5 consejos para mejorar tu gestión del tiempo comercial

En teoría, todos disponemos del mismo tiempo para llevar a cabo nuestras tareas. Ahora bien, ¿por qué solemos tener la impresión de que nos falta? ¿A los demás les cuesta tanto utilizarlo con criterio?

No se preocupe: si la gestión del tiempo da tanto de qué hablar, es porque el problema nos afecta a todos. La buena noticia es que, ante esta realidad, ¡muchos se han puesto manos a la obra para solucionarlo!

En primer lugar, no percibimos el paso del tiempo de la misma manera: cuando lo necesitamos, se nos escapa… pero cuando queremos matarlo, se detiene. Para dominar el tiempo, no dejemos que triunfe el azar: seamos metódicos.

Como comercial, debe estructurarse y organizar su tiempo para incluir tantas citas como sea posible en su agenda, sin dejar de ser productivo y priorizando las acciones más determinantes. Del mismo modo, evite en la medida de lo posible realizar varias tareas al mismo tiempo para cuidar su concentración… ¡y resérvese tiempo para recargar energías y mantener una eficacia óptima a lo largo de todo el día!

Sobre el papel, esto se resume en pocas líneas… pero ¿cómo llevarlo a la práctica?

¡Prepárese para erradicar sus hábitos arraigados, por muy cómodos que sean!

Para ello, insistimos: sea metódico e implemente un plan de acción. De este modo, su situación mejorará con bastante rapidez y disfrutará de un extra de motivación, energía… ¡y éxitos comerciales!

Tengo 2 minutos de mi tiempo

¿Cómo organizarse como comercial?

A continuación verá en detalle 5 trucos que le ayudarán a ganar tiempo. Pero si tiene prisa, aquí tiene un resumen de nuestros consejos:

• Determine el impacto de sus acciones: Concéntrese en las tareas que generen el mayor impacto comercial. Utilice la ley de Pareto para identificar el 20 % de los esfuerzos que producen el 80 % de los resultados y priorice estas actividades.

• Trate todas sus tareas como proyectos: Cada tarea debe tener un objetivo claro, acciones específicas, plazos de entrega y recursos asignados. Esto transforma una lista de tareas en un conjunto de acciones coherentes y manejables.

• Establezca rutinas: Identifique las actividades que tienen el mayor impacto en su éxito comercial y conviértalas en rutinas diarias o semanales para mantener un ritmo de trabajo constante.

• Defina sus límites: Aprenda a decir "no" a las peticiones menos importantes para concentrarse en sus prioridades. Esto resulta crucial para una gestión eficaz del tiempo y de los recursos.

• Planifique su horario: Organice sus semanas y sus días con antelación, asignando un tiempo específico para cada tarea o actividad. Esto ayuda a evitar la pérdida de tiempo y a permanecer enfocado en los objetivos.

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Específicamente para los equipos de ventas sobre el terreno:

• Priorice sus tareas diarias: Comience por las tareas más importantes y urgentes, utilizando herramientas de gestión de tareas para mantenerse organizado.

• Planifique sus rutas: Utilice aplicaciones o herramientas GPS (integradas en Sidely) para optimizar sus desplazamientos y evitar los atascos, lo que le permitirá ganar tiempo y ser más eficiente.

• Utilice una herramienta de gestión CRM: Un CRM es esencial para hacer el seguimiento de las interacciones con los clientes y gestionar eficazmente su embudo de ventas.

• Optimice sus informes de visita: Con el fin de ganar tiempo y optimizar el tiempo dedicado a realizar sus informes durante las visitas a clientes, asegúrese de recopilar únicamente la información que le resulte útil. Invierta en una solución que le permita tomar notas en el móvil o la tableta, sin necesidad de conexión y con las ventajas que ofrecen estos soportes: notas por voz, deslizamiento táctil, captura de fotos integrada, adjuntos de documentos…

• Haga pausas: Las pausas periódicas son necesarias para mantener su energía y su concentración a lo largo de toda la jornada.

• Mantenga una actitud positiva: Una actitud positiva es crucial para superar los desafíos y mantenerse motivado. Concéntrese en los avances logrados hacia sus objetivos comerciales.

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Tengo 8 minutos de mi tiempo

Analice su gestión del tiempo durante una semana

Antes de cambiar sus hábitos, ¡primero hay que identificarlos! Para ello, debe responder a una pregunta sencilla: ¿qué actividades comerciales me exigen más tiempo?

¿Es la planificación de la ruta comercial? ¿O su optimización?

¿Es la recogida de datos sobre el terreno? ¿O la redacción de los informes tras las reuniones?

‍Durante una semana, divida su tiempo en bloques de una hora y, al final de cada hora, anote su progreso. Esto le permitirá comprender cuánto tiempo le lleva cada actividad comercial.‍

Para ayudarle, existen aplicaciones y herramientas de gestión del tiempo que le permiten medir fácilmente el tiempo dedicado a cada una de sus tareas. Puede recurrir, por ejemplo, al método Pomodoro.

Al finalizar su semana, haga un balance:

• ¿Qué ha logrado cumplir?

• ¿Dónde ha perdido el tiempo?

• ¿Qué tareas han requerido más tiempo del previsto y por qué?

A partir de esta base, podrá comprender sus áreas de mejora, fijarse objetivos y reorganizar su horario semanal. Puede, por ejemplo, dedicar más tiempo a las tareas que más tiempo consumen en los momentos en que haya sufrido menos interrupciones.

Este método de optimización del tiempo es el más eficaz porque parte de sus necesidades y no de un modelo supuestamente milagroso. Construya una planificación a su medida.

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Reduzca sus tareas de escaso valor añadido

A menudo, la gestión del tiempo se complica porque una multitud de tareas menos útiles, o incluso contraproducentes, termina entorpeciendo su día. Para ganar en eficacia y salir de este círculo vicioso, hágase las siguientes preguntas:

• ¿Se está centrando en los clientes potenciales incorrectos? ¿En las tiendas equivocadas?

• ¿Tiene que gestionar demasiadas tareas administrativas?

• ¿Tiene que rebuscar en sus correos electrónicos para averiguar el estado de sus acuerdos comerciales?

• ¿Se toma el tiempo suficiente para desconectar y estar preparado para tomar decisiones mejor fundamentadas?

• ¿Pasa demasiado tiempo en tareas no comerciales?

Tómese el tiempo necesario para formular sus respuestas y recordarlas. Recibir un recordatorio en los momentos en que sienta que el tiempo se le escapa suele ser muy beneficioso. ¡Volverá a tomar el control en un tiempo récord!

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Haga una limpieza a fondo en su horario de trabajo

El reto de la gestión del tiempo va mucho más allá de ganar productividad. Frente a una competencia cada vez más dura, variada y creativa, mantener un paso de ventaja resulta vital.

No considere este imperativo como una presión adicional… sino como la oportunidad de controlar mejor el curso de los acontecimientos. Va a recuperar el control y a ganar tranquilidad, no al revés. Defina sus prioridades.

Sus prioridades son dobles:

• optimizar su horario;

• mejorar la calidad de la interacción con sus clientes.

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Para lograrlo, estructure su semana a partir de una base sólida y reserve algo de tiempo para gestionar imprevistos y urgencias. En el mejor de los casos, podrá tomarse un respiro. El resto del tiempo, siempre saldrá ganando: ¡tendrá nuevas oportunidades para marcar la diferencia ante sus clientes!‍

Un poco de flexibilidad dentro de un entorno ordenado: esa es la clave del éxito…

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Cree su planificación y siga los objetivos fijados

¿Sabe cómo debe comenzar su jornada? Si la respuesta es negativa, le costará más empezarla. No deje margen a la improvisación. Una vez más, defina sus tareas y acciones comerciales prioritarias.

La víspera por la noche, dedique unos minutos a reevaluar o elaborar su lista de tareas pendientes. Así se preparará psicológicamente para realizarlas y las afrontará con mayor seguridad.

Identifique los momentos clave para interactuar con sus prospectos. Esta infografía revela que los miércoles y jueves son los días más propicios para las llamadas, habitualmente entre las 11:00 y las 12:00 y entre las 16:00 y las 17:00. Por lo general, esto coincide con los momentos de menor energía del día, en los que la gente pasa de una tarea a otra; por tanto, ¡no tiene nada de sorprendente!

En cuanto a sus clientes actuales, por lo general tendrá una visión más clara de su ritmo de trabajo. Apueste por la regularidad en sus reuniones recurrentes: facilitarán el desarrollo de su relación comercial.

¡Estos momentos clave de su semana le ayudarán a planificar el resto de su tiempo y a instaurar rutinas semanales que le aportarán mayor eficacia! La organización es su mejor aliada; le sacará rápidamente del apuro ante cualquier imprevisto, ya que mantendrá bajo control más aspectos de su jornada.

Transforme su productividad en prioridad: un enfoque comercial

Priorizar es esencial para ganar prioridad. Obviamente, usted ya lo sabe… Entonces, ¿cómo proceder?

Cuide los vínculos con sus clientes habituales

¿Sabe qué es lo que más aprecian sus clientes de su enfoque? ¿Tiene una idea precisa de su deseo de seguir colaborando con usted? ¿Qué propuesta les agradaría de verdad para dar el siguiente paso con ellos?

Sondee sus intenciones y realice una auténtica labor de investigación para anticiparse a sus deseos. No se marcharán si les hace la vida más fácil, sobre todo antes de que surja su próximo problema. Al anticipar las necesidades de sus clientes, observará un incremento en su satisfacción y un impacto positivo en el rendimiento de sus ventas recurrentes.

Optimice sus registros e informes

Auditoría de lineales, calificación del establecimiento, informe de visita… La lista de registros que hay que realizar puede ser muy larga, al igual que la cantidad de información que se debe recopilar. Sin embargo, este es uno de los errores más clásicos de la dirección comercial y uno de los motivos principales de la falta de compromiso de los comerciales hacia su CRM y otras herramientas.

En este punto, hay dos aspectos importantes que tener en cuenta. El primero es la estructura de su registro. El segundo concierne a la herramienta utilizada para recopilar la información.

Un formulario de registro debe ser lo más sencillo y rápido de completar posible. Por lo tanto, al elaborarlo, debe preguntarse: ¿esta información es primordial? Si la recopilo, ¿para qué me servirá? ¿Qué indica?

Asimismo, no compartimente sus registros: diséñelos para que sean completos. Pongamos un ejemplo: usted es delegado comercial y su objetivo está claro: realizar el seguimiento de las visitas y comprobar la correcta implantación de sus referencias en el lineal. Esto implica varias fases: preparación de la visita, auditoría del lineal, seguimiento de la PLV y del mobiliario, y posterior informe. En lugar de rellenar cuatro formularios distintos, cree un único registro que agrupe todos estos elementos. De este modo, evitará idas y venidas innecesarias entre pantallas… y un buen número de frustraciones.

Para ello, también es necesario contar con una solución que le simplifique verdaderamente la vida. Invierta en una herramienta pensada para el trabajo de campo, utilizable en el móvil o en la tableta, incluso sin conexión. Así se beneficiará de todas las funcionalidades necesarias: dictado por voz, toma de fotografías integrada, inserción de documentos… En un solo informe, centralizará toda la información de la visita. Si consideramos que los objetivos de número de visitas se incrementan año tras año, cada minuto ganado sobre el terreno cuenta.

Priorice sin esfuerzo gracias a su CRM

Un seguimiento eficaz de su actividad comercial, guiado por una herramienta específica, le ahorrará muchísimo tiempo. Despejará las dudas que le surgen al planificar su ruta, ya que sabrá con exactitud a quién contactar, cuándo y cómo. Además, encontrará todos sus datos en una plataforma dedicada y no volverá a perder tiempo registrando la información que marcará la diferencia. ¿Una cita cancelada a última hora?

Consulte sus datos para reaccionar de inmediato y no desperdiciar ese valioso tiempo.

Gracias a su CRM, distinga de forma inmediata qué tiendas y prospectos debe movilizar, qué clientes potenciales debe convencer y qué clientes requieren un seguimiento. Diseñe su plan de ruta para trazar el camino más directo hacia sus éxitos comerciales… La tecnología está de su lado, ¡aprovéchela!

Bonus: El poder de los hábitos… y mucho más

Seguramente haya oído hablar de este libro, un superventas en las estanterías dedicadas al desarrollo personal. Su promesa: cambiar un detalle para cambiarlo todo.

Es una promesa atractiva: un mínimo de esfuerzo, bien aplicado, le llevará al éxito. Todo cuenta: cuide su descanso alejándose de las pantallas una hora antes de dormir y levantándose a horas regulares. Su cuerpo se adaptará rápidamente a este ritmo y despertarse le resultará enseguida mucho más agradable. Tómese su tiempo para prepararse y evite las prisas, de lo contrario ya empezará con la sensación de que le falta tiempo.

Cuide también su condición física: una mente sana en un cuerpo sano, ¡ese debe ser su lema! Ahora bien, tampoco se imponga demasiada presión. La época actual nos empuja a controlar todos los aspectos de nuestra vida, como si fuera algo natural. Lo esencial es orientarse hacia este «estilo de vida saludable» sin perder el placer de hacer lo que le gusta. No persiga un estilo de vida que no se adapte a usted; adopte el que mejor le encaje. En cualquier caso, concédase momentos especiales para dedicarse a lo que verdaderamente disfruta.

La vida debe seguir siendo un juego; de lo contrario, deja de ser divertida.

Piense en podcasts, paseos o simplemente en el placer de descubrir algo nuevo para despejar la mente. Y si la inspiración no llega de inmediato, persevere y déjese sorprender por lo inesperado… Recuerde:

Un poco de flexibilidad dentro de un entorno ordenado: esa es la clave del éxito…