Informes de ventas: método y consejos para optimizarlos

Informes de ventas: métodos y consejos

Margot Bonhomme
11 de junio de 2024, lectura de 5 minutos

Toda actividad comercial necesita ser supervisada y evaluada. Para ello, las empresas establecen sistemas de información que permiten analizar lo que ocurre sobre el terreno (¡o en línea!) y aplicar medidas correctoras o de mejora. El objetivo es siempre facilitar la consecución de los objetivos comerciales y financieros.

Pero la elaboración de informes eficaces puede llevar mucho tiempo y ser compleja. Sidely está aquí para ayudarle.

Esto es lo que encontrará en este artículo : 

  1. Empezaremos por definir los retos de la información comercial;
  2. Veremos cómo crear los informes adecuados para usted, con un enfoque adaptado a su sector;
  3. Vamos a enumerar 10 consejos de dir co experimentados para garantizar una buena medición del rendimiento;

¿Qué es la información comercial?

La información comercial consiste en recopilar y analizar datos sobre las ventas de productos o servicios, con el fin de mejorar la estrategia comercial y alcanzar los objetivos financieros de la empresa.

Generalmente se elabora a petición de la dirección y está destinado a ella.

Los informes comerciales pueden cubrir : 

  • Nuevo negocio;
  • Ventas adicionales (cross selling o up selling);
  • Retención de clientes, o churn;
  • Actividad comercial global.

Esto implica la elaboración de cuadros de mando de ventas para analizar el rendimiento de las ventas y apoyar la toma de decisiones estratégicas.

Los objetivos de la información comercial suelen ser : 

  • Evaluar la eficacia del equipo de ventas en su conjunto ; 
  • Evaluar la eficacia individual del personal de ventas ;
  • Supervisar las tendencias de ventas e identificar nuevas tendencias; 
  • Elaboración de previsiones ; 
  • Identificar problemas en el proceso de venta;
  • Gestionar los recursos humanos y el presupuesto del departamento de ventas;
  • Mejorar su discurso y sus técnicas de venta; 
  • Consolidar los informes empresariales más amplios.

⚠️ Tenga cuidado de no confundir

Este informe de rendimiento se centra, por tanto, en los resultados de las personas y los equipos, lo que lo diferencia del informe de ventas, más adecuado para analizar operaciones que no requieren una acción de venta "humana", como las transacciones realizadas a través de un sitio de comercio electrónico u otros procesos de venta automatizados. 

Los informes de ventas también deben distinguirse del informe de ventas, también conocido como informe de visita, un documento que registra los puntos clave de un contacto con un posible cliente o cliente (contexto, temas tratados, oferta actual, próximos pasos previstos, etc.).

Cómo elaborar un informe de ventas

A continuación se indican algunos pasos importantes que deben seguirse para obtener buenos informes de ventas.

1) Definir los objetivos clave

Identifique los principales objetivos que desea alcanzar con sus informes. En general, se trata de destacar los elementos que le permitirán saber si la actividad comercial se ajusta a los objetivos financieros de la empresa. 

2) Elegir los KPI adecuados

Seleccione los KPI más relevantes que midan eficazmente el rendimiento de su actividad comercial. Podrían ser datos como las ventas mensuales, la tasa de conversión, la facturación por cliente, etc.

3) Recopilar datos de forma coherente

Asegúrese de recopilar datos de forma coherente y precisa. Utilice herramientas de seguimiento adecuadas y asegúrese de que todos los datos están actualizados y son fiables.

4) Análisis de tendencias y resultados

Una vez recopilados los datos, analícelos para identificar tendencias, puntos fuertes y puntos débiles de su empresa. Esto te ayudará a entender qué funciona bien y qué puede mejorarse.

5) Crear informes claros y concisos

Presente sus datos de forma clara y concisa, utilizando gráficos, tablas y visualizaciones para facilitar la comprensión de la información. Asegúrate de que tus informes destacan los puntos clave y las recomendaciones de actuación.

6) Revisar y ajustar

Revise periódicamente sus informes para asegurarse de que siguen siendo pertinentes y útiles. Si es necesario, ajuste sus KPI o el método de recopilación de datos para alinear mejor sus informes con sus objetivos empresariales.

→ Estas etapas forman un círculo virtuoso, representado en el diagrama siguiente.

Software y automatización de informes de resultados

Desde un punto de vista técnico, hay tres tendencias principales en la elaboración de informes de ventas.

Soluciones CRM

CRM son las siglas de Customer Relationship Management (gestión de las relaciones con los clientes). Se trata de un software saas para organizar la recopilación de datos de clientes, la gestión de ventas, el servicio de atención al cliente y las relaciones con los clientes. Existen soluciones genéricas, como Salesforce, Pipedrive y Hubspot, y soluciones específicas del sector, como Sidely, el CRM especializado para equipos de ventas móviles.

Inteligencia empresarial

El software de inteligencia empresarial (BI) es una aplicación diseñada para transformar datos brutos en información utilizable mediante la generación de informes visuales fáciles de entender. Por lo general, estas herramientas permiten extraer datos de diversas fuentes, centralizarlos en una base de datos y, a continuación, generar cuadros de mando interactivos. Algunos ejemplos son Tableau y Microsoft Power BI.

Hojas de cálculo

Por último, las empresas muy pequeñas a veces elaboran sus informes de ventas manualmente utilizando herramientas como Excel o Google Sheet. Esta práctica se ha vuelto poco frecuente, ya que las herramientas SAAS son ahora asequibles y fáciles de usar.

🔧 Cuando se trata de consolidar informes utilizando datos de diferentes herramientas informáticas y de software, ¡el tema de la integración de CRM pasa rápidamente a primer plano! Y con razón: es la mejor forma de ahorrar tiempo automatizando la agregación y estructuración de los datos de los informes. Aunque los editores de CRM suelen ofrecer integraciones con herramientas de terceros muy utilizadas por sus clientes, es posible que tenga que desarrollar programas específicos para conectarse a aplicaciones no compatibles. En este caso, hay que tener cuidado con la seguridad y la confidencialidad de los datos. Y no hay que olvidar que estos programas necesitan mantenimiento. Téngalo en cuenta a la hora de elegir sus herramientas de elaboración de informes.

Adaptar los informes de ventas a su sector

Ahora que hemos visto los aspectos básicos de los informes de ventas, es importante señalar que la definición de las cifras clave está estrechamente relacionada con su sector. Para obtener información relevante y utilizable, tienes que empezar por adaptar tus informes de ventas a tu sector.

Para comprender mejor la importancia de adaptar sus análisis, he aquí 3 casos típicos de sectores en los que es esencial tener en cuenta indicadores de rendimiento específicos.

Industria KPI específicos
Industria farmacéutica (representantes médicos) Número de visitas a profesionales sanitarios / Volumen de pedidos de las farmacias VS número de VR realizados a médicos de la misma región / Cuota de mercado por producto o categoría terapéutica Cuota de mercado por producto o categoría terapéutica /Market share by product or therapeutic category.
Bienes de consumo (venta directa) Número de demostraciones de productos realizadas / Índice de conversión de demostraciones en ventas / Volumen de ventas por canal de distribución (tiendas, eventos, etc.).
Venta de servicios B2B Número de reuniones de ventas organizadas / Índice de conversión de reuniones en contratos firmados / Valor de los contratos firmados por periodo.

Marcas en supermercados: cómo medir su rendimiento

Pero el sector más difícil de evaluar en términos de actividad comercial es sin duda el de las ventas en supermercados.

En primer lugar, porque los minoristas no comparten sistemáticamente las cifras de ventas por tienda con sus proveedores y, en segundo lugar, porque hay muchas explicaciones posibles para este rendimiento en los puntos de venta (abastecimiento, surtido, merchandising, competencia, promociones, etc.).

Por ello, la mayoría de las marcas envían a sus responsables de sector a recorrer las tiendas que distribuyen sus productos, para recabar información directamente de los lineales.

Además, hay muchos indicadores de resultados en el sector minorista: 

  • Propiedad digital (DtN) por punto de venta ;
  • Distribución digital (DN) ;
  • Ventas realizadas (sellout / sellin) ;
  • Número de citas concertadas en el mes ;
  • Visitas comerciales realizadas ;
  • Número de puntos de venta activos ;
  • Seguimiento de objetivos (ventas, actividad, etc.) ;
  • Crecimiento anual de las ventas en comparación con los objetivos ;
  • Ventas semanales medias (VMH) ;
  • Y así sucesivamente.

Para conseguirlo, es esencial que el personal de ventas esté equipado con un sistema CRM móvil para estanterías de exposición. Porque, como hemos visto, la relevancia de los informes de ventas depende ante todo de la calidad de los datos que contienen.

10 claves para elaborar informes de ventas eficaces

Terminemos con una lista de consejos para que sus informes sean eficaces y, sobre todo, tengan impacto.

  1. Definir objetivos claros: deben ser precisos, mensurables, fiables y reflejar el rendimiento esperado por la organización;
  2. Limitar los indicadores clave: un buen informe comercial se concentra en los indicadores esenciales. Un análisis más profundo se justifica por una corazonada o un problema inesperado. Pero tus informes comerciales deben ser fáciles de leer e interpretar;
  3. Automatizar la recogida de datos: mediante herramientas CRM o BI;
  4. Garantizar la calidad de los datos: la veracidad de los datos debe poder evaluarse a lo largo del tiempo. Conserve los datos de origen y, si es necesario, establezca controles de calidad periódicos; 
  5. Incorpore representaciones visuales: los gráficos y otras tablas facilitan la asimilación de las cifras clave;
  6. Análisis de tendencias y correlaciones: proporcionan información contextual que ayuda a comprender las tendencias y anticipar los movimientos futuros. La caída constante de las ventas de un producto en los últimos seis meses, ¿está relacionada con el mercado, con la falta de formación del personal de ventas, con el lanzamiento de productos de la competencia, etc.?
  7. Implicar a las partes interesadas: todos los equipos relacionados con las ventas están implicados: ventas, marketing, dirección, etc. Los comerciales están obligados a rellenar el CRM, y todos deben comprender la importancia de su contribución.
  8. Establecer un calendario regular de presentación de informes: la presentación de informes es un ritual necesario que debe planificarse y llevarse a cabo a tiempo;
  9. Compare los informes con las previsiones: a principios de mes, pida a los comerciales un desglose detallado de las ventas que esperan realizar. Esta "tubería" permite a los comerciales ser claros y transparentes sobre su progreso hacia el objetivo, y ofrece al director una imagen precisa de la situación. A final de mes, compare los resultados con las previsiones, para identificar las palancas del éxito o el fracaso;‍
  10. Aprovechar al máximo los análisis: la dirección debe trabajar la motivación y la autoridad a partir de los informes de ventas. Los vendedores necesitan saber que los resultados se tienen en cuenta y que su dirección actúa en consecuencia y de forma proporcionada, ya se trate de recompensar los resultados o de aplicar planes de acción para restablecer el rendimiento.
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