellement. Les deux offrent un référentiel unique et fiable.
Une GED native n’est pas qu’un espace de stockage. Elle devient un outil de standardisation des pratiques.
Por ejemplo:
Les documents peuvent être intégrés aux parcours CRM, ce qui aide à aligner les équipes sur les mêmes méthodes, sans dépendre de l’expérience individuelle.
Pour les équipes encadrantes, une GED intégrée permet de diffuser rapidement de nouveaux supports, vérifier que les bons documents sont disponibles pour le terrain, et limiter les demandes récurrentes par email.
Concrètement, qu’est-ce-que cela apporte aux quotidien des forces de vente itinérantes ? C’est ce que nous allons voir ensemble dans cette partie, en reprenant le fil d’une visite standard.
L’objectif n’est pas de “stocker des fichiers”, mais de faire de la GED un outil opérationnel, utile aux commerciaux comme aux managers.
La première erreur consiste à importer des fichiers sans logique claire. Une GED efficace repose sur une structure simple et stable, pensée pour l’usage terrain.
Nous vous conseillons donc de créer des dossiers par typologie de documents (argumentaires, PLV, procédures, tarifs, formations…).
Limitez la profondeur des dossiers pour éviter la navigation complexe. Restons sur deux couches maximum.
Utiliser des noms explicites, qui soient compréhensibles sans contexte et par tous. Un commercial doit comprendre où chercher sans formation préalable.
Une GED prend toute sa valeur lorsqu’elle est connectée aux objets CRM. Nous vous conseillons donc de rattacher les documents aux points de vente concernés.
Cela évite les GED “fourre-tout” et permet au commercial de retrouver le bon document au bon endroit, sans chercher.
Un usage clé de la GED est la maîtrise des versions. Vous pouvez simplement remplacer un document sur la même URL : vos commerciaux conservent ainsi leurs accès, tandis que vous mettez à jour la version disponible. Ainsi, les commerciaux utilisent toujours la bonne version, sans se poser de question.
Pour cela, nous vous conseillons de mettre à jour un document existant plutôt que d’en créer un nouveau et de remplacer une version obsolète sans changer l’emplacement. Supprimez ou archivez les documents devenus inutiles.
Tous les documents ne doivent pas être accessibles à tout le monde. Nous vous conseillons donc d’utiliser les droits et rôles de votre CRM pour rendre les documents disponibles selon le profil ou rôle de l’utilisateur (commercial, manager, siège).
Si vous gérez plusieurs réseaux, nous vous conseillons de créer des accès différenciés. Votre force de vente CHR n’est pas intéressé par le planogramme GMS. Inversement, votre force de vente GMS n’a pas besoin des tarifs conseillés en B2B.
Cela sécurise l’information et évite les erreurs de diffusion.
Une GED bien utilisée n’est pas consultée “de temps en temps”. Elle est intégrée dans les routines commerciales.
Pour cela, formez vos commerciaux à son utilisation et faites-leur percevoir l’avantage et l’intérêt qu’ils ont à l’utiliser. Pour cela, il faut bien entendu suivre les points listés plus haut mais également avoir une GED accessible sur mobile et / ou tablette et qui répondent aux contraintes terrain. Une gestion documentaire uniquement accessible avec un réseau internet ne sera pas autant consultée qu’une qui fonctionne sans par exemple.
La GED doit devenir un réflexe et non une contrainte.
Une GED se dégrade vite si elle n’est pas pilotée.
Vous devez donc mettre en place :
Une GED propre est une GED utilisée.
