Geschäftsberichterstattung: Methode, Tipps zur Optimierung

Geschäftsberichterstattung: Methoden und Tipps

Margot Bonhomme
11. Juni 2024, 5 Min. gelesen
Inhaltsverzeichnis

Jede Geschäftstätigkeit muss überwacht und bewertet werden. Zu diesem Zweck richten Unternehmen Berichtssysteme ein, um zu analysieren, was vor Ort (oder online!) passiert, und um Korrektur- oder Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Das Ziel ist immer, das Erreichen von Geschäfts- und Finanzzielen zu erleichtern.

Doch die Erstellung eines effektiven Berichtswesens kann langwierig und komplex sein. Sidely hat sich daher dieses Themas angenommen, um Ihnen zu helfen!

In diesem Artikel finden Sie Folgendes: 

  1. Wir beginnen damit, die Herausforderungen des kommerziellen Berichtswesens zu definieren;
  2. Wir werden sehen, wie Sie die Berichterstattung erstellen können, die zu Ihnen passt, mit einem adaptiven Ansatz, der mit Ihrer Branche in Verbindung steht ;
  3. Wir listen 10 Tipps von erfahrenen Dir Co auf, um eine gute Leistungsmessung zu gewährleisten;

Woraus besteht die Geschäftsberichterstattung

Bei der Geschäftsberichterstattung geht es darum, Daten über den Verkauf von Produkten oder Dienstleistungen zu sammeln und zu analysieren, um die Geschäftsstrategie zu verbessern und die finanziellen Ziele des Unternehmens zu erreichen.

Er wird in der Regel auf Wunsch der Vorgesetzten erstellt und ist für diese bestimmt.

Die Geschäftsberichterstattung kann sich auf : 

  • Die neuen Verkäufe (new biz) ;
  • Zusatzverkäufe (Cross Selling oder Up Selling) ;
  • Kundenbindung oder Abwanderung (Churn) ;
  • Geschäftstätigkeit insgesamt.

Dann geht es darum, Handelsübersichten zu erstellen, um die Handelsleistung zu analysieren und die strategische Entscheidungsfindung zu fördern.

Die Ziele der Geschäftsberichterstattung sind in der Regel : 

  • Bewerten Sie die Effektivität des gesamten Verkaufsteams ; 
  • Die individuelle Effektivität von Verkäufern bewerten ;
  • Verfolgung der Verkaufsentwicklung und Feststellung von Trends ; 
  • Erstellung von Prognosen ; 
  • Schwierige Punkte im Verkaufsprozess identifizieren ;
  • Steuerung der HR und des Budgets der kaufmännischen Abteilung ;
  • Verbesserung der Verkaufsgespräche und -techniken ; 
  • Konsolidierung einer umfassenderen Berichterstattung über Aktivitäten.

⚠️ Achtung, nicht verwechseln

Dieser Leistungsbericht befasst sich also mit den Ergebnissen von Einzelpersonen und Teams und unterscheidet sich damit vom Verkaufsbericht, der sich besser für die Analyse von Vorgängen eignet, die keine "menschliche" Verkaufsaktion erfordern, wie z. B. Transaktionen über eine E-Commerce-Website oder andere automatisierte Geschäftsprozesse. 

Das Geschäftsreporting ist auch vom Geschäftsbericht zu unterscheiden, der auch als Besuchsprotokoll bezeichnet wird. Dieses Dokument gibt die wichtigen Elemente eines Kontakts mit einem Interessenten oder Kunden wieder (Hintergrund, besprochene Themen, aktuelles Angebot, geplante nächste Schritte usw.).

Wie man ein Geschäftsreporting erstellt

Hier sind einige wichtige Schritte, die Sie für eine gute Geschäftsberichterstattung befolgen sollten.

1) Definieren Sie die wichtigsten Ziele

Ermitteln Sie die wichtigsten Ziele, die Sie mit Ihrem Berichtswesen erreichen wollen. In der Regel geht es darum, die Elemente hervorzuheben, anhand derer sich feststellen lässt, ob die Geschäftstätigkeit mit den finanziellen Zielen des Unternehmens übereinstimmt. 

2) Die richtigen KPIs wählen

Wählen Sie die relevantesten KPIs aus, die die Leistung Ihrer Geschäftstätigkeit effektiv messen. Dazu könnten Daten wie der monatliche Umsatz, die Konversionsrate, der Umsatz pro Kunde usw. gehören.

3) Daten konsistent sammeln

Stellen Sie sicher, dass Sie Daten auf konsistente und genaue Weise sammeln. Verwenden Sie geeignete Monitoring-Tools und stellen Sie sicher, dass alle Daten aktuell und zuverlässig sind.

4) Trends und Leistungen analysieren

Wenn Sie Ihre Daten gesammelt haben, analysieren Sie sie, um die Trends, Stärken und Schwächen Ihrer Geschäftstätigkeit zu erkennen. Dies hilft Ihnen zu verstehen, was gut funktioniert und was verbessert werden kann.

5) Erstellen Sie klare und prägnante Berichte.

Stellen Sie Ihre Daten klar und prägnant dar und verwenden Sie Grafiken, Tabellen und Visualisierungen, um die Informationen leicht verständlich zu machen. Achten Sie darauf, dass Ihre Berichte die wichtigsten Punkte und Handlungsempfehlungen hervorheben.

6) Überarbeiten und Anpassen

Überprüfen Sie Ihre Berichte regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie relevant und nützlich bleiben. Passen Sie ggf. Ihre KPIs oder Ihre Methode der Datenerhebung an, um Ihre Berichterstattung besser auf Ihre Geschäftsziele abzustimmen.

→ Diese Schritte bilden einen positiven Kreislauf, der im folgenden Schema dargestellt wird.

Software und Automatisierung von Leistungsberichten

Auf technischer Ebene gibt es drei Haupttrends bei der Erstellung von Geschäftsberichten.

CRM-Lösungen

CRM ist die Abkürzung für Customer Relationship Management, was auf Deutsch mit Kundenbeziehungsmanagement (CRM) übersetzt wird. Es handelt sich um SaaS-Software, mit der Sie die Sammlung von Kundendaten, das Verkaufsmanagement, den Kundenservice oder auch die Kundenbeziehung organisieren können. Es gibt allgemeine Lösungen wie Salesforce, Pipedrive oder Hubspot und branchenspezifische Lösungen wie Sidely, das spezielle CRM für Außendienstmitarbeiter.

Business Intelligence

Business Intelligence (BI)-Software sind Anwendungen, die Rohdaten durch die Erstellung visueller, leicht verständlicher Berichte in verwertbare Informationen umwandeln sollen. Diese Tools extrahieren normalerweise Daten aus verschiedenen Quellen, um sie in einer Datenbank zu zentralisieren und dann interaktive Dashboards zu erstellen. Beispiele hierfür sind Tableau oder Microsoft Power BI.

Rechenblätter

Schließlich führen Kleinstunternehmen ihre Geschäftsberichte manchmal manuell mit Tools wie Excel oder Google Sheet durch. Diese Praxis ist selten geworden, da SAAS-Tools mittlerweile erschwinglich und einfach zu bedienen sind.

🔧 Wenn es um die Konsolidierung von Berichten mit Daten aus verschiedenen IT- und Software-Tools geht, kommt das Thema CRM-Integrationen schnell auf den Tisch! Und das aus gutem Grund: Sie sind der beste Weg, um Zeit zu sparen, indem sie die Aggregation und Strukturierung der Berichtsdaten automatisieren. Während CRM-Anbieter in der Regel Integrationen in Drittanbieter-Tools vorsehen, die von ihren Kunden massiv genutzt werden, kann es sein, dass Sie spezielle Programme entwickeln müssen, um eine Verbindung zu Anwendungen herzustellen, die nicht unterstützt werden. Dann ist Vorsicht geboten, was die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten angeht. Außerdem sollten Sie daran denken, dass diese Programme gepflegt werden müssen! Wenn Sie also Ihre Reporting-Tools auswählen, sollten Sie dies berücksichtigen.

Anpassung der Geschäftsberichterstattung an Ihre Branche

Nachdem wir nun die Grundlagen der Geschäftsberichterstattung kennengelernt haben, ist es wichtig zu erwähnen, dass die Definition von Kennzahlen eng mit Ihrer Branche korreliert ist. Um relevante und verwertbare Informationen zu erhalten, müssen Sie daher zunächst die Geschäftsberichterstattung an Ihre Branche anpassen.

Um besser zu verstehen, wie wichtig es ist, Ihre Analysen anzupassen, finden Sie hier drei typische Fälle von Branchen, in denen es unerlässlich ist, spezifische Leistungsindikatoren zu berücksichtigen.

Industrie Spezifische KPI's
Pharmazeutische Industrie (medizinische Vertreter) Anzahl der Besuche bei medizinischem Fachpersonal / Volumen der Bestellungen durch Apotheken VS Anzahl der RVs, die bei Ärzten in derselben Region durchgeführt wurden /. Marktanteil nach Produkt oder therapeutischer Kategorie /Marktanteil nach Produkt oder therapeutischer Kategorie.
Konsumgüter (Direktverkauf) Anzahl der durchgeführten Produktdemonstrationen / Umwandlungsrate von Demonstrationen in Verkäufe / Verkaufsvolumen nach Vertriebskanal (Geschäfte, Veranstaltungen usw.).
Verkauf von Dienstleistungen in B2B Anzahl der organisierten Geschäftstermine / Umwandlungsrate von Terminen in unterschriebene Verträge / Wert der unterschriebenen Verträge pro Zeitraum.

Marken im Einzelhandel: Wie Sie Ihre Leistung messen können

Aber die Branche, die den Preis für die am schwierigsten zu bewertende Geschäftstätigkeit gewinnt, ist zweifellos der Verkauf in großen Einzelhandelsgeschäften!

Erstens, weil die Einzelhändler ihren Lieferanten nicht systematisch die Verkaufszahlen pro Geschäft mitteilen, und zweitens, weil es für diese Leistung in den Filialen viele verschiedene Gründe geben kann (Beschaffung, Sortiment, Merchandising, Wettbewerb, Werbeaktionen usw.).

Das Ergebnis: Die meisten Marken schicken ihre Bereichsleiter auf Tour durch die Geschäfte, in denen ihre Produkte vertrieben werden, um direkt aus den Regalen Informationen zu erheben.

Darüber hinaus gibt es im Einzelhandel zahlreiche Leistungsindikatoren : 

  • Digitaler Besitz (DtN) nach Verkaufsstellen ;
  • Digitale Verteilung (DN) ;
  • Realisierter Umsatz (sellout / sellin) ;
  • Anzahl der in einem Monat vereinbarten Termine ;
  • Durchgeführte Geschäftsbesuche ;
  • Anzahl der aktiven Verkaufsstellen ;
  • Verfolgung der Ziele (Verkauf, Aktivität ...) ;
  • Jährliche Umsatzsteigerung im Vergleich zu den Zielen ;
  • Wöchentliche Durchschnittsverkäufe (WDV) ;
  • usw.

Dafür ist es unerlässlich, dass die Vertriebsmitarbeiter mit einem mobilen CRM zur Erfassung von Regalen ausgestattet sind. Denn wie wir gesehen haben, hängt die Aussagekraft eines Vertriebsberichts in erster Linie von der Qualität der Daten ab, aus denen er zusammengesetzt ist.

10 Schlüssel zu einer effektiven Geschäftsberichterstattung

Schließen wir mit einer Liste von Tipps ab, die Sie beachten sollten, damit die Berichterstattung effektiv und vor allem folgenreich ist!

  1. Legen Sie klare Ziele fest: Sie sollten präzise, messbar und zuverlässig sein und die von der Organisation erwarteten Leistungen wiedergeben;
  2. Begrenzen Sie die Schlüsselindikatoren: Ein guter Geschäftsbericht konzentriert sich auf die wichtigsten Indikatoren. Eine tiefergehende Analyse ist aufgrund einer Intuition oder eines nicht erkennbaren Problems gerechtfertigt. Ihre Geschäftsberichte sollten jedoch einfach zu lesen und zu interpretieren sein ;
  3. Automatisieren Sie die Datenerfassung: durch den Einsatz von CRM- oder BI-Tools ;
  4. Sichern Sie die Datenqualität: Der Wahrheitsgehalt der Daten muss im Laufe der Zeit bewertbar sein. Bewahren Sie die Quelldaten auf und führen Sie ggf. eine regelmäßige Qualitätskontrolle ein ; 
  5. Integrieren Sie visuelle Darstellungen: Grafiken und andere Tabellen erleichtern die Aufnahme von Schlüsselzahlen ;
  6. Analysieren Sie Trends und Korrelationen: Bringen Sie Kontextelemente ein, die es ermöglichen, Entwicklungen zu verstehen und zukünftige Bewegungen zu antizipieren. Ist der kontinuierliche Rückgang der Verkaufszahlen eines Produkts in den letzten sechs Monaten auf den Markt zurückzuführen, auf mangelnde Schulung der Verkäufer, auf die Veröffentlichung von Konkurrenzprodukten usw. ;
  7. Beziehen Sie die Beteiligten mit ein: Alle Teams, die mit dem Geschäft zu tun haben, sind betroffen: Vertrieb, Marketing, Geschäftsführung usw. Das Ausfüllen des CRM durch die Vertriebsmitarbeiter ist Pflicht, und die Bedeutung ihres Beitrags muss allen klar sein.
  8. Legen Sie einen regelmäßigen Berichterstattungsrhythmus fest: Die Berichterstattung ist ein notwendiges Ritual, sie muss geplant und rechtzeitig durchgeführt werden ;
  9. Vergleichen Sie die Berichterstattung mit der Prognose: Bitten Sie die Vertriebsmitarbeiter zu Beginn des Monats um eine detaillierte Aufstellung des Umsatzes, den sie voraussichtlich erzielen werden. Dieser Umsatzpuffer (oder Pipe auf Englisch) ermöglicht es den Vertriebsmitarbeitern, klar und transparent zu sein, wie weit sie mit dem Ziel gekommen sind, und dem Manager, sich ein genaues Bild von dieser Situation zu machen. Vergleichen Sie am Monatsende die Ergebnisse mit den Planungen, um die Hebel für Erfolg oder Misserfolg zu identifizieren;‍.
  10. Nutzen Sie Ihre Analysen: Das Management muss auf der Grundlage der Vertriebsberichte an Motivation und Autorität arbeiten. Die Verkäufer müssen wissen, dass die Ergebnisse berücksichtigt werden und dass ihr Management entsprechend und verhältnismäßig handelt, sei es durch Belohnung von Ergebnissen oder durch Aktionspläne, die eine Rückkehr zur Leistung ermöglichen.
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