Las ventajas de un gestor documental integrado en su CRM para sus equipos de ventas

Argumentarios, tarifas de precios, PLV, procedimientos, material de visita… Los documentos forman parte integral del día a día de los equipos comerciales, especialmente sobre el terreno. Sin embargo, a menudo siguen estando dispersos.

La Gestión Electrónica de Documentos, conocida como GED, permite poner orden, siempre que esté bien diseñada y bien integrada en los procesos de negocio.

En este artículo, repasamos qué es realmente una GED, por qué cobra todo su sentido dentro de un CRM y cómo utilizarla eficazmente a diario, especialmente para los comerciales itinerantes.

¿Qué es la GED?

La Gestión Electrónica de Documentos (GED) designa el conjunto de herramientas y métodos que permiten gestionar los documentos digitales.

En la práctica, una GED sirve para centralizar y organizar los documentos en un único espacio, encontrar rápidamente la información, controlar y proteger el acceso a los documentos, y gestionar las versiones y actualizaciones.

Se aplica a todo tipo de documentos: PDF, Word, Excel, imágenes, presentaciones, contratos, material comercial, procedimientos, etc.

Es una pieza transversal, utilizada tanto por los equipos de campo como por la sede central, y que adquiere aún más valor cuando se integra en herramientas de negocio como un CRM.

GED, almacenamiento y uso compartido de archivos: ¿cuál es la diferencia?

Una GED no se limita a ser un espacio de almacenamiento. A diferencia de una simple unidad en la nube, estructura los documentos, gestiona los permisos de acceso, controla las versiones y se integra en los procesos de negocio.

Es esta dimensión organizativa la que marca la diferencia. La GED está directamente integrada en el CRM, lo que facilita su acceso a los comerciales de campo.

¿Por qué es interesante contar con una GED nativa en su CRM?

Contar con una GED nativa en su CRM ofrece una ventaja tangible, sobre todo cuando los equipos trabajan con un gran volumen de documentos y operan sobre el terreno. He aquí el porqué.

Centralizar los documentos en el mismo lugar que la actividad comercial

Sin una GED, los documentos suelen estar dispersos.

Una GED integrada en el CRM permite vincular directamente cada documento a una cuenta, un punto de venta, una visita o una oportunidad.

Esto permite tener que abrir una sola herramienta (el CRM), con una única fuente de información (contextualizada) y menos búsquedas (innecesarias).

Garantizar el acceso a los documentos correctos en el momento oportuno

Sobre el terreno, el comercial debe poder encontrar rápidamente:

• un elemento de PLV para instalar,

• una tarifa de precios actualizada,

• un argumentario específico,

• un procedimiento de tienda.

Con una GED nativa:

• se puede acceder a los documentos desde la ficha del cliente, la visita o la página de gestión documental,

• se evitan las versiones obsoletas,

• el acceso puede restringirse según los perfiles.

Este último punto permite evitar una sobrecarga de información para los comerciales, que podría entorpecer su discurso y ralentizar su capacidad para encontrar rápidamente lo que necesitan.

Garantizar la difusión y actualización segura de los contenidos

Cuando la documentación se gestiona fuera del CRM, resulta difícil asegurarse de que todos utilicen la versión correcta, de que las actualizaciones se apliquen debidamente y de que los documentos confidenciales no circulen libremente.

Una GED integrada permite controlar los derechos de acceso y sustituir un documento sin necesidad de redistribuirlo manualmente. Ambas ventajas ofrecen un repositorio único y fiable.

Estructurar las prácticas sobre el terreno y homogeneizar las visitas

Una GED nativa no es solo un espacio de almacenamiento. Se convierte en una herramienta de estandarización de prácticas.

Por ejemplo:

• lista de comprobación de la visita,

• plantilla de informe,

• guía de implantación,

• material de apoyo a la negociación.

Los documentos pueden integrarse en los flujos de trabajo del CRM, lo que ayuda a alinear a los equipos en torno a los mismos métodos, sin depender de la experiencia individual.

Ahorrar tiempo para los responsables y la sede central

Para los equipos de gestión, una GED integrada permite difundir rápidamente nuevos materiales, verificar que los documentos adecuados estén a disposición del equipo de campo y limitar las solicitudes recurrentes por correo electrónico.

Usos y ventajas de la GED para los comerciales itinerantes

En la práctica, ¿qué aporta al día a día de las fuerzas de ventas itinerantes? Esto es lo que vamos a ver a continuación, siguiendo el hilo conductor de una visita estándar.

Antes de la visita: prepararse mejor y más rápido

Usos

• Acceder a los argumentarios adaptados al tipo de punto de venta

• Consultar tarifas de precios y condiciones comerciales actualizadas

• Consultar el historial de documentos ya compartidos

• Preparar la visita con los materiales requeridos por la cadena o el cliente

Beneficios

• Menor tiempo de preparación

• Mayor tranquilidad antes de la reunión

• Una visita estructurada, sin improvisaciones

Durante la visita: ganar en credibilidad y capacidad de respuesta

Usos

• Presentar un documento de apoyo directamente desde la ficha del cliente

• Mostrar un elemento de PLV, una oferta o un plan de implantación sin perder tiempo buscando

• Apoyarse en documentos validados por la sede central

• Compartir un documento inmediatamente después de la conversación

Beneficios

• Discurso coherente y profesional

• Mayor credibilidad ante el interlocutor

• Capacidad para responder a las objeciones en tiempo real

Después de la visita: menos tareas administrativas, mayor continuidad

Usos

• Vincular los documentos utilizados a la visita

• Añadir un informe o un documento firmado

• Recuperar fácilmente lo que se ha presentado o enviado

• Preparar la próxima visita con mayor rapidez

Beneficios

• Menos olvidos y duplicidades en la introducción de datos

• Mejor trazabilidad de las interacciones

• Seguimiento del cliente más fluido a lo largo del tiempo

¿Cómo utilizar correctamente la GED?

El objetivo no es «almacenar archivos», sino convertir la GED en una herramienta operativa, útil tanto para los comerciales como para los responsables.

Estructurar la GED antes de subir documentos

El primer error consiste en importar archivos sin una lógica clara. Una GED eficaz se basa en una estructura simple y estable, pensada para su uso sobre el terreno.

Por ello, le recomendamos crear carpetas por tipología de documentos (argumentarios, PLV, procedimientos, tarifas, formaciones…).

Limite la profundidad de las carpetas para evitar una navegación compleja. Manténgase en un máximo de dos niveles.

Utilice nombres explícitos, que resulten comprensibles para todos y sin necesidad de contexto. Un comercial debe saber dónde buscar sin formación previa.

Vincular los documentos al contexto adecuado del CRM

Una GED adquiere todo su valor cuando está conectada a los objetos del CRM. Por tanto, le aconsejamos asociar los documentos a los puntos de venta correspondientes.

Esto evita las GED «cajón de sastre» y permite al comercial encontrar el documento adecuado en el lugar adecuado, sin perder tiempo buscando.

Gestionar las versiones y evitar duplicados

Un uso clave de la GED es el control de versiones. Puede simplemente reemplazar un documento en la misma URL: de este modo, sus comerciales conservan sus accesos mientras usted actualiza la versión disponible. Así, los comerciales utilizan siempre la versión correcta, sin dudas.

Para ello, le recomendamos actualizar un documento existente en lugar de crear uno nuevo y sustituir una versión obsoleta sin cambiar la ubicación. Elimine o archive los documentos que hayan dejado de ser útiles.

Definir permisos de acceso claros

No todos los documentos deben ser accesibles para todo el mundo. Por ello, le recomendamos utilizar los permisos y roles de su CRM para poner a disposición los documentos en función del perfil o función del usuario (comercial, responsable, sede central).

Si gestiona varias redes, le recomendamos crear accesos diferenciados. Su fuerza de ventas de hostelería (Horeca) no está interesada en el planograma para grandes superficies. A la inversa, su fuerza de ventas para grandes superficies no necesita las tarifas recomendadas para B2B.

Esto protege la información y evita errores de difusión.

Integrar la GED en las rutinas de campo

Una GED bien utilizada no se consulta «de vez en cuando». Está integrada en las rutinas comerciales.

Para lograrlo, capacite a sus comerciales en su uso y hágales ver las ventajas y el valor que les aporta utilizarla. Para ello, es necesario, por supuesto, seguir los puntos señalados anteriormente, pero también disponer de una GED accesible en dispositivos móviles y/o tabletas que responda a las exigencias del trabajo de campo. Por ejemplo, una gestión documental a la que solo se pueda acceder con conexión a internet no se consultará tanto como una que funcione sin conexión.

La GED debe convertirse en un reflejo natural y no en una imposición.

Mantener la GED a lo largo del tiempo

Una GED se deteriora rápidamente si no se gestiona de forma continua.

Por lo tanto, debe establecer:

• un responsable de la actualización documental,

• una limpieza periódica de los documentos obsoletos,

• una lógica clara de publicación y eliminación.

Una GED limpia y ordenada es una GED que se utiliza.