Gestión del tiempo: cómo mejorar el rendimiento del equipo comercial

¿Por qué sus comerciales solo dedican un tercio de su tiempo a vender? Esta pregunta puede parecer un cebo para atraer su lectura, pero representa una realidad que no siempre es agradable. Y con razón: la distribución del tiempo de trabajo de los comerciales es un tema de tensión en muchas empresas.

Que sus comerciales no dediquen el 100% de su tiempo a la venta no será, evidentemente, una sorpresa para usted. Sin embargo, es muy probable que el tiempo efectivo dedicado por sus equipos de ventas al desarrollo comercial esté muy por debajo de lo que imagina.

Entonces, ¿cuál sería su reacción si le dijera que sus comerciales pasan en realidad cerca de 2/3 de sus jornadas en actividades no relacionadas con la venta y, por consiguiente, que no generan ingresos?

¿Cómo se divide la actividad de un comercial?

En teoría, la actividad de un comercial se divide en cuatro momentos clave:

1. La búsqueda de oportunidades, es decir, identificar oportunidades comerciales mediante la prospección (búsqueda de nuevos clientes potenciales) o mediante la detección de necesidades en los clientes existentes (upsell/cross-sell);

2. La cualificación de las necesidades, es decir, comprender qué busca el cliente, cuáles son sus expectativas, sus problemas y sus objetivos. El objetivo es asegurarse de que su oferta o productos se adapten a las necesidades del cliente;

3. La preparación de la oferta, es decir, crear una propuesta comercial, determinar los precios, condiciones y plazos de entrega;

4. El cierre (closing) de la venta. Es el momento en el que su cliente va a tomar su decisión de compra.

Los desafíos de optimizar el rendimiento comercial

Jornadas contaminadas por tareas de bajo valor añadido

Ya sea la búsqueda de información, la concertación de citas o la realización de tareas administrativas (informes de reuniones, notas de gastos, actualizaciones de los sistemas de información…), la jornada de un comercial está contaminada por una multitud de tareas que afectan a su productividad y, a largo plazo, a su motivación.

En la mayoría de las empresas, los comerciales no tienen acceso a herramientas que les permitan organizar mejor su jornada y maximizar su tiempo de venta sobre el terreno. Esta premisa es preocupante, ya que la buena gestión del tiempo es la seña de identidad del buen comercial. Por lo tanto, es crucial para la empresa ayudar al comercial a reducir las tareas que supongan un freno a su productividad.

El acceso a la información, ¿el núcleo del problema?

El control y la difusión de la información son problemáticas importantes para las empresas. La falta de visibilidad sobre un cliente potencial o un cliente existente (historial de conversaciones, contratos anteriores, historial de pedidos…) supone para el comercial una carga de trabajo adicional que lo aleja de la venta. El comercial debe poder acceder fácilmente a toda la información que le permita priorizar sus acciones comerciales y maximizar su potencial de venta.

La continuidad de la información también debe ser una prioridad, ya que el éxito de muchas oportunidades dependerá del buen dominio de los datos de la empresa. Es inconcebible que usted o sus colaboradores puedan perder una venta porque un empleado esté enfermo o porque otro haya dejado la empresa sin haber compartido el historial de sus intercambios con un cliente o cliente potencial.

El CRM, catalizador de tensiones

Herramienta que a menudo cristaliza la mayoría de las tensiones entre el comercial y la dirección, el CRM suele ser señalado por el comercial como una de las principales causas de su pérdida de productividad.

Nunca está actualizado, requiere demasiado tiempo para completarlo, es demasiado complejo de usar… Las razones por las que un CRM es abandonado por los equipos de ventas son numerosas.

Previsto inicialmente como una herramienta de productividad (véase Por qué invertir en un CRM), un CRM mal utilizado puede llegar a ser contraproducente. La frustración que se deriva del uso de una solución inadecuada hace que el CRM sea percibido con mayor frecuencia por el comercial como un castigo y un medio de «seguimiento» de su actividad, y no como un aliado en su día a día.

No todos los sistemas generan este mismo resentimiento por parte de los comerciales; aquellos que permiten un seguimiento claro de sus ciclos de venta, de las oportunidades en curso y la posibilidad de vincular documentos son las herramientas más valoradas.

La movilidad, el día a día de su fuerza comercial

Como hemos visto anteriormente, la «simple» implementación de un CRM (un eufemismo, dado lo dolorosa que puede resultar la implementación de muchos sistemas) no es una respuesta sistemática a sus problemas.

Dado que la mayoría de los sistemas han sido pensados y diseñados para un uso sedentario, sus usuarios itinerantes no podrán beneficiarse de estas herramientas, que por tanto serán percibidas como un castigo. ¿Cuántas veces se han encontrado sus comerciales antes de una reunión, en su coche en el aparcamiento, con el portátil sobre las rodillas, compartiendo conexión con su teléfono y buscando desesperadamente cobertura para acceder a la base de datos de la empresa? ¿Cuánto tiempo han pasado volviendo a introducir sus informes de reuniones en sus sistemas de información por la noche en su casa o en el hotel? ¿Y qué hay de los días perdidos buscando recibos extraviados y gestionando notas de gastos?

Teniendo en cuenta la inversión y el tiempo que seguramente representará la implantación de un CRM, no puede permitirse que la solución desplegada sea abandonada por sus comerciales. Por tanto, será imprescindible realizar un balance de la situación y comprender bien sus necesidades.

6 acciones concretas a implementar para mejorar el rendimiento de los comerciales

1. Haga un balance de la situación

Antes de nada, es indispensable que realice una auditoría para entender con precisión qué tareas alejan a sus comerciales de la venta. Para llevar a cabo este diagnóstico, colabore con sus equipos: recopile y elabore una lista con sus comentarios, clasificándolos de más a menos recurrentes.

2. Replantee sus procesos

Los procesos de gestión de tareas administrativas rara vez siguen el ritmo del crecimiento de una empresa, y algunos de ellos pueden representar un cuello de botella para su desarrollo. ¿Sus comerciales dedican medio día a la semana a tramitar sus notas de gastos? ¡Quizás sea el momento de replantear la organización de su gestión!

3. Adopte las herramientas adecuadas

La tecnología y lo digital son sus mejores aliados. A pesar de la digitalización en el mundo profesional, la profesión de comercial de campo sigue siendo muy artesanal. ¿Está seguro de poner a sus equipos en las mejores condiciones dándoles acceso a herramientas que les ayuden a aumentar su productividad en el día a día?

Para ayudarle a determinar qué herramienta CRM se adapta mejor a su organización comercial, es importante plantearse varias preguntas clave.

4. «Less is better»

Elimine o automatice las tareas redundantes y que consumen mucho tiempo con bajo valor añadido. Es muy probable que un buen número de ellas puedan automatizarse, si no suprimirse, para liberar un tiempo valioso a sus colaboradores.

5. Forme a sus comerciales

La formación de sus colaboradores también es crucial para sacar lo mejor de sus comerciales. Ya sea en la gestión de su tiempo o en el uso de las herramientas de la empresa, sus colaboradores deben dominar los recursos corporativos a la perfección para evitar que su implicación decaiga.

6. Confíe en sus colaboradores

Las interferencias de la dirección y la «microgestión» pueden tener consecuencias nefastas no solo en la productividad de sus colaboradores, sino que también pueden contribuir a una pérdida de confianza y a una desmotivación que afectará notablemente a su rendimiento.

Las soluciones especializadas, clave de la productividad de sus equipos

Para optimizar la organización comercial de su empresa y permitir que sus comerciales maximicen el tiempo de venta, existen soluciones adaptadas a su día a día y a las realidades de su profesión.

En sus desplazamientos, sus equipos no tienen tiempo para introducir información superflua y buscan, ante todo, un asistente sencillo y eficaz que les permita seguir sin esfuerzo su pipeline de ventas. Necesitan un CRM disponible en el móvil.

La colaboración también es un factor clave de éxito para sus comerciales: chat, base de datos colaborativa, noticias compartidas, gestión documental... la solución de sus comerciales debe permitirles acceder a la información en cualquier lugar, en todo momento, con o sin conexión.

Aunque los desarrolladores de software han ignorado el terreno durante demasiado tiempo, poco a poco van apareciendo soluciones para los comerciales itinerantes con el objetivo de ayudarles a recuperar el entusiasmo y el interés por el uso del CRM.

Sidely es un software de fuerza de ventas «mobile first» (pensado y diseñado para el usuario móvil) que acompaña al comercial sobre el terreno, ya sea en prospección, en ruta de visitas o en ferias profesionales, para permitirle recuperar por fin el control de su día a día.