Jede Geschäftstätigkeit muss überwacht und bewertet werden. Zu diesem Zweck richten Unternehmen Berichtssysteme ein, um zu analysieren, was vor Ort (oder online!) passiert, und um Korrektur- oder Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Das Ziel ist immer, das Erreichen von Geschäfts- und Finanzzielen zu erleichtern.
Doch die Erstellung eines effektiven Berichtswesens kann langwierig und komplex sein. Sidely hat sich daher dieses Themas angenommen, um Ihnen zu helfen!
In diesem Artikel finden Sie Folgendes:
Bei der Geschäftsberichterstattung geht es darum, Daten über den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen zu sammeln und zu analysieren, um die Geschäftsstrategie zu verbessern und die finanziellen Ziele des Unternehmens zu erreichen.
Er wird in der Regel auf Wunsch der Vorgesetzten erstellt und ist für diese bestimmt.
Die Geschäftsberichterstattung kann sich auf :
Dann geht es darum, Handelsübersichten zu erstellen, um die Handelsleistung zu analysieren und die strategische Entscheidungsfindung zu fördern.
Die Ziele der Geschäftsberichterstattung sind in der Regel :
⚠️ Achtung, nicht verwechseln
Dieser Leistungsbericht befasst sich also mit den Ergebnissen von Einzelpersonen und Teams und unterscheidet sich damit vom Verkaufsbericht, der sich besser für die Analyse von Vorgängen eignet, die keine "menschliche" Verkaufsaktion erfordern, wie z. B. Transaktionen über eine E-Commerce-Website oder andere automatisierte Geschäftsprozesse.
Das Geschäftsreporting ist auch vom Geschäftsbericht zu unterscheiden, der auch als Besuchsprotokoll bezeichnet wird. Dieses Dokument gibt die wichtigen Elemente eines Kontakts mit einem Interessenten oder Kunden wieder (Hintergrund, besprochene Themen, aktuelles Angebot, geplante nächste Schritte usw.).
Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie für eine gute Geschäftsberichterstattung befolgen sollten.
Ermitteln Sie die wichtigsten Ziele, die Sie mit Ihrem Berichtswesen erreichen wollen. In der Regel geht es darum, die Elemente hervorzuheben, anhand derer sich feststellen lässt, ob die Geschäftstätigkeit mit den finanziellen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.
Wählen Sie die relevantesten KPIs aus, die die Leistung Ihrer Geschäftstätigkeit effektiv messen. Dazu könnten Daten wie der monatliche Umsatz, die Konversionsrate, der Umsatz pro Kunde usw. gehören.
Stellen Sie sicher, dass Sie Daten auf konsistente und genaue Weise sammeln. Verwenden Sie geeignete Monitoring-Tools und stellen Sie sicher, dass alle Daten aktuell und zuverlässig sind.
Wenn Sie Ihre Daten gesammelt haben, analysieren Sie sie, um die Trends, Stärken und Schwächen Ihrer Geschäftstätigkeit zu erkennen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, was gut funktioniert und was verbessert werden kann.
Stellen Sie Ihre Daten klar und prägnant dar und verwenden Sie Grafiken, Tabellen und Visualisierungen, um die Informationen leicht verständlich zu machen. Achten Sie darauf, dass Ihre Berichte die wichtigsten Punkte und Handlungsempfehlungen hervorheben.
Überprüfen Sie Ihre Berichte regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant und nützlich bleiben. Passen Sie ggf. Ihre KPIs oder Ihre Methode der Datenerhebung an, um Ihre Berichterstattung besser auf Ihre Geschäftsziele abzustimmen.
→ Diese Schritte bilden einen positiven Kreislauf, der im folgenden Schema dargestellt wird.
Auf technischer Ebene gibt es drei Haupttrends bei der Erstellung von Geschäftsberichten.
CRM ist die Abkürzung für Customer Relationship Management, was auf Deutsch mit Kundenbeziehungsmanagement (CRM) übersetzt wird. Es handelt sich um SaaS-Software, mit der Sie die Sammlung von Kundendaten, das Verkaufsmanagement, den Kundenservice oder auch die Kundenbeziehung organisieren können. Es gibt allgemeine Lösungen wie Salesforce, Pipedrive oder Hubspot und branchenspezifische Lösungen wie Sidely, das spezielle CRM für Außendienstmitarbeiter.
Business Intelligence (BI)-Software sind Anwendungen, die Rohdaten durch die Erstellung visueller, leicht verständlicher Berichte in verwertbare Informationen umwandeln sollen. Diese Tools extrahieren normalerweise Daten aus verschiedenen Quellen, um sie in einer Datenbank zu zentralisieren und dann interaktive Dashboards zu erstellen. Beispiele hierfür sind Tableau oder Microsoft Power BI.
Schließlich führen Kleinstunternehmen ihre Geschäftsberichte manchmal manuell mit Tools wie Excel oder Google Sheet durch. Diese Praxis ist selten geworden, da SAAS-Tools mittlerweile erschwinglich und einfach zu bedienen sind.
🔧 Wenn es um die Konsolidierung von Berichten mit Daten aus verschiedenen IT- und Software-Tools geht, kommt das Thema CRM-Integrationen schnell auf den Tisch! Und das aus gutem Grund: Sie sind der beste Weg, um Zeit zu sparen, indem sie die Aggregation und Strukturierung der Berichtsdaten automatisieren. Während CRM-Anbieter in der Regel Integrationen in Drittanbieter-Tools vorsehen, die von ihren Kunden massiv genutzt werden, kann es sein, dass Sie spezielle Programme entwickeln müssen, um eine Verbindung zu Anwendungen herzustellen, die nicht unterstützt werden. Dann ist Vorsicht geboten, was die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten angeht. Außerdem sollten Sie daran denken, dass diese Programme gepflegt werden müssen! Wenn Sie also Ihre Reporting-Tools auswählen, sollten Sie dies berücksichtigen.
Nachdem wir nun die Grundlagen der Geschäftsberichterstattung kennengelernt haben, ist es wichtig zu erwähnen, dass die Definition von Kennzahlen eng mit Ihrer Branche korreliert ist. Um relevante und verwertbare Informationen zu erhalten, müssen Sie daher zunächst die Geschäftsberichterstattung an Ihre Branche anpassen.
Um besser zu verstehen, wie wichtig es ist, Ihre Analysen anzupassen, finden Sie hier drei typische Fälle von Branchen, in denen es unerlässlich ist, spezifische Leistungsindikatoren zu berücksichtigen.
Aber die Branche, die den Preis für die am schwierigsten zu bewertende Geschäftstätigkeit gewinnt, ist zweifellos der Verkauf in großen Einzelhandelsgeschäften!
Erstens, weil die Einzelhändler ihren Lieferanten nicht systematisch die Verkaufszahlen pro Geschäft mitteilen, und zweitens, weil es für diese Leistung in den Filialen viele verschiedene Gründe geben kann (Beschaffung, Sortiment, Merchandising, Wettbewerb, Werbeaktionen usw.).
Das Ergebnis: Die meisten Marken schicken ihre Bereichsleiter auf Tour durch die Geschäfte, in denen ihre Produkte vertrieben werden, um direkt aus den Regalen Informationen zu erheben.
Darüber hinaus gibt es im Einzelhandel zahlreiche Leistungsindikatoren :
Dafür ist es unerlässlich, dass die Vertriebsmitarbeiter mit einem mobilen CRM zur Erfassung von Regalen ausgestattet sind. Denn wie wir gesehen haben, hängt die Aussagekraft eines Vertriebsberichts in erster Linie von der Qualität der Daten ab, aus denen er zusammengesetzt ist.
Schließen wir mit einer Liste von Tipps ab, die Sie beachten sollten, damit die Berichterstattung effektiv und vor allem folgenreich ist!
