¿Cuánto le cuesta realmente una visita sobre el terreno mal orientada?

Usted mide cada semana el número de visitas sobre el terreno realizadas por sus equipos. ¿Objetivo cumplido? Enhorabuena. Pero hágase esta pregunta: ¿estas visitas se realizaron realmente en las tiendas adecuadas?

En la realidad, muchos jefes de sector cumplen sus objetivos de visitas, pero van… al lugar equivocado. Tiendas de bajo potencial, puntos de venta ya saturados, visitas fuera de las prioridades del negocio. Resultado: un KPI marcado, pero 150 € perdidos de media por visita inútil. Sin que esto se refleje inmediatamente en sus resultados.

En este artículo, descubra cómo una mala segmentación impacta discretamente en su rentabilidad y, sobre todo, cómo evitarla.

¿Cuánto cuesta realmente una visita al punto de venta?

Para estimar el coste de una visita sobre el terreno, tomemos un ejemplo concreto y realista.

Factores a tener en cuenta en el cálculo del coste de una visita

Para calcular el coste real de una visita al punto de venta, es necesario integrar varios parámetros:

• Tiempo de preparación

• Tiempo de desplazamiento

• Tiempo de visita

• Salario por hora + cargas patronales

• Gastos de kilometraje / gasolina / vehículo de empresa

• Herramientas profesionales (CRM, tableta, teléfono…)

¿Cómo calcularlo?

Un jefe de sector realiza una media de 5 visitas al día, es decir, 25 por semana.

En nuestro estudio sobre la profesión de jefe de sector, el salario medio se situó en 43 000 € brutos, variable incluido. Con un 42 % de cargas patronales en Francia, esto da:

43 000 € (salario) + 18 060 € (cargas) = 61 060 € de coste total para la empresa

Un jefe de sector trabaja una media de 251 días laborables - 25 días de vacaciones, es decir, 226 días trabajados al año.

El coste diario de un jefe de sector es por tanto: 61 060 € ÷ 226 = 270 €

El coste por hora de un jefe de sector es por tanto: 270 € ÷ 7 = 38,57 €

Coste por acción realizada durante una visita

Coste de desplazamiento

Añadamos los gastos de kilometraje:

• Distancia media de ida y vuelta: 30 km

• Baremo de indemnización por kilometraje URSSAF (5 CV): 0,568 €/km

• 30 km x 0,568 € = 17,04 €

Esta indemnización incluye: combustible, mantenimiento, seguro, desgaste y amortización del vehículo.

Coste de herramientas

Añadamos las herramientas necesarias:

Tableta Samsung

• Ejemplo: Samsung Galaxy Tab Active3 (modelo profesional habitual sobre el terreno)

• Precio de compra: ~ 450 € sin IVA

• Duración estándar de amortización en la empresa: 36 meses (3 años)

• 450 € ÷ 36 meses = 12,50 € / mes

• Número medio de visitas / mes: 80 visitas

• 12,50 € ÷ 80 = 0,16 € por visita

CRM de campo

Tomemos el ejemplo de una suscripción a Sidely.

• Suscripción: 99 € / mes / usuario

• Número medio de visitas / mes: 80 visitas

• 99 € ÷ 80 = 1,24 € por visita

Teléfono profesional

• Ejemplo: Samsung A53 ~ 350 € sin IVA

• Duración de amortización: 36 meses

• 350 € ÷ 36 meses = 9,72 € / mes

• 9,72 € ÷ 80 visitas = 0,12 € por visita

Coste mínimo completo de una visita sobre el terreno

Esto supone un coste mínimo de 76,50 € por visita.

¿Y en coste completo?

Porque eso no es todo.

Si añadimos:

• Costes indirectos (gestión, estructura, RR. HH.)

• Amortización total del vehículo

• Gastos adicionales (reuniones, formaciones, gestión comercial)

• Tiempo administrativo fuera de las citas

El coste completo real de una visita sobre el terreno suele oscilar entre 120 € y 150 € por visita, e incluso 180 € según los sectores, convenios y políticas de la empresa.

¿Cuál es el coste oculto de una visita inútil?

Seamos optimistas y tomemos un coste completo medio de 120 € por visita.

Si sus jefes de sector realizan de media 1 visita inútil por semana. Sus jefes de sector trabajan unas 32 semanas al año. Esto supone 32 visitas inútiles, es decir, una pérdida por comercial de 3 840 € / año.

Ahora bien, supongamos que tiene un equipo de 25 comerciales. Extrapolado al tamaño de su equipo, esto supone una pérdida neta de 96 000 €… cada año.

Ahora comprende por qué cada visita debe tener un interés real:

• Una visita inútil = coste inmediato + oportunidad perdida.

• Una visita útil = impacto en la DN, en la cuota de lineal, en los volúmenes, en la relación con el cliente y en la facturación.

¿Está seguro de que cada una de las visitas de sus comerciales contribuye realmente al rendimiento de su empresa? Esto es lo que veremos en la siguiente sección.

¿Por qué sus comerciales a veces enfocan mal sus visitas?

En muchos equipos comerciales, la planificación de las rutas sigue basándose en hábitos. Un jefe de sector siempre visita la misma tienda a principios de mes, u organiza sus jornadas en función de la geografía antes incluso de consultar las prioridades comerciales. Estas prácticas resultan tranquilizadoras: optimizan la logística y mantienen una buena relación con los puntos de venta. Pero tienen sus límites. Porque, en realidad, una ruta eficiente no se basa únicamente en el hábito o la proximidad, sino en el impacto comercial real de cada visita.

El problema radica en que la mayoría de los comerciales no tienen acceso a datos consolidados para priorizar objetivamente sus desplazamientos. Tienen que compaginar varias herramientas o archivos para conocer el rendimiento sell-out de sus productos, comprobar el estado de los stocks y roturas, o identificar el potencial de una tienda según su clientela y facturación. Resultado: a falta de una visión clara y centralizada, la elección de las visitas sigue guiándose principalmente por la intuición y la experiencia sobre el terreno.

Veamos un ejemplo concreto en la gran distribución. Un jefe de sector acude a un hipermercado donde todos sus productos están bien implantados, las existencias están completas y la promoción en curso ya está perfectamente instalada. La visita se desarrolla con rapidez, sin grandes incidencias que resolver. Mientras tanto, en un supermercado vecino se ha agotado un producto en plena campaña promocional. No se ha colocado ninguna señalización y el jefe de sección está a la espera de un pedido urgente de una referencia de gran volumen. Resultado: la visita realizada no aporta ninguna acción prioritaria ni un incremento inmediato de las ventas, mientras que la visita no realizada provoca ventas perdidas, una deficiente ejecución de la promoción y una relación deteriorada con la tienda.

Visitar una tienda ya surtida y sin necesidades urgentes mientras que otra sufre roturas de stock es perder por partida doble: primero en tiempo y dinero en una visita con un bajo retorno de inversión, y segundo en facturación en un punto de venta prioritario que no se ha visitado.

¿Por qué no se refleja en sus KPIs?

Su informe semanal no muestra ninguna señal. Su equipo de ventas cumple perfectamente con sus objetivos cuantitativos. ¿Pero cumplen con sus objetivos cualitativos? Porque el hecho de que el número de visitas comerciales realizadas coincida con los objetivos cuantitativos fijados no significa que las visitas realizadas correspondan a los objetivos de negocio establecidos. No todas las visitas tienen el mismo impacto en el negocio.

¿Está seguro de que la actividad que ve en su CRM coincide con la que realmente ocurre sobre el terreno?

Porque en la práctica:

• Las visitas se realizan efectivamente, pero no siempre se dirigen a las tiendas prioritarias.

• Algunos puntos de venta visitados presentan un bajo potencial de crecimiento inmediato.

• Otros no tenían ninguna necesidad particular en ese momento (sin roturas de stock, existencias suficientes, promoción ya instalada).

• La planificación de las rutas se basa a menudo en patrones históricos en lugar de en una segmentación objetiva basada en datos.

Y esto tiene consecuencias a veces invisibles en su rendimiento sobre el terreno.

Estas visitas poco estratégicas no aparecen directamente en sus KPIs. Sin embargo, sus repercusiones son muy reales:

Tiempo perdido = menos visitas con un alto ROI

Cada visita inútil es una oportunidad desaprovechada en un punto de venta con mayor potencial. Resultado: sus equipos dedican menos tiempo allí donde el crecimiento de las ventas podría activarse con rapidez.

Menos negociaciones comerciales y acuerdos beneficiosos

Cuando la segmentación de tiendas no está optimizada, sus comerciales llevan a cabo menos gestiones de alto valor añadido: referenciación de novedades, negociación de promociones, reactivación de pedidos.

Una caída indirecta de la facturación

Una visita mal orientada puede dar lugar a roturas de stock no detectadas en otras tiendas, reposiciones olvidadas y, por tanto, pérdidas de volumen invisibles pero significativas.

Entonces, ¿cómo solucionarlo?

¿Cómo evitar los errores en la selección de tiendas?

Hoy en día, sin una herramienta adaptada, la selección de tiendas sigue siendo a menudo subjetiva y sesgada. Los comerciales organizan sus rutas en función de sus hábitos o de su intuición, sin priorizar siempre los puntos de venta que realmente generan negocio.

Con Sidely, usted transforma su segmentación comercial en una auténtica palanca de rendimiento. Gracias a nuestros campos adicionales, calculados y de registro, puede perfeccionar la segmentación de sus puntos de venta según sus indicadores clave y sus objetivos de negocio. En la práctica, esto le permite identificar rápidamente:

• Las tiendas prioritarias a visitar según su potencial y rendimiento.

• Los puntos de venta con caídas en la DN o que presentan riesgo de descatalogación.

• Los clientes que no han sido visitados desde hace cierto tiempo.

• Las tiendas que requieren un seguimiento especial (destacados, novedades por implantar, roturas por solucionar…).

Estos campos son fáciles de configurar y dinámicos: evolucionan al ritmo de sus necesidades y maximizan la eficacia de sus equipos de campo. Sus jefes de sector solo tienen que utilizar las vistas y etiquetas previamente creadas y guardadas para ellos. De este modo, acceden con un solo clic a las listas de tiendas de alto valor estratégico y pueden organizar sus rutas con total facilidad.

“La visualización cartográfica es una verdadera ventaja para Club Maté. Nos permite enfocarnos en las zonas clave, evaluar las distancias entre los puntos de venta y optimizar el trabajo de los comerciales. De un solo vistazo, tenemos una visión de conjunto de nuestra implantación geográfica.” Nicolas DECHAMBRE, Co-founder, CEO & Business Manager en YM - Club-Mate

Sidely también le permite crear vistas filtradas dinámicas. Desde el mapa interactivo, segmente los datos de sus clientes y muestre únicamente los puntos de venta que correspondan a sus criterios. Puede, por ejemplo, determinar sus frecuencias de visita y generar automáticamente listas en función del estado de cada tienda: retraso en las visitas, DN inferior al 50 %, puntos de venta prioritarios por categoría, etc.

Estas listas son dinámicas y personalizables: por comercial, zona geográfica, área de influencia… Asimismo, puede ajustar su visibilidad según los usuarios o grupos de usuarios para una gestión tan global como precisa.

“Las vistas filtradas de Sidely nos permiten cruzar los datos desde cualquier ángulo, lo que nos ahorra un tiempo muy valioso.” Nicolas DECHAMBRE, Co-founder, CEO & Business Manager en YM - Club-Mate

Y eso no es todo. Con nuestra nueva funcionalidad de planificación automatizada de rutas comerciales impulsada por IA, reducirá a la mitad el tiempo dedicado cada semana a organizar sus visitas. ¿Cómo funciona? Solo tiene que indicar el número de días disponibles. Sidely selecciona automáticamente las tiendas prioritarias según sus objetivos (roturas de stock, novedades, campañas promocionales…) y le propone una ruta optimizada. La IA tiene en cuenta las restricciones horarias de sus contactos, la gestión de pernoctaciones si es necesario y sus objetivos de visita, ofreciendo una planificación a medida y optimizada al máximo.

Detrás de cada visita inútil se esconde un coste oculto acumulado: tiempo comercial desaprovechado, gastos asumidos sin retorno y, sobre todo, oportunidades estratégicas desaprovechadas en otros lugares.

Estas pérdidas invisibles acaban pesando mucho: menor DN, menos presencia en el lineal, menor facturación. Sin embargo, existen hoy en día soluciones concretas para remediarlo, ayudando a sus comerciales a visitar las tiendas adecuadas en el momento oportuno, basándose en criterios objetivos y de negocio.

¿Y si mañana sus equipos dedicaran menos tiempo a desplazarse… y más tiempo a vender?