¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y un plan de ventas?

En el día a día de los equipos de ventas sobre el terreno, dos herramientas aparecen sistemáticamente: el plan de ventas y la orden de pedido.

Aunque a menudo se utilizan juntos durante una misma visita, responden a dos objetivos muy distintos: preparar la venta por un lado, registrarla oficialmente por el otro.

Comprender esta diferencia es fundamental para estructurar la argumentación, ganar en eficacia comercial y hacer más fluida la conexión entre el terreno, la sede y la logística.

Este artículo le ayuda a distinguir claramente entre estos dos documentos.

¿Qué es una orden de pedido?

La orden de pedido es un documento emitido por un comprador (por ejemplo, el responsable de una tienda, un restaurador, el gerente de un hotel) dirigido a un proveedor o a una marca.

Especifica:

• las referencias de producto (nombre, formato, código de artículo);

• las cantidades pedidas;

• los precios unitarios y el importe total;

• las condiciones de entrega (fecha, lugar, portes pagados, etc.);

• las condiciones de pago.

Una vez validado por el proveedor, este documento tiene valor de compromiso contractual.

Para ambos canales, la orden de pedido resulta de interés, ya que:

• garantiza la seguridad de la transacción (prueba del acuerdo sobre cantidades y tarifas),

• evita errores entre el terreno, la logística y la facturación,

• facilita el seguimiento comercial, sobre todo cuando está integrada en una herramienta CRM/SFA.

Orden de pedido en el canal de Gran Distribución

En la gran distribución, la orden de pedido puede ser:

• automatizada (a través de EDI o un software de gestión de aprovisionamiento) para pedidos recurrentes entre una tienda y un almacén o una central de compras;

• emitida sobre el terreno por un jefe de sector o un comercial itinerante tras una visita al establecimiento, a menudo a través de un CRM o una aplicación móvil.

Permite, en particular:

• confirmar las cantidades negociadas con el jefe de sección,

• iniciar la entrega con el almacén o el distribuidor,

• hacer un seguimiento de los compromisos adquiridos sobre el terreno.

Orden de pedido en el canal HORECA

En el sector HORECA, las órdenes de pedido suelen ser más flexibles, pero igual de importantes.

El comercial o el distribuidor (mayorista, cervecera, tostador de café…):

• registra el pedido directamente durante la visita,

• detalla las condiciones acordadas (descuentos, recogida de barriles, préstamos de material, etc.),

• hace firmar la orden al responsable del bar o restaurante.

A continuación, la orden se transmite al departamento de logística o se integra automáticamente en el sistema de facturación.

¿Qué es un plan de ventas?

El plan de ventas es una herramienta estratégica y operativa que define cómo una marca organiza y gestiona su estrategia comercial durante un período determinado.

Sirve tanto de hoja de ruta para la sede como de guía de acción para los equipos sobre el terreno.

A nivel de la sede, establece las prioridades comerciales: productos a impulsar, objetivos de distribución, períodos clave, zonas geográficas y tipos de puntos de venta que se deben abordar. Traduce la estrategia de marketing en objetivos concretos para la fuerza de ventas.

Sobre el terreno, se convierte en un soporte de ejecución. Durante sus visitas, los comerciales constatan la presencia o ausencia de los productos en el lineal. Las referencias ausentes se añaden entonces al plan de ventas, que les sirve para recomendar los productos prioritarios al jefe de sección o al gerente de la tienda.

El plan de ventas permite así:

• alinear las acciones sobre el terreno con las prioridades de la sede,

• estructurar las conversaciones con los puntos de venta,

• y transformar cada visita en una oportunidad comercial coherente con los objetivos de la marca.

El plan de ventas en la Gran Distribución

Para los jefes de sector en la gran distribución, el plan de ventas desempeña un papel central en la ejecución de las prioridades comerciales.‍

Reúne las referencias que se deben implantar, los objetivos de distribución numérica (DN) a alcanzar, las promociones a negociar o las destacaciones en el lineal a conseguir.

En la práctica, en cada visita al establecimiento, el jefe de sector:

• comprueba la presencia de los productos y su conformidad con el plan de ventas,

• identifica las faltas o roturas de stock,

• y propone su reposición al responsable de sección o al jefe de departamento.

El plan de ventas se convierte, por tanto, en una herramienta de negociación y seguimiento, que ayuda a:

• priorizar las acciones en función de los objetivos fijados,

• respaldar las recomendaciones con un marco oficial,

• y medir el avance de las implantaciones tienda tras tienda.

El plan de ventas en HORECA

En el sector HORECA, el plan de ventas adopta un enfoque más relacional y segmentado.

El objetivo es definir:

• los segmentos de clientes prioritarios (coctelerías, hoteles, cervecerías, etc.),

• las ofertas o gamas a promocionar según el tipo de establecimiento,

• los objetivos de distribución y volumen a alcanzar,

• las palancas de activación: degustaciones, material promocional, patrocinios en eventos.

En la práctica, el plan de ventas ayuda al comercial de HORECA a:

• estructurar su discurso según el tipo de establecimiento (bar, hotel, cervecería, etc.);

• adaptar sus propuestas a la estacionalidad y a los objetivos de volumen;

• garantizar la coherencia entre sus acciones sobre el terreno y la estrategia de la marca.

Plan de ventas vs. Orden de pedido: dos herramientas complementarias

El plan de ventas y la orden de pedido son dos herramientas empleadas por los comerciales de campo, a menudo durante una misma visita, pero no cumplen la misma función.

Su diferencia radica en la distinción entre preparar la venta y materializar la venta.

El plan de ventas: preparar y orientar la conversación comercial

El plan de ventas es una herramienta de apoyo a las ventas.

Sirve para preparar la visita, estructurar la conversación con el punto de venta y orientar las recomendaciones según las prioridades de la sede central.

En la práctica:

• el comercial constata la presencia o ausencia de los productos,

• identifica las oportunidades de desarrollo,

• y propone los productos a dar de alta o a volver a destacar.

Es un documento de gestión: ayuda a orientar la conversación hacia las gamas prioritarias y a argumentar ante el responsable de sección (en la gran distribución) o el gerente (en HORECA).

Pero en esta fase, todavía no se ha realizado ningún pedido.

→ El plan de ventas sirve para recomendar.

La orden de pedido: formalizar y registrar la venta

La orden de pedido, en cambio, es un documento transaccional.

Es la traducción concreta de los acuerdos alcanzados en torno al plan de ventas.

Una vez acordados los productos con el cliente, el comercial registra el pedido y lo hace firmar o tramitar al proveedor.

La orden de pedido contiene información detallada:

• las referencias seleccionadas,

• las cantidades pedidas,

• los precios negociados,

• las condiciones de entrega y de pago.

Es un compromiso formal entre el cliente y el proveedor.

Permite poner en marcha la logística y la facturación.

→ La orden de pedido sirve para materializar.

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En resumen:

El plan de ventas orienta la conversación e identifica las carencias,

La orden de pedido formaliza la decisión y pone en marcha la entrega.