Comment fonctionne un moteur d'optimisation de tournées ?

Organiser une tournée commerciale demande de prendre en compte de nombreux éléments : les clients à visiter, leurs horaires d'ouverture, les rendez-vous déjà confirmés, les distances à parcourir ou encore le temps disponible dans la journée.

Lorsque ces informations se multiplient, construire manuellement un planning cohérent devient rapidement chronophage.

C'est précisément le rôle d'un moteur d'optimisation de tournées : analyser les établissements à visiter et les contraintes du commercial pour proposer une organisation des déplacements aussi efficace que possible.

Mais comment fonctionne concrètement ce moteur ? Sur quelles informations s'appuie-t-il ? Et pourquoi peut-il parfois proposer un ordre de visite différent de celui qu'un commercial aurait choisi spontanément ?

Qu'est-ce qu'un moteur d'optimisation de tournées ?

Un moteur d'optimisation de tournées est un système qui permet de calculer une organisation des visites à partir d'une liste de destinations et de contraintes de planification.

Son objectif est de limiter les déplacements tout en utilisant au mieux le temps disponible pour réaliser les visites commerciales.

Prenons l'exemple d'un chef de secteur qui doit visiter douze magasins répartis sur plusieurs communes.

Pour construire sa tournée manuellement, il doit consulter les adresses, comparer les distances, vérifier les horaires d'ouverture et répartir les visites dans son calendrier.

Un moteur d'optimisation effectue ces vérifications et recherche une organisation cohérente à partir des informations renseignées.

Il ne se contente donc pas d'indiquer le chemin entre deux adresses : il aide à déterminer quels établissements visiter, dans quel ordre et à quel moment.

Quelle différence entre un calcul d'itinéraire et une optimisation de tournée ?

Un outil de calcul d'itinéraire répond principalement à la question : « Comment aller du point A au point B ? »

Un moteur d'optimisation de tournées répond à une question plus large : « Comment organiser plusieurs visites sur une ou plusieurs journées, en tenant compte des déplacements et des contraintes de chaque rendez-vous ? »

Cette différence est essentielle pour les commerciaux itinérants.

Le trajet le plus court n'est pas toujours le plus adapté lorsqu'il faut respecter des horaires d'ouverture, des durées de visite ou des rendez-vous déjà fixés.

Cette problématique est notamment liée au problème du voyageur de commerce (TSP), qui consiste à rechercher le circuit le plus court entre plusieurs destinations.

Mais les moteurs de tournées commerciales vont plus loin : ils intègrent des contraintes supplémentaires pour construire des plannings réalisables.

Quelles informations sont nécessaires pour optimiser une tournée ?

Pour proposer une tournée pertinente, le moteur doit disposer de plusieurs informations.

La qualité du résultat dépend directement des données utilisées : une adresse incorrecte, un horaire d'ouverture manquant ou une durée de visite mal estimée peuvent modifier l'organisation proposée.

Les établissements à visiter

La première étape consiste à déterminer les clients ou prospects à intégrer à la tournée.

Il peut s'agir de l'ensemble d'un portefeuille commercial ou d'une sélection plus ciblée : magasins d'une zone géographique, clients non visités récemment, prospects à rencontrer ou établissements prioritaires.

Cette sélection est importante, car le moteur organise les visites à partir des établissements qui lui sont proposés.

Il ne remplace pas la décision commerciale concernant les clients à privilégier.

Les adresses et les temps de déplacement

Le moteur doit connaître l'emplacement des établissements pour évaluer les déplacements entre les différentes visites.

Le mode de transport peut également influencer les temps de trajet. Un déplacement en voiture ne nécessite pas le même temps qu'un déplacement à pied.

Ces informations permettent de rechercher un ordre de passage cohérent et d'éviter, autant que possible, les allers-retours inutiles.

Les horaires et les durées de visite

Une tournée doit également respecter le temps dont dispose le commercial.

Plusieurs paramètres peuvent intervenir :

• Les horaires de travail, pour définir le début et la fin de la journée.

• La durée des visites, pour réserver suffisamment de temps à chaque rendez-vous.

• Les horaires d'ouverture des établissements, pour éviter de programmer une visite lorsque le client est fermé.

• La pause déjeuner, lorsqu'elle doit être prise en compte.

• Le nombre maximal de visites quotidiennes, pour limiter le nombre de rendez-vous.

• Les jours d'activité, pour répartir les visites sur les journées disponibles.

Ces contraintes permettent de passer d'un simple itinéraire géographique à un véritable planning commercial.

Les rendez-vous déjà confirmés

Un commercial ne prépare pas toujours sa tournée à partir d'un calendrier vide.

Il peut déjà avoir plusieurs rendez-vous confirmés, auxquels il souhaite ajouter des visites complémentaires.

Le moteur doit alors construire son organisation autour de ces engagements.

Par exemple, si un commercial possède trois rendez-vous fixes dans sa journée, l'optimisation peut rechercher d'autres établissements à visiter entre ces rendez-vous ou sur les créneaux encore disponibles.

Comment un moteur d'optimisation calcule-t-il une tournée ?

Le fonctionnement d'un moteur d'optimisation peut se résumer en quatre étapes.

1. Il rassemble les établissements et les contraintes

Le moteur commence par prendre en compte les points de vente sélectionnés, leurs adresses et les paramètres de planification.

Il identifie les journées disponibles, les horaires de travail, les durées de visite et les éventuels rendez-vous déjà fixés.

Ces informations constituent le point de départ du calcul.

2. Il recherche les visites qui peuvent être organisées

Le moteur évalue ensuite les possibilités de planification.

Il doit notamment déterminer si une visite peut être réalisée dans le temps disponible, compte tenu du déplacement nécessaire et des autres rendez-vous.

Prenons un exemple.

Un commercial termine une visite à 11 h. Il dispose d'un rendez-vous confirmé à 12 h 30, dans une autre commune.

Même si un magasin se trouve à proximité immédiate de son premier client, il n'est pas forcément possible de l'ajouter au planning.

Il faut encore tenir compte de sa durée de visite et du temps nécessaire pour rejoindre le rendez-vous suivant.

Le moteur doit donc rechercher des combinaisons compatibles avec l'organisation de la journée.

3. Il compare différentes organisations possibles

Plusieurs tournées peuvent respecter les mêmes contraintes.

Le moteur cherche alors une organisation qui permette de réaliser un maximum de visites tout en limitant les kilomètres parcourus.

Cette recherche implique des arbitrages.

Faut-il ajouter un établissement supplémentaire au prix d'un détour ? Est-il préférable de programmer deux magasins proches le même jour ? Une visite peut-elle être déplacée sur une autre journée pour réduire les déplacements ?

Le moteur examine différentes possibilités pour construire une proposition de planning.

Il ne garantit pas nécessairement de trouver la meilleure solution mathématique possible, mais recherche une organisation efficace au regard des paramètres disponibles.

4. Il propose un planning de visites

Une fois le calcul terminé, le commercial dispose d'une proposition de tournée.

Il peut visualiser les visites organisées dans son calendrier et consulter leur répartition géographique sur la carte.

Le planning constitue une base de travail : il permet au commercial de préparer ses déplacements et de vérifier que l'organisation proposée correspond à ses priorités.

Pourquoi utiliser un moteur de calcul plutôt qu'un système de règles fixes ?

Pour organiser une tournée, une première approche consiste à appliquer des règles simples.

Par exemple, regrouper les magasins situés dans une même zone, limiter les déplacements à une certaine distance ou répartir un nombre défini de visites par jour.

Ces règles peuvent aider à construire un planning, mais elles présentent une limite : elles ne permettent pas toujours de trouver le meilleur compromis lorsque plusieurs contraintes se combinent.

Imaginons un commercial qui doit visiter huit établissements.

Certains sont proches géographiquement, mais leurs horaires d'ouverture sont différents. D'autres sont plus éloignés, mais peuvent être visités entre deux rendez-vous déjà confirmés.

Une organisation fondée uniquement sur la proximité géographique risque de laisser passer des possibilités intéressantes.

Un moteur de calcul plus avancé peut examiner différentes répartitions et différents ordres de passage pour rechercher une solution cohérente.

C'est l'intérêt d'un solveur, autrement dit d'un système chargé de rechercher une solution à un problème comportant plusieurs contraintes.

Pour le commercial, le fonctionnement reste simple : il sélectionne ses établissements, renseigne ses paramètres et lance l'optimisation.

C'est le moteur qui se charge de rechercher une organisation adaptée.

Comment Sidely optimise-t-il les tournées commerciales ?

Sidely intègre un moteur d'optimisation de tournées directement à son CRM terrain.

Il permet aux commerciaux de construire leurs plannings à partir des établissements enregistrés dans leur portefeuille, sans avoir à organiser manuellement chaque déplacement.

1. Sélectionner les points de vente depuis la carte ou le calendrier

L'optimisation peut être lancée depuis deux espaces.

Depuis la carte, le commercial peut sélectionner une zone géographique à l'aide de l'outil de sélection et identifier les établissements à intégrer à sa tournée.

Cette approche est particulièrement utile pour organiser une journée de prospection ou couvrir une zone géographique précise.

Depuis le calendrier, il peut lancer l'optimisation à partir de son planning existant.

Cette deuxième méthode convient particulièrement aux commerciaux qui possèdent déjà plusieurs rendez-vous confirmés et souhaitent compléter leurs journées avec d'autres visites.

2. Définir les paramètres de la tournée

Une fois les établissements sélectionnés, le commercial renseigne les paramètres nécessaires au calcul.

Avec Sidely, il peut notamment définir :

• Son adresse de départ, récupérée depuis son profil.

• Le nombre maximal d'événements par jour.

• Ses horaires de travail, définis par défaut de 8 h à 17 h.

• Une éventuelle pause déjeuner.

• La durée prévue pour chaque visite, à partir d'une durée par défaut.

• Le nombre de jours d'activité et les journées exclues.

• La période sur laquelle il souhaite organiser ses visites.

• Les horaires d'ouverture des points de vente, lorsqu'ils sont renseignés dans le CRM.

Ces paramètres permettent d'adapter la planification à l'organisation du commercial et aux caractéristiques de son portefeuille.

3. Organiser les visites autour des rendez-vous existants

L'un des intérêts de l'optimisateur Sidely est sa capacité à tenir compte des rendez-vous déjà planifiés.

Ces événements sont considérés comme des engagements prioritaires : le moteur organise les visites complémentaires autour d'eux.

Prenons l'exemple d'un commercial qui dispose de trois rendez-vous confirmés dans la journée.

Il souhaite profiter de ses déplacements pour rencontrer d'autres clients, mais ne veut pas modifier les rendez-vous déjà pris.

En lançant l'optimisation depuis son calendrier, il peut rechercher une organisation des visites supplémentaires qui tienne compte de ses engagements.

Cette approche permet de compléter un planning existant plutôt que de reconstruire toute la journée manuellement.

4. Générer et visualiser la tournée

À partir des établissements sélectionnés et des contraintes définies, Sidely calcule une proposition de tournée.

L'objectif est de maximiser les visites réalisables tout en limitant les déplacements.

Le commercial peut ensuite consulter l'organisation proposée dans son calendrier et visualiser ses déplacements sur la carte.

Il dispose ainsi d'une vue d'ensemble de ses visites et de leur répartition géographique.

Découvrir l'optimisation de tournées avec Sidely.

Pourquoi un optimiseur ne sélectionne-t-il pas toujours le magasin le plus proche ?

Une tournée calculée automatiquement peut parfois sembler surprenante.

Imaginons qu'un commercial visite un magasin et passe à proximité d'un deuxième établissement, situé à seulement quelques centaines de mètres.

Pourtant, ce deuxième magasin n'apparaît pas dans son planning du jour.

Pourquoi ?

Parce que la proximité géographique n'est qu'un critère parmi d'autres.

Le moteur peut ne pas retenir ce magasin si sa durée de visite dépasse le temps disponible, si ses horaires d'ouverture ne correspondent pas au créneau ou si un rendez-vous confirmé empêche de l'intégrer à la journée.

Il peut également être impossible d'ajouter tous les établissements sélectionnés dans la période définie.

Le rôle de l'optimiseur n'est pas de programmer systématiquement les magasins les plus proches, mais de rechercher une organisation cohérente avec l'ensemble des contraintes renseignées.

Que faire lorsqu'une tournée ne correspond pas aux attentes ?

Lorsqu'un établissement n'est pas intégré à la tournée, il est utile de vérifier les paramètres utilisés.

Les horaires de travail sont-ils trop restreints ? La durée moyenne des visites est-elle adaptée ? Le nombre maximal de rendez-vous par jour est-il suffisamment élevé ?

Il est également important de vérifier les adresses et les horaires d'ouverture enregistrés dans le CRM.

Sur Sidely, le commercial peut ajuster certains paramètres ou modifier manuellement son planning, puis relancer l'optimisation lorsque son organisation évolue.

Un résultat surprenant ne signifie donc pas nécessairement que le calcul est incorrect : il peut aussi révéler des contraintes incompatibles avec les visites souhaitées.

Peut-on réoptimiser une tournée après un changement de planning ?

Une tournée commerciale n'est jamais totalement figée.

Un client peut demander un changement d'horaire, un rendez-vous peut être annulé ou une visite prioritaire peut s'ajouter au dernier moment.

Dans ces situations, il peut être nécessaire de revoir l'organisation des déplacements.

Avec Sidely, un commercial peut consulter sa tournée depuis le calendrier, ajuster ses visites et relancer l'optimisation pour obtenir une nouvelle proposition d'itinéraire.

Par exemple, si un rendez-vous est ajouté dans une zone déjà couverte, il peut être intéressant de revoir l'ordre des autres visites afin de limiter les déplacements supplémentaires.

L'optimisation devient ainsi un outil d'aide à la planification, mais aussi d'adaptation lorsque les journées évoluent.

Ce qu'il faut retenir

Un moteur d'optimisation de tournées ne se contente pas de calculer le trajet le plus court entre plusieurs établissements.

Il analyse les destinations à visiter, les temps de déplacement, les horaires de travail, les durées de visite et les rendez-vous existants pour rechercher une organisation cohérente.

Son intérêt repose sur sa capacité à traiter simultanément plusieurs contraintes qu'il serait long et complexe de comparer manuellement.

Pour les commerciaux itinérants, l'objectif est simple : passer moins de temps à organiser leurs déplacements et disposer d'un planning qui leur permet de consacrer davantage de temps à leurs clients.

En intégrant l'optimisation directement au CRM, Sidely facilite le passage de la sélection des établissements à la préparation concrète des journées terrain.