6 outils pour s’organiser en tournées commerciales efficacement

Quand on est chef de secteur, la journée commence souvent bien avant la première visite. Il faut organiser sa tournée, vérifier les disponibilités, jongler avec les imprévus, retrouver ses notes, penser aux objectifs… Et tout ça, souvent, avec une application mal conçue, un tableur bricolé, ou Google Maps ouvert sur un coin d’écran.

Le problème n’est pas votre motivation. C’est le manque d’outils adaptés.

Dans cet article, on vous montre à quoi ressemble un vrai kit d’organisation pour la tournée commerciale à travers 6 outils simples, pensés pour les équipes terrain, pour mieux vous organiser et gagner du temps.

Un planificateur et optimisateur de tournée

Avez-vous déjà essayé d’organiser vos tournées simplement avec Google maps ? Si oui, vous comprenez donc l’importance d’avoir un outil dédié à cela. Si ce n’est pas le cas, on vous spoile : ce n’est pas pratique et très chronophage.

En utilisant un outil de planification intelligente, vous visualisez les magasins à visiter selon les objectifs de votre tournée, vous sélectionnez ceux qui sont concernés, vous demandez à votre logiciel de planification de tournée de vous organiser cela et… votre semaine est préparée. Il ne vous reste plus qu’à prendre la route.

Non seulement vous gagnez du temps dans la préparation, mais aussi sur la route, car l’ordre des visites est optimisé selon la géographie, la disponibilité de vos contacts et horaires d’ouverture de magasins.

📌 Le plus : la carte interactive

Pouvoir voir sur une carte où sont vos magasins avec des codes couleurs permet de comprendre rapidement les magasins prioritaires. Vous construisez votre tournée en fonction des urgences, pas juste de la géographie.

Un agenda synchronisé avec la tournée

Votre agenda est votre allié. Il doit être rempli, mais pas manuellement. C’est pourquoi, votre agenda doit être connecté à votre CRM, pour se remplir et mettre à jour automatiquement. Ainsi, vous recevez une alerte avant chaque visite et avez une vue sur votre semaine. Si jamais un rendez-vous se décale, vous le changez dans votre CRM qui ajuste votre tournée et met à jour votre agenda.

Vous avez la journée sous contrôle, même si elle bouge.

Une application mobile (tout-en-un)

Le matin, lancez votre application. Vous avez accès aux magasins à visiter, à vos objectifs de la journée, à vos notes, à vos comptes-rendus… Le tout, accessible depuis votre smartphone ou tablette, avec ou sans réseau internet.

Avoir un logiciel SFA disponible sur un support vraiment mobile fait la différence. Il permet notamment de préparer plus simplement vos visites : avant d’entrer dans un magasin, vous pouvez consulter les informations de la dernière visite, les actions réalisées, qui vous avez rencontré (ou non), les photos prises, les chiffres clés…

Les applications mobiles vous donnent accès à une galerie photo intégrée. Prenez-les directement dans votre application crm. Les photos sont datées, horodatées, liés aux relevés et magasins, ce qui vous permet (ou votre manager) à les retrouver facilement. Vous pourrez ainsi les montrer aux chefs de rayon si vous avez besoin d’appuyer un propos et vous ne perdez plus de temps à trier vos photos sur WhatsApp ou dans votre téléphone.

D’ailleurs, en parlant de WhatsApp…

Une application de messagerie

L’application de messagerie la plus utilisée est WhatsApp. Malgré une utilisation courante, elle n’en reste pas officieuse.

Avoir une messagerie groupée avec vos collègues et manager, permet non seulement de se sentir moins seul mais surtout de poser vos questions, avoir un contact en cas d’urgence ou partager des nouveautés. C’est un canal instantané qui offre des réponses plus rapides que l’email et laisse une trace écrite à l’inverse de l’appel.

Un module de compte rendu rapide

Personne n’aime faire ses comptes-rendus en fin de journée, une fois toutes les visites faites. Tout d’abord car vous avez envie de rentrer chez vous, mais surtout car vous n’aurez ni l’énergie, ni la mémoire pour bien les faire. A 15h, je ne suis pas sûre que vous vous souveniez de ce que vous vous êtes dit lors de votre première visite.

C’est pourquoi vous devez être équipé d’un outil adapté. Pouvoir dicter ses comptes-rendus, et le faire sans avoir besoin de réseaux est un vrai gain de temps. En sortant du magasin, vous cochez les éléments obligatoires. Vous laissez un commentaire qui se transcrit de l’oral à l’écrit et le tour est joué. Plus besoin d’y penser le soir.

Une application de navigation

Google Maps, Waze, CityMapper… Choisissez celle que vous voulez, mais utilisez-en une. Pour ne pas vous perdre, mais aussi pour vous éviter les bouchons. Vous passez déjà un sacré temps sur la route alors autant le réduire autant que possible.

On ne vous conseille pas d’utiliser le GPS de votre voiture, car il ne peut pas se connecter nativement à votre CRM. Avec Sidely, vous ouvrez votre agenda, vous cliquez sur l’adresse du magasin, et votre itinéraire s’ouvre directement dans votre application de navigation préférée. Vous évitez les bouchons, vous gagnez du temps, et vous arrivez à l’heure.

Ces outils vous permettront de gagner du temps administratif et sur la route pour consacrer plus de temps à votre cœur de métier : la vente et le conseil. Par chance, ils sont simples à utiliser : pas besoin de formation de 3 jours pour les utiliser. Tout se fait depuis votre smartphone, même dans le rayon.