Reporting delle vendite: metodo e suggerimenti per ottimizzarlo

Reporting delle vendite: metodi e consigli

Margot Bonhomme
11 giugno 2024, 5 min lettura

Ogni attività commerciale deve essere monitorata e valutata. A tal fine, le aziende istituiscono sistemi di reporting per analizzare ciò che accade sul campo (o online!) e per attuare azioni correttive o di miglioramento. L'obiettivo è sempre quello di facilitare il raggiungimento degli obiettivi commerciali e finanziari.

Ma una rendicontazione efficace può richiedere tempo e complessità. Sidely è qui per aiutarvi!

Ecco cosa troverete in questo articolo: 

  1. Inizieremo definendo le sfide del reporting commerciale;
  2. Analizzeremo come creare la reportistica più adatta a voi, con un approccio adattato al vostro settore;
  3. Elenchiamo 10 consigli di esperti dir co per garantire una buona misurazione delle prestazioni;

Che cos'è il reporting commerciale?

Il reporting commerciale consiste nella raccolta e nell'analisi dei dati relativi alle vendite di prodotti o servizi, con l'obiettivo di migliorare la strategia commerciale e raggiungere gli obiettivi finanziari dell'azienda.

In genere viene redatto su richiesta della direzione ed è destinato a loro.

I rapporti commerciali possono riguardare : 

  • Nuova bizzarria;
  • Vendite aggiuntive (cross selling o up selling);
  • La fidelizzazione dei clienti, o churn;
  • Attività commerciale complessiva.

Questo comporta la produzione di cruscotti di vendita per analizzare le performance di vendita e supportare il processo decisionale strategico.

Gli obiettivi del reporting commerciale sono generalmente : 

  • Valutare l'efficacia del team di vendita nel suo complesso; 
  • Valutazione dell'efficacia individuale del personale di vendita ;
  • Monitorare l'andamento delle vendite e identificare nuove tendenze; 
  • Elaborazione di previsioni ; 
  • Identificare i problemi nel processo di vendita;
  • Gestire le risorse umane e il budget del reparto vendite;
  • Migliorare le tecniche di vendita; 
  • Consolidare il reporting aziendale più ampio.

⚠️ Fare attenzione a non confondere

Questo rapporto sulle prestazioni si concentra quindi sui risultati dei singoli e dei team, differenziandosi dal rapporto sulle vendite, più adatto all'analisi delle operazioni che non richiedono un'azione di vendita "umana", come le transazioni effettuate tramite un sito di e-commerce o altri processi di vendita automatizzati. 

Il reporting sulle vendite va inoltre distinto dal rapporto di vendita, noto anche come rapporto di visita, un documento che registra i punti chiave di un contatto con un prospect o un cliente (contesto, argomenti discussi, offerta attuale, passi successivi previsti, ecc.)

Come produrre un report sulle vendite

Ecco alcuni passi importanti da seguire per un buon reporting delle vendite.

1) Definire gli obiettivi chiave

Identificare gli obiettivi principali che si vogliono raggiungere con la rendicontazione. In generale, si tratta di evidenziare gli elementi che consentono di sapere se l'attività commerciale è in linea con gli obiettivi finanziari dell'azienda. 

2) Scegliere i giusti KPI

Selezionate i KPI più rilevanti che misurano efficacemente le prestazioni della vostra attività commerciale. Tra questi potrebbero esserci dati come le vendite mensili, il tasso di conversione, il fatturato per cliente, ecc.

3) Raccogliere i dati in modo coerente

Assicuratevi di raccogliere i dati in modo coerente e accurato. Utilizzate strumenti di monitoraggio adeguati e assicuratevi che tutti i dati siano aggiornati e affidabili.

4) Analisi delle tendenze e delle prestazioni

Una volta raccolti i dati, analizzateli per identificare le tendenze, i punti di forza e di debolezza della vostra attività. Questo vi aiuterà a capire cosa funziona bene e cosa può essere migliorato.

5) Creare rapporti chiari e concisi

Presentate i dati in modo chiaro e conciso, utilizzando grafici, tabelle e visualizzazioni per rendere le informazioni facilmente comprensibili. Assicuratevi che i vostri rapporti evidenzino i punti chiave e le raccomandazioni per l'azione.

6) Rivedere e regolare

Rivedete regolarmente i vostri report per assicurarvi che rimangano pertinenti e utili. Se necessario, modificate i KPI o il metodo di raccolta dei dati per allineare meglio i report agli obiettivi aziendali.

→ Queste fasi formano un circolo virtuoso, rappresentato nel diagramma seguente.

Software e automazione dei rapporti sulle prestazioni

Da un punto di vista tecnico, ci sono tre tendenze principali nella produzione di report sulle vendite.

Soluzioni CRM

CRM è l'acronimo di Customer Relationship Management. Si tratta di un software saas per organizzare la raccolta dei dati dei clienti, la gestione delle vendite, il servizio clienti e le relazioni con i clienti. Esistono soluzioni generiche come Salesforce, Pipedrive e Hubspot, e soluzioni specifiche per il settore, come Sidely, il CRM specializzato per i team di vendita mobili.

Business intelligence

Il software di business intelligence (BI) è un'applicazione progettata per trasformare i dati grezzi in informazioni utilizzabili, generando report visivi di facile comprensione. In genere questi strumenti possono essere utilizzati per estrarre i dati da varie fonti, centralizzarli in un database e quindi generare cruscotti interattivi. Ne sono un esempio Tableau e Microsoft Power BI.

Fogli di calcolo

Infine, le aziende molto piccole a volte producono i loro report sulle vendite manualmente, utilizzando strumenti come Excel o Google Sheet. Questa pratica è diventata rara, poiché gli strumenti SAAS sono ora accessibili e facili da usare.

🔧 Quando si tratta di consolidare i report utilizzando dati provenienti da diversi strumenti informatici e software, il tema dell'integrazione del CRM viene subito alla ribalta! E per una buona ragione: è il modo migliore per risparmiare tempo automatizzando l'aggregazione e la strutturazione dei dati di reporting. Sebbene gli editori di CRM forniscano generalmente integrazioni con strumenti di terze parti ampiamente utilizzati dai loro clienti, potrebbe essere necessario sviluppare programmi specifici per connettersi ad applicazioni non supportate. In questo caso, è necessario prestare attenzione alla sicurezza e alla riservatezza dei dati. E non dimenticate che questi programmi dovranno essere mantenuti! Tenete quindi conto di questo aspetto nella scelta degli strumenti di reporting.

Adattare i report sulle vendite al vostro settore

Dopo aver visto le basi del reporting delle vendite, è importante sottolineare che la definizione delle cifre chiave è strettamente correlata al settore di appartenenza. Per ottenere informazioni pertinenti e utilizzabili, è necessario iniziare ad adattare il reporting delle vendite al proprio settore.

Per capire meglio l'importanza di adattare le vostre analisi, ecco 3 casi tipici di industrie in cui è essenziale considerare indicatori di performance specifici.

Industria KPI specifici
Industria farmaceutica (informatori scientifici) Numero di visite presso gli operatori sanitari / Volume degli ordini da parte delle farmacie VS numero di RV effettuate ai medici nella stessa regione / Quota di mercato per prodotto o categoria terapeutica Quota di mercato per prodotto o categoria terapeutica / Quota di mercato per prodotto o categoria terapeutica.
Beni di consumo (vendite dirette) Numero di dimostrazioni di prodotto effettuate / Tasso di conversione delle dimostrazioni in vendite / Volume delle vendite per canale di distribuzione (negozi, eventi, ecc.).
Vendite di servizi B2B Numero di incontri di vendita organizzati / Tasso di conversione degli incontri in contratti firmati / Valore dei contratti firmati per periodo.

I marchi nei supermercati: come misurare le prestazioni

Ma il settore più difficile da valutare in termini di attività commerciale è senza dubbio quello delle vendite nei supermercati!

In primo luogo, perché i dettaglianti non condividono sistematicamente i dati di vendita per negozio con i loro fornitori e, in secondo luogo, perché ci sono molte possibili spiegazioni per questa performance nei punti vendita (fornitura, assortimento, merchandising, concorrenza, promozioni, ecc.)

Di conseguenza, la maggior parte dei marchi invia i propri responsabili di settore a visitare i negozi che distribuiscono i loro prodotti, per raccogliere informazioni direttamente dagli scaffali.

Anche nel settore del commercio al dettaglio esiste un gran numero di indicatori di performance: 

  • Proprietà digitale (DtN) per punto vendita ;
  • Distribuzione digitale (DN) ;
  • Vendite realizzate (sellout / sellin) ;
  • Numero di appuntamenti fissati nel mese ;
  • Visite di vendita effettuate ;
  • Numero di punti vendita attivi ;
  • Monitoraggio degli obiettivi (vendite, attività, ecc.) ;
  • Crescita annuale del fatturato rispetto agli obiettivi ;
  • Vendite medie settimanali (VMH) ;
  • E così via.

A tal fine, è essenziale che il personale di vendita sia dotato di un sistema CRM mobile per scaffalature espositive. Perché, come abbiamo visto, la rilevanza della reportistica sulle vendite dipende innanzitutto dalla qualità dei dati che contiene.

10 chiavi per un reporting delle vendite efficace

Concludiamo con un elenco di consigli per garantire che il vostro reporting sia efficace e, soprattutto, abbia un impatto!

  1. Definire obiettivi chiari: devono essere precisi, misurabili, affidabili e riflettere le prestazioni attese dall'organizzazione;
  2. Limitare gli indicatori chiave: un buon rapporto commerciale si concentra sugli indicatori essenziali. Un'analisi più approfondita è giustificata da un'intuizione o da un problema imprevisto. Ma i vostri rapporti commerciali devono essere facili da leggere e da interpretare;
  3. Automatizzare la raccolta dei dati: utilizzando strumenti CRM o di BI;
  4. Garantire la qualità dei dati: la veridicità dei dati deve poter essere valutata nel tempo. Conservate i dati di partenza e, se necessario, istituite un controllo di qualità periodico; 
  5. Incorporare rappresentazioni visive: grafici e altre tabelle rendono più facile l'assimilazione delle cifre chiave;
  6. Analizzare tendenze e correlazioni: fornire informazioni contestuali che aiutino a comprendere le tendenze e ad anticipare i movimenti futuri. Il calo costante delle vendite di un prodotto negli ultimi sei mesi è legato al mercato, alla mancanza di formazione del personale di vendita, al lancio di prodotti concorrenti, ecc.
  7. Coinvolgere le parti interessate: tutti i team legati alle vendite sono coinvolti: vendite, marketing, direzione, ecc. I venditori sono obbligati a compilare il CRM e l'importanza del loro contributo deve essere compresa da tutti.
  8. Stabilire un programma regolare di reporting: il reporting è un rituale necessario che deve essere pianificato e realizzato per tempo;
  9. Confrontare la reportistica con le previsioni: all'inizio del mese, chiedere ai rappresentanti di vendita di fornire una ripartizione dettagliata delle vendite che prevedono di realizzare. Questo "tubo" permette ai rappresentanti di essere chiari e trasparenti sui loro progressi verso l'obiettivo e fornisce al manager un quadro preciso della situazione. Alla fine del mese, confrontate i risultati con le previsioni, per identificare le leve del successo o del fallimento;‍
  10. Sfruttate al massimo le vostre analisi: il management deve lavorare sulla motivazione e sull'autorità sulla base dei rapporti di vendita. I venditori devono sapere che i risultati sono presi in considerazione e che il loro management agisce di conseguenza e in modo proporzionato, sia che si tratti di premiare i risultati o di attuare piani d'azione per ripristinare le prestazioni.
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