Preparación de visitas: ahorre tiempo con la IA

Ah… la preparación de la visita.

Es una etapa imprescindible en cualquier visita comercial y, sin embargo, a menudo genera debate. ¿Por qué razón?

Sencillamente porque requiere tiempo. Y si piensa lo contrario, tal vez sea porque no la realiza al 100 %. En ese caso, nunca le aportará todos sus beneficios.

La preparación de la visita es el conjunto de acciones realizadas antes de entrar en la tienda para optimizar cada minuto in situ y alcanzar sus objetivos. En la práctica, esto implica:

• Analizar el historial del cliente: pedidos anteriores, volúmenes, promociones en curso, posibles incidencias.

• Consultar los datos de rendimiento: ventas, rotaciones, cuota de lineal (en la distribución), distribución numérica (DN), roturas de stock.

• Identificar oportunidades: destacamentos de producto, reactivación de ofertas, novedades para presentar.

• Definir los objetivos de la visita: ¿qué presentar, solicitar o negociar? ¿Qué espera su dirección?

• Anticipar los frenos: posibles objeciones, limitaciones de implantación, restricciones presupuestarias.

• Preparar sus herramientas: argumentarios, fichas de producto, planogramas, informes anteriores, órdenes del día.

• Etc.

Y todo esto lleva tiempo. Entre 15 y 30 minutos por visita si se prepara a conciencia. Este tiempo puede reducirse a menos de 10 minutos si toda la información está centralizada y es fácilmente accesible en un CRM adaptado. Por el contrario, puede superar los 30 minutos si tiene que hacer malabares entre archivos Excel e informes en papel dispersos.

Y luego están quienes —tal vez usted— a veces se saltan este paso. Según varios estudios internos del sector FMCG, alrededor del 20 al 25 % de los gestores de punto de venta admiten no preparar sistemáticamente sus visitas. Ya sea por falta de tiempo, de acceso a los datos o de directrices claras. Muchos de ellos «improvisan» en la tienda, basándose únicamente en sus observaciones del momento y en sus conversaciones con el encargado.

Pero entonces, ¿cómo evitar hacerla a la ligera sin que consuma toda su jornada? De eso precisamente quiero hablarle en este artículo: ¡cómo ahorrar tiempo en la preparación de las visitas gracias a su CRM y a la IA!

¿Cómo puede la tecnología ayudarle a preparar mejor sus visitas?

Para preparar mejor sus visitas, no es necesario revolucionarlo todo desde el principio.

Comience por un primer paso sencillo que requerirá un pequeño apoyo de su CRM manager o de su dirección comercial: estandarice sus informes de visita, por enseña o por objetivo. Sugiérales la idea.

¿Por qué? Porque si al final de cada visita responde siempre a las mismas preguntas, desarrollará automatismos. Sabrá rápidamente qué puntos comprobar en la tienda y en qué centrarse. Así, sus informes se completarán más rápido y con mayor precisión. Y es un círculo virtuoso: cuanto mejor se completen sus informes, más fácil será la preparación de las visitas.

Veamos un ejemplo concreto. Cada vez que su objetivo es implantar una innovación en los hipermercados E.Leclerc, se le pregunta:

• ¿Se ha reunido con el jefe de sección? Sí / No

• ¿Ha podido implantar la innovación? Sí / No

• En caso afirmativo, ¿dónde la ha ubicado? Pasillo central, cabecera de góndola, fondo de pasillo…

• ¿Ha negociado una degustación? Sí / No

• En caso afirmativo, ¿en qué fecha?

• ¿Necesita un expositor? Sí / No

• ¿Necesita material PLV? Sí / No

Resultado: al conocer estas preguntas de antemano, recordará hacerlas durante su visita. También sabrá que si solicita un expositor o material PLV, su próxima cita consistirá en hacer un seguimiento de la instalación y revisar la rotación de la novedad. Si se vende bien, sabrá que debe reponer rápidamente.

Estructurar sus informes le permite así comprender mejor los retos de cada visita, ganar en eficacia y no partir nunca de cero.

Otra palanca: mida el impacto de sus preparaciones. ¿Una tienda bien preparada rinde mejor? ¿Son las visitas más eficaces aquellas que mejor ha anticipado? Constatar que sus tres mejores visitas de la semana son también las que preparó al detalle puede ser una verdadera fuente de motivación.

Por último, piense en la puntuación o scoring de clientes. No solo sirve para priorizar sus visitas: también le indica dónde concentrar sus esfuerzos cuando le falta tiempo (algo que ocurre a menudo).

¿Cómo funciona? Cada tienda recibe una puntuación automática en función de su rendimiento, su potencial y su historial de visitas. Por ejemplo, si un punto de venta muestra una puntuación superior a 75, sabrá que requiere una preparación exhaustiva. Nada de presentarse con las manos en los bolsillos.

¿Cómo puede la IA ayudarle a preparar mejor sus visitas?

La inteligencia artificial ha transformado nuestra forma de trabajar al automatizar numerosas tareas. Y la preparación de las visitas no es una excepción a esta revolución.

Porque si bien la IA ahorra tiempo —como indica el título de este artículo—, aporta sobre todo un aumento de calidad. Donde una preparación manual requiere entre 15 y 30 minutos, la IA la reduce a unos pocos minutos sin perder relevancia. Ganará en tiempo, claridad e impacto.

En la práctica, la IA sintetiza automáticamente el historial de las visitas anteriores. Analiza los datos clave (pedidos, auditorías, incidencias, promociones) y los presenta en forma de un resumen claro, acompañado de un auténtico plan de acción.

Gracias a sus modelos predictivos, la IA identifica:

• las referencias con riesgo de rotura de stock,

• los productos que conviene reactivar,

• las oportunidades de venta cruzada según las ventas recientes y las tendencias locales.

De este modo, le resume las prioridades y oportunidades del día para que sepa de inmediato dónde concentrar sus esfuerzos.

Pero su mayor ventaja reside en la generación de un plan de acción personalizado. La IA le propone acciones concretas para llevar a cabo en la tienda: colocar material PLV, comprobar una cabecera, negociar una referencia, reactivar un pedido… Cada visita queda estructurada y orientada a resultados.

En Sidely creemos firmemente en ello. Por eso hemos desarrollado nuestro módulo de preparación impulsado por IA. Resume la información clave, destaca el objetivo prioritario, propone los productos adecuados para destacar… e incluso los argumentos más persuasivos según el contexto.

¿Significa esto que se sustituye al factor humano? En absoluto. Todo lo contrario. La IA actúa como un auténtico asistente, automatizando las tareas de bajo valor añadido y liberando tiempo para lo que realmente importa: la relación con el cliente y el rendimiento en el punto de venta.